2015/4/20 「別寄這樣的電子郵件副本(Web Only)」

《個人管理》

別寄這樣的電子郵件副本(Web Only)   

摘錄自：EMBA雜誌電子報                           2015/4/16

EMBA雜誌編輯部／文

相信很多人在辦公室裡都有過這樣的經驗。一封電子郵件在雙方回覆來往的過程中，你看到了副本欄位出現了不認識的人。或者雖然認識，但你想問：「為什麼要把他加進來？」

郵件的副本收件者跟收件者一樣，可以看到內容訊息，但是他們的地位跟收件者有著微妙的不同。把接收郵件的對方放在收件者或副本欄位，代表著不同的意義，需要小心處理。

專欄作家麥卡蒙（Ross McCammon）在創業家雜誌（Entrepreneur）提醒，在郵件加上副本收件者，向收件者傳達的訊息是：「我不覺得你跟我能獨自完成這件事。」

永遠不要因為想向對方施壓或爭取更多支持，而把一個人放入副本收件者的名單。同樣地，也不要因為想讓某個無關的人覺得他們參與了某件事，而把他放入副本。正確的理由應該是，副本收件者真的需要知道這件事。此外，密件副本是一個更需要小心使用的工具。

如果在郵件往返中加入副本收件者，要向原來的人提到這件事。如果是原收件者不認識的人，還要向他們介紹副本收件者是誰，以及為什麼加入他。

企管顧問海亞特（Michael Hyatt）在他的部落格上也指出，撰寫郵件時，必須分辨收件者跟副本收件者的不同之處。前者是應該要整個讀過郵件，而且需要對內容做出反應的人；後者則需要考慮再三才使用，只有那些有必要知道郵件內容的人才能上榜。至於密件副本收件者，考慮的程度得更上一層樓，因為其他人並不知道他們看得到郵件的內容。

文章來源：EMBA雜誌網站（2015年4月）