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簡報高手都在用：學會PowerPoint制式模板，輕鬆把文字變圖表！
摘錄自：經理人 每日學管理 電子報
2015/12/14
2015-11-30 18:05 授權轉載 簡報藝術烘培坊
之前一次內訓中，學員對於為什麼他不能正常的編輯簡報上的圖形感到困惑。
「老師，為什麼我這個框框不能移出去啊？而且只要加動畫就會整個加，都不能分開加嗎？」仔細一看，原來學員一開始使用了PowerPoint預設的SmartArt模板，導致後續編輯上遇到各種困難。
PowerPoint提供SmartArt模版本是一番美意，希望能幫助大家把死板的文字圖像化，讓大家能輕鬆表達想法。但如果沒有搞清楚SmartArt與圖像化的本質，很容易會陷入畫虎類犬、操作困難的境地。究竟，如何操作與選用SmartArt，才不會讓SmartArt變成StupidArt？
想使用SmartArt，一定要學會「取消群組」
面對學員的問題，我當下先簡單的示範如何自訂SmartArt的顏色與移動框框，但動畫的問題牽涉到另一件事：「SmartArt到底該麼用？」
事實上SmartArt的編輯會造成這麼大的困擾，原因在於大家普遍以為SmartArt是一個大圖片，而我們僅能在框框範圍內移動物件。實際上，SmartArt是一群被「群組」起來的物件，因此我們不能分別為每個物件加動畫，只會把動畫加到整個群組上，讓整幅圖一起動。
那麼，我們該怎麼做，才能調整SmartArt圖形，變成想要的樣子呢？
以下我們用這份「2015年台灣音樂季特色整理」來細細說明處理的方式：
首先，我們能立即做到的是更改SmartArt的設計模板及配色。點選PowerPoint上方橫幅處的「SmartArt工具」→「設計」，即可選擇自己喜歡的樣板，點選「變更顏色」後即可利用各種佈景主題來選擇顏色：
在這之後，我們依據有效資訊的原則來降低雜訊，簡單去除不必要的陰影，調整字級大小並對齊圖片後，我們可以把頁面整理得乾淨些：
接著，若我們想要個別客製不同物件的顏色、大小和動畫，我們必須做一件簡單卻重要的事：「把SmartArt取消群組」。
就是因為一開始SmartArt是一群被群組的物件，我們想要把單一物件移出大框框或調整大小都很困難。現在我們把它取消群組後，想要自訂物件格式就和以往一樣簡單了！
整理至此，或許可以告一段落了。先替大家簡單下個小結：
「如果您希望節省時間而應用SmartArt編輯，卻不希望被他的制式樣式牽著鼻子走的話，那麼您可以應用（強制）取消群組的方法，讓您保留對於SmartArt客製化的能力。」
簡報高手這樣做：按照簡報溝通目的，調整SmartArt的組成
接著我們再把問題更深入的探討，我們捫心自問：「這樣的簡報真的夠有效嗎？」想必是不夠的，那麼我們如何能夠做得更好呢？
現在讓我們放下滑鼠，先想想我們一開始選用這個SmartArt區域圖的用意是甚麼？
從視覺上來分析，這個SmartArt是四個圍繞著圓形的方框，也就是有隱形的垂直與水平線將畫面等分成四塊。因此，這個SmartArt主要的目的很可能是一個導覽頁，要告訴觀眾接下來有四個不同的音樂祭要說明：
先釐清「告訴觀眾接下來有四個音樂祭要介紹」這個核心目的，下一步我們就能來判斷這個SmartArt的各個物件是否有符合這個目的。
顯然「文字框」並不是最重要的物件，我們可以大膽把它刪除，接著在綠色大圓圈背後用淡淡的垂直水平線把畫面切割為四份，以確保設計依然符合目的。刪除文字框後，就釋放了更多空間給我們運用，看起來是不是清爽多了？
再來，中間這個綠色的大圓圈，又有什麼用意？仔細看這個大圓，他也被垂直、水平線切成四塊，裡面寫的是該音樂祭的標題。另外，圓圈內的小小箭頭，則暗示了這些音樂祭的時間順序，是從左上角開始以順時鐘方向排列。因此，我們可以釐清這個大圓主要表達的是「這四個音樂祭順序是從左上起順時鐘排列」。
要達到這個目的，其實不必把標題塞在圓圈裡。我們可把標題挪出去獨立成一行文字，並將這個圓圈向中央縮小集中，留下1234四個數字來暗示時間順序，如下圖所示。
在圓圈縮小以後，我們可以利用的空間也跟著變大了！所謂簡報頁面的排版就是從刪減雜訊開始，我們才有多的空間放入資訊。
3個排版重點，讓SmartArt更聰明
從一開始盲目套用SmartArt模板，到設計出精彩大方的成果，我們使用的重點不過以下幾個：
1.將群組的SmartArt解除群組，以利後續編輯
2.去除不必要的背景、陰影等雜訊，並選用合適的配色
3.思考分析該SmartArt圖形所代表的意義，釐清設計的目的後去除不相干的物件
（本文出自「簡報藝術烘培坊」，原文請點此。）
