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2015年11月17日 星期二

2015/11/17 「管理干擾,奪回專注力」

個人管理 

管理干擾,奪回專注力

摘錄自:EMBA電子報                           2015/11/16
EMBA雜誌編輯部/文
EMBA電子報 - 20151117

在一天八小時的工作時間中,你是否算過,自己被其他事情打斷過多少次?無論是電話、電子郵件,或是部屬的「我只需要一分鐘」,都會讓你從原本的工作分心。往往到了下班時間,才發現重要的事情都沒完成。

研究指出,企業主管在工作時,平均每八分鐘會受到一次打擾;在干擾過後,需要二十五分鐘才能拉回專注力,繼續完成手上的任務。也就是說,專注力尚未恢復之前,下一個干擾可能又會出現。這也許能用來解釋,為什麼大多數人的生產力總是不如預期得好。

快速企業雜誌(Fast Company)建議以下五個方式,幫助企業主管管理工作上的干擾,提升生產力:

1.停止同時處理多項工作。很多人自豪能一心多用,但研究指出,一心多用不但不利於提升生產力,還會提高出錯的機率。另一項研究也指出,若在處理涉及認知功能的工作時,還同時進行其他工作,智力的表現會降低。

2.了解自己的核心任務。在一天的工作開始之前,先寫下今天的目標與核心任務。避免一早就打開與外界接觸的媒介,例如,關掉通訊軟體的通知,在重要的事情告一段落後,再一一回覆。把精神狀態最好的時間,留給當天最重要的目標。

3.計畫工作時間。當日目標明確後,就安排時間確實執行。理想的情況是,讓一起工作的同仁,知道你的計畫安排,也告訴他們,你會在哪些時間處理大家的問題。如果同仁知道你下午才有空,他們就不會在上午打擾你。

4.避免參與不相關的會議。許多人參與會議只是盡到出席的義務。為了避免浪費時間,在收到會議通知時,可以先詢問會議的相關細節,再決定要不要出席,或是選擇參與部份即可。

5.授權。爭取更多工作時間的辦法之一,就是把非重要的工作指派出去。然而,很多主管認為,這會造成更多的麻煩,因為需要花時間教導、回答問題,還要監督檢查。

關於這個問題,主管需要思考,花時間教導部屬學習新工作是否值得。舉例來說,你每天需要花十分鐘處理一項不重要的工作,若教會別人則需要花一個小時。但是,如果先用一個小時,就能換取接下來每天多出來的十分鐘,那這一個小時就非常值得。

既然無法杜絕外界的干擾,那就學習如何降低干擾對我們的影響,將時間投資在最重要的工作上。


文章來源:EMBA雜誌第351期(2015年11月出版)















2015年8月2日 星期日

2015/8/2 「【黑立言專欄】最重要的好習慣:專注力」

觀點

【黑立言專欄】最重要的好習慣:專注力

摘錄自:經理人 每日學管理 電子報                        2015/7/21
2015-07-08 15:18 作者 黑立言 

經理人 每日學管理 電子報 - 20150802

我在美國念大學的時候,有兩位室友:一個期末考前從不讀書,成績總是考全班前三名;另一位室友則在考前必喝能量飲料熬夜K書,成績老是滿江紅,還差點被退學!

這是怎麼一回事?難道世界這麼不公平嗎?原來第一位室友每天晚上都會坐在書桌前一個小時,複習當天的上課內容,無論我們怎麼誘惑他,都不為所動。第二位室友的外務很多,經常蹺課,所以考試前再怎麼努力都枉然。

卡內基訓練創辦人戴爾‧卡內基(Dale Carnegie)曾說:「好習慣是最忠實的僕人,但壞習慣是最惡毒的主人。」而最重要的好習慣,就是專注力!專注的習慣會幫助我們事半功倍,像我的第一位室友一樣,花很少的力氣卻能創造卓越的成果;缺乏專注力就是事倍功半,像我的第二位室友,每天都在擔心自己會不會被退學。

