５大原則 根治拖延藉口
摘錄自：天下雜誌電子報 2013/12/31
2012-02-08天下雜誌 490期 作者：陳竫詒
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圖片來源：江小A
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拖延，常是降低工作效率的最大殺手。身為主管的你，需要了解，面對拖延，如何治標又治本；員工的拖延態度，透露了什麼？
企劃書遲交、專案進度落後，說好的使命必達，卻老是在追趕昨天就該完成的事，無暇顧及未來目標？這些是令許多主管頭疼的管理困境。
根據動機與拖延研究領域的專家，史提爾博士（Piers Steel）的研究指出，有九成五的人承認自己會拖延，其中更有四分之一的人，長期處在拖延狀態。
新年度的開始，如何讓團隊的運作更有效率，就從改善拖拖拉拉的習慣下手。
把握以下五大原則，對付拖延，破除障礙工作的藉口。
原則一：找出停滯不前的癥結
拖延只是結果，什麼原因造成了拖延，才是問題的根本。首先要搞清楚部屬無法準時完成任務的原因，才能進一步助其移除困難。
心理學家哈洛威爾（Ned Hallowell）認為，「我們拖延，是因為我們有太多要做的，或者是逃避不想做的。」
哈佛商學院教授艾墨碧（Teresa Amabile）指出，「許多人推遲拖拉是因為他們害怕苦差事，或者恐懼艱困的任務。」
歸納人們延後、拖延的兩大因素，通常是：
１、不喜歡做
由於不喜歡而逃避、拖拉，是絕大多數人的通病，哈洛威爾一針見血地指出，「人們從來不會推拖自己最愛吃的甜點。」當部屬因為不喜歡而拖延時，你恐怕得再次思量，團隊成員是否都擺對位置了。
２、不知道該如何做
不知道從何著手時，摸索、或者什麼都不做，是無可避免的情況。倘若部屬是因為不了解方向與做法而延遲，這正是內部溝通與教育訓練的警訊。因此，別急著斥責部屬拖延的缺失，背後的肇因，更是打破惡性循環的關鍵。
原則二：積小勝為大勝
交辦複雜的任務，也同時給了執行者龐大的壓力，除了處理工作事項外，還有隨之而來的焦慮不安等待解決。
要不被艱鉅的挑戰嚇唬，最簡單的辦法，就是將長期的大目標，切割成短期可行的小目標，並為每個階段訂下完成期限。
如此一來，既能方便管理工作進度，短期內可完成的小目標，也相對地容易掌握。其帶來的正面心理回饋，讓人們有勇氣與動力，繼續朝大目標邁進。
藉著成就感的增加，舒緩逃避與焦躁的情緒，一步步地，積小勝為大勝。
原則三：增加激勵與行動的連動性
完成任務的獎勵，多半太遙遠、不夠直接，並不能提供足夠的誘因，讓人們即刻開始行動。
獎勵不特指物質，適時地給予休息、或者嵌進趣味，讓工作不那麼乏味，都可能是提升同仁行動力的刺激。
原則四：善用團隊力
單兵作戰不僅囿於有限資源，也容易因為獨自一人，而有懈怠懶散的藉口。應善用團隊力，讓各方支援進入。
一方面可避開個人的盲點、擴展觀照的面向，無形中，同儕間也形成了監督力量。因為一個人的拖延，將會拖累其它成員的進度，藉著向團隊負責，成為敦促個人起身行動的推力。
原則五：養成習慣
《小拖延誤大事》的作者布魯諾博士（Frank Bruno）指出，「沒有天生的拖延者。」雙手一攤無奈地說，「我就是愛拖拖拉拉。」只是藉口。
布魯諾認為，拖延是一種習慣，習慣是經由學習而來，戒掉惡習就要透過小規模且連續性的改變。
艾墨碧則建議，時時追蹤進度，檢視有無進展。藉以練習保持積極的態度，戒斷拖延慣性。
明天不見得會更好，「拖延」只會拖慢團隊的步伐，也拖累了團隊的士氣。正視拖延，將是新春管理的首要課題。
６成上班族腦過勞》加班是工作量太大？
（編按：出自Cheers雜誌第46期）
部屬為什麼老是拖、拖、拖？你明明已經說過很多次，告訴員工該如何好好管理自己的時間，卻還是沒有什麼效果，拖延的情況不見任何的改善。原因到底出在哪裡？
管理最常犯的錯誤，便是錯把表面的行為舉止視為問題的所在。
