2015/11/17「Excel基礎班看過來！最實用5大函數在這裡！」

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Excel基礎班看過來！最實用5大函數在這裡！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/11/10

2015-10-29 23:50  編譯撰文 張玉琦 

Excel有超過數百個函數，到底該從哪學起呢？遇到報表該怎麼分析才好呢？這篇文章要教你最好用的5大Excel函數！

1. 哪些分店的業績符合預算目標？IF

假如你是日本一家服飾品牌的品牌經理，你手下管了10家分店，店長交給你2015年上半年的營業額報告（如圖）。該怎麼比較這些分店的表現如何呢？

很簡單，你可以把這些店的業績跟他們去年的預算目標相比較，你不需要一家家比對，只要運用excel當中的IF函數就可以囉。IF函數的意思是，設定條件請excel找出符合條件的數值。

所以你的條件設定為，「營業額超過或等於預算」，符合時格子會出現「達標」, 不符時，格子會出現「未達標」。在excel上輸入=IF（B3>=C3, “達標”,”未達標”）」（小提醒，算式要以等號開頭，條件放在括弧內。）

假如，你想把店面分成三個等級：超達標20%以上的Ａ級店、剛好達標表現一般的Ｂ級店、和有待改善的Ｃ級店時，你可以輸入兩個以上的條件。

首先指定第一個條件是營業額超過預算，如果符合的話再看營業額是否超過預算20%，是的話填入A，否的話填入B。一開始就不符合條件1的填入C。

實際上函數會寫成＝IF(B3>=C3, IF(B3/C3>=1.2, “Ａ”,”Ｂ”), “Ｃ”)

函數寫法=IF（條件, 符合條件, 不符條件）

2. 毛衣類商品的總營業額是多少？SUMIF

這個函數我們在之前的SUM進階版中講過，不過這裡還是要再介紹一下。當你看到三家分店的每一筆商品售出紀錄時，想知道全部分店加起來賣出的毛衣金額總額？你可以指定在商品品項（B欄）中，找出符合毛衣的類別（G4），並加總他們營業額（E欄）。

函數則寫成=SUMIF(B3:B16, G4, E3:E16)。

函數寫法=SUMIF(條件範圍, 條件, 合計範圍)

3. 有幾個人回答了問卷？COUNTA

假設你針對消費者發行問卷，調查顧客滿意度，這時Excel也可以派上用場。當你拿到意見調查的回函，首先你最想知道的，當然是到底有多少個人回答了問卷？

用COUNTA函數，找出姓名欄中，有輸入資料的格子有幾個就可以了。

輸入＝COUNTA(A4:A13)

函數寫法=COUNTA (計算範圍)

4. 達成率超過80%的業務有幾個人？COUNTIF

假設你是業務經理，底下管了一批業務團隊，報表中可以看到每個人拜訪的客戶數量、成交次數，以及每個人的成交率。想知道你的團隊中，有多少人的業績達成率超過80%，只要請excel在在成交率那一欄(E欄)裡，找出有大於0.8的有幾個？

算式輸入=COUNTIF(D3:D10, “>=0.8”)

同理，你也可以輸入不同條件，找出「女性有幾位？」「會員有幾位？」

函數寫法=COUNTIF(條件範圍, 條件)

5. 這個商品的最高實銷率？MAX

同一個商品，在不同分店銷售的情況不同時，想找出究竟哪一家店賣得最好時，可以用MAX來找，他的功用是找出範圍內的最大數字。

報表中顯示了《經理人月刊》在全台便利商店的銷售率，假如你想找出《經理人月刊》在全台北便利商店中的最高實銷率為多少，就要用Max加上計算範圍，輸入=MAX(B4:B21)。

同理，若要找出最小值（最低實銷率），只要使用MIN最小值函數加上計算範圍就可以囉！

MAX的好用之處其實要和其他函數如IF做搭配，假設你拿到每天的營業額，你可以用MAX加IF，找出某位員工（或某月份內）的最高營業額數值。

函數寫法=MAX(計算範圍)

圖表製作 / 實習編輯吳瑄庭

首圖來源 / OTA photos via Flickr, CC liscensed

原文出自 / 《日經Associé》