2015/11/6「外商超強簡報術，上班族一定要會！有說服力的數據圖表這樣做」

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外商超強簡報術，上班族一定要會！有說服力的數據圖表這樣做

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/11/6

2015-10-17 18:30  合作轉載 圓神書活網 

專業PPT圖表的製作，關鍵在「把數據視覺化」。《外商顧問公司的超強簡報術：圖解表現的23種技巧》裡提到，工作上所有簡報都是為了幫助我們下決策而做的工具（或是為了報告而做的報告）：而決策時，最重要的依據一定是「數據」，這點不管是在哪個國家都一樣。

由以上兩點可以得知，圖表的製作方式──也就是「將數據視覺化」的技巧，必然是製作簡報的基礎，同時也是最重要的技術。

數據是人類知性概念中最抽象的一種存在，善於將它化為視覺表現的人與不擅長這麼做的人，會產生很懸殊的溝通能力差異。不過幸好，把數據視覺化基本上有一定的規則可循，只要學會了，大家都能表現出一定的水準。

以下提出的「不同數據適合不同的圖形」，是一個大略概念。你還是要依據自己想傳達的訊息，去選擇最能清楚呈現概念的圖表，有時候可能還得自創。

現在，就讓我們參考因應不同例子而實際製作的圖表，來了解選擇圖表類型的訣竅吧。

選錯圖表，反而造成解讀困難

簡報時，我們希望聽者跟講者的步調能夠一致（大約兩分鐘一張投影片），以便理解講者的內容。這時候簡報是否讓人「一看就懂」，便很重要了。

前面也說過，我們之所以故意把抽象的數據化為視覺圖表，為的就是要讓人「容易看懂」。可是，如果你選擇了一個不適合用來解說訊息或分析內容的圖表，那麼「容易解讀」的這項關鍵便會出問題，因此請多加小心。

比方說，請看一下圖9這張圖。

這張簡報，是要跟考慮進軍新市場的企業客戶說明現存消費者並不執著於品牌，因此新進企業有很大的發展空問。可是當我們乍看這張圖時，並無法馬上接收到這項訊息，因為它選擇了一個不適合的長條圖來說明「指定品牌」在整體消費中所占的比率。

其實像這種情況，如果我們選用圖10的圓形圖，是不是比較合適呢？我們只不過把圖表換成圓形圖，就能一眼看出指定品牌的消費者在整體中所占的比率很小。

挑哪種圖表？看了覺得順眼是關鍵

關於圖表類型的選擇，沒有絕對的標準或答案。我剛才說實數值、構成比和指數值都各有適合用來表達的類型，但這並不見得在所有情況中都是最好的。

在選擇圖表類型時，重要的是要讓人「看了覺得舒服」「不覺得彆扭」。比方說，折線圖雖是很好用的圖表，但它通常是用來表現時間軸上的變化，因此如果像圖11這樣硬是挪作它用，看了就很奇怪。

這張圖要表達的是在四個部門中，只有A同時達到銷售與生產率的提升，可是由於它選擇了折線圖，讓人誤以為橫軸代表的是時間，怎麼看也看不懂。如果它選擇以簡單的長條圖來呈現（圖12)，把部門當成橫軸，是不是比較合適呢？

這張圖是跟2000年的資料比較，藉此來看出其中的銷售跟生產率變化，有些人可能會希望從以時間軸為橫軸的折線圖來探討，不過這麼一來，線條會變成四個部門乘以二項指標＝八條折線，在易讀性上會產生很大的問題。

所以在挑選時，請永遠記得要選擇看起來舒服自然的圖形。

更高段的圖表合成訣竅：一次提示兩項資料，讓訊息更清晰

當你對圖表選擇的規則很清楚後，你可以進階到圖表合成。合成是把兩張圖的資料結合成同一張圖。當你想藉由一次提示兩項資料，以便讓其中的含義脈絡或提議清楚浮現時，合成是非常有效的手法。

圖16是把不同世代的手機用戶，在手機聲音與資料傳輸上的花費整理成圖表（採用散布圖）。

從這張圖中，我們可以看到隨著年齡變化，消費者在聲音與資料傳輸上的花費有很明顯的不同。當過了某一個年紀之後，兩項消費銳減，因此有必要針對不同世代的用戶去設計不同的方案。

如果我們把聲音與資料傳輸的數據分成兩張圖來呈現，其實看不出這種劇烈的變化。可是把兩項資料合在一起後，變化便清楚浮現。這就是「把數據視覺化」非常漂亮的呈現手法。

（本文出自「圓神書活網」，原文請點此。）

《外商顧問公司的超強簡報術：圖解表現的23種技巧》

ISBN: 9789861371818

出版社: 究竟