至於培養專注力的啟動開關,就是要找到我們做事的內在成就動機。美國賓州大學心理系教授馬丁‧塞利格曼(Martin Seligman)在《真實的快樂》(Authentic Happiness)書中,就提到「心流」(flow,由心理學者Mihaly Csikszentmihalyi提出)的概念:當你很喜歡做某件事,總會有想一直做下去的強烈念頭,甚至廢寢忘食,單純因為快樂而忘我。這些事通常具有挑戰性,需要一點技術,做的時候要很專心,並且有明確的目標,也會有立即的回饋。

當你在做一件有「心流」的事情時,就會產生一股熱情,想要不斷持續下去。這也使得選對事情變得很重要,不然「心流」就會變成一個很難戒掉的壞習慣了!

一位就讀新竹高中的張同學,因為很難控制自己不打電玩、不買點數,甚至不能如願就會大發脾氣,就自己報名參加卡內基訓練,希望能戒掉電玩成癮的問題。

後來,張同學想到一個改變的方法他決定學習電腦繪圖軟體AutoCAD,一樣是用電腦操作,一樣具有挑戰性,藉此轉移自己打電玩的依賴性。為了維持專注力,他還設定了一個目標:要在3個月後考取AutoCAD軟體的證照。

張同學認為這一招還滿有用的,雖然一開始要克服使用新軟體的撞牆期,但這也很像電玩闖關,需要一關一關突破。學習過程中,遇到有壓力的時候,也不再靠著打電玩來紓解壓力,而是去跑步釋放壓力,他也因此從電玩宅男變成陽光男孩。

由此可見,每個人都有改變的潛力,只要找到正確的目標,結合自己的「心流」,就能發揮專注力,並享受自我突破的成就感。

圖片來源/Shutterstock

黑立言

美國耶魯大學(Yale University)企管碩士,現任卡內基訓練大中華區執行長。培訓過無數知名企業的內部主管訓練,嫻熟職場管理與人際關係處理。著有《三明治主管怎麼當》《人人需要銷售力》 《但願你20歲就懂的18件事:大黑小黑有話說》(後兩本著作與黑幼龍合著)。












2015年3月17日 星期二

2015/3/17 「戒掉這9個工作習慣,保證每天6點準時下班!」

個人成長

戒掉這9個工作習慣,保證每天6點準時下班!

摘錄自:經理人 每日學管理 電子報                        2015/3/16
2014-11-01 00:00 整理‧編譯 韋惟珊 
經理人 每日學管理 電子報 - 20150317

你知道為什麼工作始終做不完嗎?暢銷書《一週工作4小時,晉身新富族!》作者Tim Ferriss指出,其實大多數人被以下9個壞習慣制約,才會讓工作變得沒有效率:

1.接聽未知號碼的來電

這些電話會打斷你工作的專注度,突如其來的對話也會損耗時間和精力。而且,如果它是通重要的電話,對方已經充分準備要和你談一件要緊的事,你卻是毫無想法、手忙腳亂,根本無法做出很好的決定。

最好的辦法是錄製語音留言,請對方直接用email跟你聯繫。

2.每天工作的第一件事/最後一件事是收e-mail

一工作就打開信箱,只會擾亂你昨天想好的工作排程,那如果下班前收信,則會因為沒有把裡面提到的事情解決掉而心神不寧,所以兩種都不妥。Ferriss建議,你應該在做完至少一項工作之後,再打開信箱。

3.召開沒有明確議程的會議

只有列明具體目標和開會時間的會議才值得召開,而且每場會議不該超過30分鐘。你應該事前提醒與會人員,讓所有人好好準備,以充分利用會議時間。

4.工作時間聊天

不能閒聊聽起來很嚴苛,卻特別重要,因為閒聊會不知不覺占據你大量的時間。如果有人靠近你的辦公桌,想大聊一番周末假期的規畫,你可以委婉的說,「我正在處理一件事,你要說什麼呢?」通常對方就會停下來了。

