◎ 特別企劃
拆解任務與目標、按時完成，不再被deadline追著跑
摘錄自：經理人月刊 電子報
2013/11/21
整理‧撰文 / 韋惟珊 編輯 / 陳清稱
年底將至，為迎接新年度的到來，你應該會打算精挑細選一本新的行事曆。
不過，在你買來新的行事曆，開始要填寫來年行程與計畫之前，請先攤開手邊那本舊行事曆的任一頁，看看上面都記著哪些內容：周一早上9點參加主管會議、周二中午12點參加部門迎新、周三下午4點前繳交明年部門發展計畫、周四晚上7點參加公司周年慶酒會……
為了怕遺漏、怕忘記，你把所有必須做的事情都寫下來，但如果你沒有隨時翻開行事曆來看，這本冊子的功能恐怕還不如手機的鬧鐘，至少它可以在活動前發出聲響提醒你。
但行事曆的功能只有記錄行程嗎？為什麼你努力管理每日、每周、每月的計畫，卻還是拚命追著截止期限跑，工作依舊雜亂無章，生活仍然亂成一團？
《超完美工作規劃術》作者神谷一博指出，之所以會出現上述現象，是因為你的行事曆已經落入只做「被動防守的工作」。
拆解工作、分段進行，朝目標進攻
如果你是在公司有安排、老闆有規定、發生緊急狀況時，才將工作填進行程表中，這種行事曆使用方式就是神谷所稱的「防守型」；反之則是「進攻型」，能先觀察狀況、有所準備，再據此思考工作安排。
舉例來說，防守型的人會在會議通知發布後，在行事曆填上會議的時間、地點、主題。這個做法的缺點是，隨著行程表上陸續寫入許多會議和工作截止日，你很容易會按照「日期的順序」決定自己該做什麼，導致你經常到會議召開的前一晚或當天，才開始思考究竟該報告些什麼，錯失準備時機。
進攻型的人做法則是化被動為主動，在接到會議通知後，會先把會議當天要做的事進行拆解，設定出資料蒐集、確定報告內容、製作投影片等準備工作的日期，並寫在行事曆中，用自己的步調完成工作，同時透過周延的規畫與執行，確保自己在會議上做出最好的表現。
《活用記事本設定工作目標》作者佐佐木香指出，人生就像一部連續劇，充滿行動計畫的記事本是劇本，而你，才是人生的主角。唯有憑自己的意志創造人生，並經由紀錄，充分感受自己的工作價值，才能打造一個自我滿足的人生。
回顧舊行事曆，檢視過去的自己
「喜新厭舊」並不適用在行事曆規畫上。
如果你已經下定決心要將行事曆「轉守為攻」，緊接著，你該丟棄的是過去使用行事曆的方式，而不是行事曆本身。
舊的行事曆記載著每一年的工作行程，以及每一件事失敗或成功的原因，是珍貴的經驗與記憶寶庫。回顧舊行事曆，就像是在跟過去的自己請教學習，只要從中找到有待改善之處，就可以避免犯下相同的錯誤，為下一年的成功打好基礎。
《弘兼憲史教你活用記事本》一書提出了4個活用舊行事曆的方法：
1.查詢基本資料，像是過去曾拜訪過的人、出差地點、曾接待客戶的餐廳、顧客和主管的生日等，保留下好的資訊做為來年規畫的參考；
2.檢討和比較過去的工作行程，了解行程表排定和工作進行方式，確認每年的環境變化；
3.查看自己為了達成什麼目標而努力，從中找出優點和可改善之處，有助於下一次規畫的更好；
4.做為使用手冊，在指導部屬做相關工作時可以做為參考。
在找出改善重點和想做的事後，就能開始學習進攻型規畫法。佐佐木認為，如果在行動前能夠有明確目標，目標達成後就會獲得極大的滿足感。這正是規畫「進攻型」行事曆的基礎：先畫出年度目標和願景，再訂下計畫，就能明白每天該做些什麼。
不過，佐佐木也提醒，行事曆中所設定的夢想或目標必須夠具體，才能按部就班感受成功的喜悅。例如，一心想要成為更體貼業務員的人，就應該設定每周撰寫感謝慰問函的目標，以方便落實計畫。在每一天結束時，如果能夠知道自己已經達成當天的期許，就能在心裡充滿成就感，創造出正向的工作循環。
行事曆不只是被動記錄行程的工具。當你學會運用行事曆檢討、規畫和執行的基本原則，就能跳脫出亂七八糟的生活，為每一天的行動增添充實感，創造出操之在己的人生！
（本文摘自2013年11月號《經理人月刊》「向失敗學習贏的法則！」，更多內容請參閱本期《經理人月刊》。資料來源：《經理人月刊》第108期 www.managertoday.com.tw）
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