個人管理
管理干擾，奪回專注力
摘錄自：EMBA電子報
2015/11/16
EMBA雜誌編輯部/文
在一天八小時的工作時間中，你是否算過，自己被其他事情打斷過多少次？無論是電話、電子郵件，或是部屬的「我只需要一分鐘」，都會讓你從原本的工作分心。往往到了下班時間，才發現重要的事情都沒完成。
研究指出，企業主管在工作時，平均每八分鐘會受到一次打擾；在干擾過後，需要二十五分鐘才能拉回專注力，繼續完成手上的任務。也就是說，專注力尚未恢復之前，下一個干擾可能又會出現。這也許能用來解釋，為什麼大多數人的生產力總是不如預期得好。
快速企業雜誌（Fast Company）建議以下五個方式，幫助企業主管管理工作上的干擾，提升生產力：
1.停止同時處理多項工作。很多人自豪能一心多用，但研究指出，一心多用不但不利於提升生產力，還會提高出錯的機率。另一項研究也指出，若在處理涉及認知功能的工作時，還同時進行其他工作，智力的表現會降低。
2.了解自己的核心任務。在一天的工作開始之前，先寫下今天的目標與核心任務。避免一早就打開與外界接觸的媒介，例如，關掉通訊軟體的通知，在重要的事情告一段落後，再一一回覆。把精神狀態最好的時間，留給當天最重要的目標。
3.計畫工作時間。當日目標明確後，就安排時間確實執行。理想的情況是，讓一起工作的同仁，知道你的計畫安排，也告訴他們，你會在哪些時間處理大家的問題。如果同仁知道你下午才有空，他們就不會在上午打擾你。
4.避免參與不相關的會議。許多人參與會議只是盡到出席的義務。為了避免浪費時間，在收到會議通知時，可以先詢問會議的相關細節，再決定要不要出席，或是選擇參與部份即可。
5.授權。爭取更多工作時間的辦法之一，就是把非重要的工作指派出去。然而，很多主管認為，這會造成更多的麻煩，因為需要花時間教導、回答問題，還要監督檢查。
關於這個問題，主管需要思考，花時間教導部屬學習新工作是否值得。舉例來說，你每天需要花十分鐘處理一項不重要的工作，若教會別人則需要花一個小時。但是，如果先用一個小時，就能換取接下來每天多出來的十分鐘，那這一個小時就非常值得。
既然無法杜絕外界的干擾，那就學習如何降低干擾對我們的影響，將時間投資在最重要的工作上。
文章來源：EMBA雜誌第351期（2015年11月出版）
沒有留言:
張貼留言