◎ 主題學習
時間規畫「八分飽」，預留兩分應付突發狀況
摘錄自：經理人月刊 電子報
2013/12/19
行程安排多少最合適？
時間規畫「八分飽」，預留兩分應付突發狀況
「1點開會，約半小時結束，那1點半之後的兩個小時，就用來寫報告！3點半再找企畫部的A小姐洽談……」
有些人會像這樣將行程排得很緊，光看就覺得喘不過氣。事實上，太緊迫的時間管理是不合人性的，如果說「為了健康，吃飯要吃八分飽」，那麼時間規畫也是一樣，「八分」是最適切的。
《超完美工作規劃術》作者神谷一博指出，很多事情無法預測，任何時間都可能發生突發狀況，比如會議中出現爭論而延遲散會、公司外部打來重要電話、上司突然下達指示、意外的訪客等，都會讓緊密的行程規畫出現破綻。
再者，人總需要休息，也會碰到心情不好或生病，這些都會妨礙計畫的進行。所以，行程最好安排得寬鬆一些，做到「八分飽」即可，留兩分餘力以應付突發狀況。如此一來，即使真有緊急事件發生，也不會影響既定作業的進行，這才是高明的規畫。
神谷提出行程規畫的8個原則：
1.以30分鐘做為計算單位：以15分鐘為單位太短，1小時又太長。
2.劃分時間區塊：某項作業告一段落後，設定5～10分鐘的空檔，進行一些細項作業。
3.每天保留兩成的寬裕時間：以每天工作8小時計算，兩成約是90分鐘。這90分鐘又可細分為：15分鐘╳6次，或30分鐘╳3次的形式。
4.區分緊密日與寬鬆日：按照事情的輕重緩急，分配在緊密日與寬鬆日進行。重要緊急之事，就在緊密日完成；如果是不在計畫之內的工作，不妨留到寬鬆日處理。
5.轉換環境，集中注意力：要甩開雜音、雜務專心工作，可嘗試在特定時間內拒接電話、使用空會議室當做臨時辦公室、去附近的咖啡廳，或是提早1～2小時到公司。
6.把作業時間估算得寬裕一些：改掉不自覺想把時間估短一點，或是自認為一定可在某個期限前完成工作的習慣。
7.不要想一口氣完成工作，要分散處理：妥善地切割待完成的任務，按部就班才能游刃有餘。
8.勇敢「說不」：對於超過自己能力或所需時間的請託，要委婉而明確地拒絕。
本文摘自<完全圖解 成功者的行事曆規劃術>
整理‧撰文 / 黃又怡
沒有留言:
張貼留言