2015/11/4「做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦。你是哪種人？」

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做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦。你是哪種人？

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/11/3

2015-10-19 16:10  作者 山本憲明 

工作效率，影響你一生的成就！

「先做緊急的事哪裡有錯？為什麼說我不懂輕重緩急？」

 「事情好多！那就把每件事分成幾部分，一天做一點好了！」

 如果你也這麼想……小心！很可能會掉進「做事拖拉」的陷阱。

下面這些小習慣，將決定你能否準時下班，或是天天挑燈夜戰！

◆ 做事俐落的人常換電腦，做事拖拉的人珍惜電腦

◆ 做事俐落的人管理時間，做事拖拉的人管理工作

◆ 做事俐落的人不做急事，做事拖拉的人只做急事

◆ 做事俐落的人靠說明書，做事拖拉的人靠經驗

◆ 做事俐落的人不決定工作順序，做事拖拉的人仔細決定順序……

做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦

我的意思不是說「想成為做事俐落的人，就要常常買新電腦」，而是「如果想成為做事俐落的人，就要有必須常換電腦的想法」。

電腦確實不算便宜，近年來價格雖然已經降低不少，但是如果想買沒那麼陽春的規格，還是要花個好幾萬。

但是如果因為它很貴，怕自己浪費，所以一用就用上四、五年，那一定會變成「做事拖拉的人」。

電腦對我來說是消耗品，就算每年都換新規格還是很划算；不過最近電腦的功能越來越強大，我又不是需求很大或必須用什麼高階軟體的人，所以實際上大概兩年換一次。

電腦用了兩年之後，各方面的運算速度就已經明顯變慢；另一方面，新電腦的規格又日新月異，一來一往，處理速度就明顯有了差距。

工作的內容會依業種和領域有所區別，而一般文書工作使用電腦的機率應該算相當高；說得極端些，整天都坐在電腦前工作的人應該不少吧。

像這種形式的工作，如果把時間花在等待電腦運算上，難道不是龐大的損失嗎？好不容易才為了提高工作效率，把打字練得飛快，結果卻要花時間等待電腦運算，這實太浪費了。

雖然我們在這裡說的是「經常換新電腦的人，就是做事俐落的人」，但實際上不限於電腦，所有工具都是同樣的道理。

簡單來說，花錢來換時間，可以讓事情做得更快，自然能夠回收成本。

「做事俐落的人」會經常思考金錢與時間的關係。

假如能多花點小錢縮短時間，那就花吧；即使口袋暫時淺了一點，但只要買到時間，並且有效運用，就可能回收更多金錢。

相較之下，「做事拖拉的人」幾乎不會考慮時間與金錢的關係。

因為怕浪費而不肯花錢，反而要花許多時間解決事情，最後連金錢也跟著損失了。「省下不必要的支出」這個想法相當好，也是經營者必備的觀點。但是光想著怎麼節流，就得不到「提高效率、加快速度、改善經營」的結論。業績自然也就很難提升了。

請大方地把錢花在「可以創造時間」的地方！我認為，能做到這一點的公司與個人，才有本事拉高業績與成效。

請別怕花錢去換時間，這能讓你往「做事俐落的人」更邁出一步。

◆　做事俐落的人，會為了「效率化」而投資金錢！

做事俐落的人管理時間，做事拖拉的人只管理工作

工作要順利進行，關鍵在於「工作管理」，也就是「幾點幾分做這個，十五分鐘後做那個……」之類的管理；工作管理不需要太精細，只要做到「今天做這個跟那個，要花我多少時間」對工作就有相當大的助益。

我對工作管理的概念就是「先有個大目標，再從它逆推出需要達成的小項目」。也就是說，我必須將目標細分成許多小工作，才能進行管理。

我想絕大多數的商務人士都會做工作管理（比如每天的待辦事項清單），但是能針對每件工作掌握所需時間的人，卻出奇的少。其實「針對每件工作管理時間」也相當重要。

光是把「本日待辦事項」抄在紙上、記在電腦或手機上還不夠，如果不能掌握每件工作要花費的時間，你就不知道能完成幾件事，也不能掌握事情做完的時間。

如果你認為「我的時間用不完！」也就算了，但一般人應該不是這樣。

所以「本日待辦事項」務必在自己決定的時間內完成，明天也一樣、後天也一樣……久而久之，自然能在期限內達成目標。

說到針對每件工作管理時間，其實有兩大優點。

第一，可以避免設定太多待辦事項，就不會有事情做不完的問題。

我就曾經碰過這種狀況，雖然有很多事情想做，卻無法掌握要花多少時間，結果每天都做不完。這種日子一旦持續下去，就會累積很多壓力。

仔細想想，這些壓力完全都是自己搞出來的，實在蠢到不行。後來我懂得先掌握每件工作的時間，再設定今天要做哪些事，就沒有這個問題了。

第二，可以設定結束時間。

很多人想不到這一點有多重要。如果不能掌握事情做完的時間，就會常常加班到天亮；這不但對健康有害，又會影響隔天工作，最後造成工作產能下滑，成了「做事拖拉的人」。

如果你能設定結束時間，就能保留「投資自己的時間」。

比如說，你決定「下午六點之後要專心念書」，假如不知道該花多少時間才能做完該做的事，那麼六點之後的黃金時段也會因為事情沒做完而遭到壓縮。

請掌握每件工作需要的時間、進行管理，保留珍貴的個人時光。

「做事俐落的人」對時間非常敏感。

請先算出自己必須完成的工作數量，以及每件工作的處理時間吧。

◆　做事俐落的人，能清楚掌握每件工作需要的時間！

本文出自圓神書活網，原文請點此

《做事俐落的人，做事拖拉的人：微調小習慣，做什麼都比別人快》

ISBN: 9789861371856

出版社: 究竟