事實上，外在的行為反映的是內心深層的焦慮或是恐懼，如果沒有深入了解員工的內心，解決心理層面的問題，只是不斷的去糾正他們的行為，反而會適得其反，讓問題更為嚴重。其實，員工永遠無法準時完成工作的問題，可能不在於不懂得如何管理時間，而是心理面的因素。
加州大學安德森（Anderson）商學院教授史蒂芬‧柏格萊斯（StevenBerglas）在最新一期的《哈佛商業評論》（HarvardBusinessReview）中指出，要解決時間控制總是出狀況的員工的問題，不是告訴他們如何有效率的運用時間，而是要了解他們內心的焦慮或是恐懼，設法幫助他們化解這些負面的感受，才能真正的達到效果。
柏格萊斯將工作時間造成自己與團隊干擾的人分為4大類，並且剖析他們內心的問題、進一步提出應對的建議。
1.先發制人（preemptive）。
這類型的員工非常有紀律，對時間斤斤計較。總是要求自己一定要在規定的期限之前完成工作，而且是大幅的提前完成，這樣可以讓他們覺得所有的事情都在自己的掌控當中。
他們不喜歡混亂、不確定、或是自己無法掌控的事情，但也因此缺乏彈性，更不喜歡團隊合作的方式，因為這樣有太多不確定的因素，會讓他們很沒有安全感。
他們的眼裡永遠只有自己，往往不顧其他人的感受或是團隊的需求。而且，提早完成工作的行為，也會引來同事的不滿，認為這是他們用來邀功、拍馬屁的計謀。
面對這類型的員工，最好的方式就是讓他們直接面對內心對於混亂或不確定的恐懼。你可以讓他擔任某個專案或是工作小組的領導人，學習如何為別人承擔責任、顧慮到他人的需求，如何接受不在預期範圍內、來自其他人的要求，讓他們變得更有彈性。
2.討好別人（peoplepleaser）。
這些人對於他人的要求常常是來者不拒，因此嚴重耽誤了自己的工作進度。這類型的員工缺乏自信，希望能夠做得更多，贏得別人的肯定、受到喜愛。然而，雖然表面上答應別人的要求，長期下來心裡卻累積了許多的不滿。
最常見的情況就是進行跨部門的專案時，這類型的員工常常不懂得拒絕來自其他部門的要求，做了太多不是自己份內的工作。
對於主管來說，必須時常注意這些人的工作情形。一旦發現上述的情形，一方面主動找其他們部門的主管釐清彼此的工作職責；一方面讓部屬知道這樣做是不必要的，他們有權可以拒絕這些不合理的要求，但不需要指責部屬。
另一方面，你也應該多多給予鼓勵或是讚美，增加他們的自信心，這樣他們也不需要藉由做得更多，來得到他人的肯定。
3.完美主義（perfectionist）。
這些人為了達成心目中完美的標準，總是一再的拖延時間，永遠也無法確切回答完成的時間。而且為了追求完美，他們無視於一切的規則或是規矩。
完美主義的人認為，必須有非常突出的表現才能成功或是被組織所接受。他們非常害怕被批評，因為他們認為這是對他們個人的否定。所以一定要做到最好，才肯出手。
你可以鼓勵他們在完成工作之前，盡量找其他的同事討論，或是隨時隨地做進度報告，請主管或是其他人給予一些改進的建議。
這樣做有兩個目的：一方面透過頻繁的討論，讓他們學會接受別人的意見，避免產生採取抗拒的心理。另一方面，也可以讓他及早做出調整，以免等到最後完成時，結果發現不符合你所要求的，反而挫折感更大。
4.慣性拖延（procrastinator）。
這是最常見的時間運用不當的類型。這些人總是習慣拖到最後一刻，才熬夜加班趕進度。
慣性拖延的人與完美主義者有一個共同點，對於自己拖延的行為一點也不覺得有錯，他們可是有理由的，只是理由各有不同。完美主義者是為了讓工作做到最好，達到自己心目中的完美標準。但是慣性拖延的人是因為害怕自己無法達到所要求的標準，害怕因此受到責罵，所以一拖再拖。
面對慣性拖延的人，最好的方式就是消除他們擔心做不好的恐懼。主管應事先溝通準時完成工作的重要性，並提醒他們哪些地方因為時間的關係而無法做到最好，可以事後再調整，這樣的做法可以減輕他們的心理負擔。
時間運用不當，其實只是表面的徵狀，而非真正的問題所在。事實上，在面對員工的任何問題時，都不應只看外在的行為，而是深入了解心理層面的因素，才能對症下藥，解決問題。
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