2015年11月21日 星期六

2015/11/21 「職場 SOS」…… (25)

摘錄自:經理人 每日學管理 電子報                        2015/11/16

經理人 每日學管理 電子報 - 20151121


Q. 老闆喜歡把別部門的工作,攬到我們頭上,該怎麼辦?

A. 親愛的小編:

我目前任職於一間規模不小的企業,由於業務龐雜,許多工作事項都有相對應的流程與制度。不過,我的主管常無視流程,把屬於B部門的任務,隨意指派給我的A部門,導致我們部門疲於奔命,無暇顧及原有職務。

我曾經試著提醒主管照公司流程走,他卻說原有做法太浪費時間;如果直接拒絕,他又會大發雷霆,指責我們不懂變通。我常在標準流程和主管自由意志之間感到無所適從,請問該如何是好?

——台南的Peggy

Dear Peggy,

我可以理解妳的感受,認為明明是B部門的工作,主管卻找上妳所屬的A部門的人來做,讓你們負擔加重,心理上也很不平衡。不過,與其一味地主張公司規定,以「這不應該是我做的」為由,拒絕照主管的方式行事,或是消極地希望他不要這麼做,我建議不妨站在主管的角度,嘗試去了解背後的原因,找出改變現狀的「根本解」。

說不定,妳進一步探究之後就發現,主管這麼做可能是因為B部門能力不足,難以承擔任務,主管又缺乏公司資源的奧援,無法透過培訓提升員工的能力;或是原本的流程就有問題、需要被修正,但是礙於在一個規模相對大的企業中,流程無法快速或輕易地被修改。

挖掘出背後的原因之後,接著就是提出解決方案。如果主管考量的是B部門技能不足,擔心進度延宕,妳可以提議由A部門帶著B部門一起完成任務,透過雙方合作交流,間接提升B部門的能力,讓B部門下一次能夠自主完成任務。

在分內工作之外,還要多做額外的任務,本來就很容易讓人產生情緒,但是我也建議妳稍微調整一下心態:工作流程並不是完全無法變更的天條,也不是任務的全部,而是提供我們一個基礎,再依照不同需求彈性調整。因此,問題的關鍵不在於緊抓著流程不放,而在於如何精準完成任務。

再換個角度想,主管將B部門任務轉給A部門做,某種程度上也意味著他更信任A部門的能力。如果你們能替主管想出解決方案,把握機會表現,相對也能提升你們在主管心中的印象分數。

圖片來源 / Dez Creates via flickr, CC licensed  


解答者 / 方植永

學堂講座創辦人

曾任晶華麗晶酒店集團訓練經理及顧問、新加坡商貿酒店顧客服務部訓練員。在國內外從事企業管理職與教育訓練約10年資歷。