2015/7/30 「希望主管交付工作的範圍明確」

下屬不說，但主管一定要知道的50件事  

希望主管交付工作的範圍明確

摘錄自：商周上班族加油報 電子報 ~ 下屬不說，但主管一定要知道的50件事    2015/7/21

●下屬總把自己的職務範圍想得太狹窄

下屬會希望主管明確指出自己的職務範圍。若主管指定去做的工作不在自己認定的職務範圍內，下屬就會覺得麻煩。

事實上，這種麻煩事經常會發生，因為下屬總認為自己的職務範圍沒那麼大，主管卻正好相反，往往有擴大下屬職務範圍的傾向。會出現這種差異，是因為雙方站在不同立場的緣故。

舉例來說，大家可以想像一下棒球的守備。假設有份工作是「守備左外野」。身為下屬的球員對這份工作的定義多半是「從這裡到那裡屬於左外野的範圍，只要守好這裡就是我的工作」。相對來說，身為主管的教練則認為「為了避免左外野方向的球被擊中，你的工作是盡力做所有可能做到的事」。立場的不同，讓兩人之間的認同產生差異。

下屬的想法是「只想穩穩守住自己職務範圍」。對此，我無法一概而論地否定。可是，主管為了達到「贏得勝利」的目的，進而對下屬提出任何要求，這樣的立場我也不是不能理解。為了弭平雙方認同的差異，讓我們重新好好思考如何分配職務吧。

●不要按照業務內容區分，而是按照「目的」區分

用業務內容來區分，容易打出落在外野與內野之間模糊地帶的球。

比方說，一間公司的業務部門分成兩個課，各自有一位業務助理。若按照業務內容區分職務，Ａ小姐負責的就是「與第一課相關的工作」，Ｂ小姐的則是「與第二課相關的工作」。在這樣的狀況下，當所有業務員都出門跑業務時，突然有位新客戶打電話來詢問業務事宜。這時，接電話的不管是Ａ小姐還是Ｂ小姐，兩人或許都會產生「這是我的工作嗎？」的疑問。因為，她們不知道這位新客戶的業務該由哪一課負責。

那麼，若是下面這樣的情形呢？不以業務內容區分職務，而是以業務目的來區分。如此一來，Ａ小姐的職務成了「支援一切能幫助第一課提高業績的工作」，Ｂ小姐則是「支援一切能幫助第二課提高業績的工作」。只要能達到上述目的的工作，就在她們各自的職責範圍內。

試著回頭想想剛才那通電話吧。這位新客戶可能帶來的新合約，無論對Ａ小姐或對Ｂ小姐而言，都有可能幫助自己所屬部門提高業績。這麼一想，必然就會認同那是「自己的工作」了。

在某種情形下，這種區分工作的方式或許會造成兩位業助搶工作的事態。可是，那並不完全是壞事。與其讓職務落在模糊地帶，不如由某人搶先擊出好球。

對下屬而言，或許比較希望清楚區分職責所在吧。那樣不但自己該做的工作很明確，也不用思考太多。

然而，訓練員工一邊思考目的一邊工作是很重要的。請讓下屬們從「為了讓團隊贏得勝利，自己能做什麼？」開始思考吧。

所謂的職務分配，說起來本就是這麼回事。同時也別忘了，當下屬願意主動拓展自身業務範圍時，主管該做的是給予高度評價，引導下屬思考如何擴大自己的職務，這樣對團隊才有好處。

重點

以目的決定如何區分職務。

對主動拓展業務範圍的下屬給予高度評價。