編輯小語
小錯誤，可能害你丟飯碗
「不好意思，我一時沒注意…」別再抱著出一點小錯沒關係的心態，工作一再出錯，不是道個歉就能輕描淡寫帶過，有些錯誤會讓公司信譽掃地、讓你丟了飯碗。
告別粗心！一次就把事情做對
摘錄自：Career職場情報誌 電子報 2013/12/18
撰文◎陳培思
最容易出紕漏的地方，多半是對熟悉的業務過度自信，因而掉以輕心，這種疏失最讓人懊惱
誤植日期、忘記請款、格式弄錯、漏聽長官交代的事…，你是否工作經常出現「不小心」？這些看似微不足道的小錯，都有可能釀成大禍，讓公司信譽掃地，或害你丟了飯碗。
很多人把粗心大意歸咎為個性，然而，嚴謹的工作態度，並非天生使然，而是後天自我嚴格要求的結果。
許多馬虎粗心，起因都是懶得再檢查確認一次、匆匆敷衍了事、或貪圖一時之快。想養成做事細心的習慣，就要先從工作態度下手。然而，只有「下次我會小心一點」這種想法還不夠，有時一忙起來就又重蹈覆轍，最好再輔以一些工作技巧，才能有效防堵再次出錯。
行動計畫1－避免時間壓力下犯錯
人在時間壓力下，特別容易出錯，而癥結往往是不善於時間管理，以致所有事情打結。《事情一次就做對》書中建議，對於待辦事項，先以「重要性」和「急迫性」進行交叉檢視，再決定如何分配時間進行處理：
●重要且緊急：以危機處理方式應對，立刻排除所有原先工作，第一優先解決這件事情。
●重要但不緊急：這類事務通常比較複雜，但因為不是立刻截止，導致經常拖延到最後一刻，演變成緊急事項才草草處理。為了避免如此，就應定期保留時間分批處理。
●不重要但緊急：這類事務有急迫性，非得馬上處理不可，但因為重要性低，要提醒自己別花費太多時間，以免壓縮到真正重要任務的時間。
●不重要且不緊急：這類事務最大的危險性在於，一不小心就會誘惑你消耗過多時間和精力，必須以自律來控制。
在處理重要事項時，宜將其分割成幾個小項目，解決一連串的小任務，比起一次全力完成一項大任務簡單得多，這種方法不僅能降低失誤，也可隨時在過程中修正錯誤。
此外，應先解決最爛的差事，因為一件不想做的事情懸宕在那裡，會成為焦慮的源頭，影響到其他工作的心情。
行動計畫2－不厭其煩做好檢查與記錄
藤井美保代在《主管交辦的工作一次就OK》中指出，日常生活最容易出紕漏的地方，多半是自己所熟悉或簡單的工作，因為過度自信掉以輕心，而犯了不該犯的錯誤，其實只要當時注意一點就能預防。
這種疏失最讓人懊惱，要杜絕下一次再犯，就得不厭其煩做好檢查的動作。例行性事務如撰寫電子郵件，可以列出固定檢查順序，依照收件者、附件、日期、數字…，養成逐項確認的習慣，避免忘東忘西。此外，在第二次檢查時，可試著改變視角（例如由其他人檢查或用其他方法驗算）、改變時間或地點，更能有效找出盲點。
行動計畫3－製作「犯錯記錄」與「備忘錄」
要想「不貳過」，也可以借助記錄的力量，就像寫日記般，把自己犯錯引發的狀況記錄下來，以後面對類似工作時，就知道要特別留意哪些環節，避免再犯相同的錯誤。
健忘的人，做事忘東忘西，會一再犯同樣的錯誤。對抗健忘一點也不難，就是做好「備忘」，一旦有新增行程或交辦事項就立刻寫下，如果沒做完的工作，也要做上記號提醒自己。
行動計畫4－給自己一張整齊的辦公桌
雜亂無章的工作環境，是出錯的溫床。如果你的辦公桌老是被雜物淹沒，不但找東西大費周章，做事時也很容易分心。面對堆積如山的紙張文件，《事情一次就做對》書中建議，將其分為5大類，立刻進行整理：
●【第一類】動手處理——緊急或快要過期
●【第二類】做決定——決定它的去處，別只是堆起來
●【第三類】分派出去——轉交給其他人
●【第四類】收拾好——建檔收在適合的位置，確保以後能馬上找到
●【第五類】丟掉
藤井美保建議，如果是短期可完成的工作，資料夾可分為「未開始」、「待完成」和「已完成」，將文件分別歸檔。若需要較長時間的工作或大型專案，則可以把資料夾細分為5個階段，標示每個階段要完成的時限加以控管。
行動計畫5－每天保留「集中時段」專心做事
專心就不容易出錯。除了從清理辦公桌做起外，每天工作行程表中，也可設定「集中時段」，給自己不受打擾的環境和時段，用來處理最容易出錯、也最需要專注的工作。
通常上午精神狀態最佳，而午休後則是精神最差的時候，此時應避免從事容易出錯的工作，可以外出拜訪客戶或處理影印等簡易事務。到了傍晚，預先把明天的待辦事項稍做規劃，隔天就不會手忙腳亂，導致忙中有錯。
－更多精采文章請見12月號(451期)Career職場情報誌－
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