5.不斷查看e-mail

Ferriss建議,你一天只需要查看2次e-mail就好,不要上癮。你可以嘗試使用自動回覆信件的功能,告訴來件者你稍晚會給他答覆。

6.不要浪費力氣在低利潤又難搞的客戶身上

依據80/20法則,有8成的利潤是20%的客戶創造的。分析你的顧客資料庫吧,挑出效益最低的客戶,然後提醒自己別浪費太多時間在他們身上,如果這些客戶有所抱怨,就推薦他們找其他廠商吧。

7.因為太忙而決定加班

工作太多的應對方法,絕對不是加班把它們全都做完,而是停下來想想哪些是最緊急、也是真正該做的事。如果晚撥出某通電話也不會怎麼樣,那就把其它重要的事情辦好再來處理它。

8.被智慧型手機控制

沒有手機,你不會死。如果你太習慣依賴手機的話,請開始自我戒斷,每周至少有一天別碰你的手機。

9.生活只剩下工作

工作不是生活的全部。你應該努力維護和家人相處、休閒活動的時間,就像是你安排重要會議一樣不可以隨意更改。這樣你才會在工作的時間加緊努力。

從今天起,嘗試改正這些習慣吧!不過,可別太勉強自己,只要一次對付一項習慣就好,循序漸進地把它們全都消除,最終就能得到大量的工作時間囉。

原文出處 / Time
圖片來源 / tim caynes via Flickr, CC Licensed




2015年2月4日 星期三

2015/2/4 「不是做愈多,就愈有成就!億萬富翁的減法哲學」

個人成長

不是做愈多,就愈有成就!億萬富翁的減法哲學

摘錄自:經理人月刊 電子報                        2015/1/29
2014-09-06 10:22 馬安奇 / 編譯•整理

經理人月刊 電子報 - 20150204

「本月份五大重點工作」、「本年度三大績效指標」這些字眼你一定不陌生,雖然組織透過訂定目標,幫助成員釐清任務的優先順序,但是,總是會有各種突發或緊急事件分散人們的心力,沒辦法全心處理優先任務。

同時身為企業家、投資者的PayPal共同創辦人彼得.泰爾(Peter Thiel)自創一套極端的管理哲學:只專注在一件最重要的事情上。完成之後,再面對下個任務,不會因為突發狀況而轉移焦點,就算是公司副總臨時想找他討論,他也會拒絕談話,一切按照規矩,排入優先順序清單之後再說。

泰爾的「一件事」(one thing)哲學,不只是用在自我時間管理,也落實在組織文化之中,因為PayPal的年度考核不需要填寫繁複的表單,而是要求員工自述「對公司來說最有價值的一個貢獻」,事關考績,所以員工們必須集中全部心力做好這件事。

「全年貢獻只有一件事」,聽起來有點瘋狂,因為人們往往習慣列出所有的功勞;但是,泰爾大膽授權每個人可以決定自己的年度目標,並且將所有心力都花在與目標相關的所有任務上,他認為,唯有投注全部心力在最重要的事情,才能成就真正的卓越。

其實,泰爾的想法有其根據。試想,假如三項優先任務之中,有一項缺乏明確答案,需要時間思考,那麼絕大多數的人都會傾向把它排在最後處理,久而久之,組織總是優先執行有明確答案的任務,反而錯失許多創造全新價值的機會。

心理學家丹尼爾.高曼(Daniel Goleman)透過為期32年的追蹤實驗發現,決定孩子未來成就最有效的預測指標,就是「專注力」,專注不僅是選擇正確的事物,也必須對錯誤的事說不,去除分心因素,鎖定在一個目標上,人們才得以發揮潛能。

泰爾認為,如果你能同時間觀看一個以上的焦點,表示你其實已經眨了眼,分散心力的結果,就是變成「樣樣通、樣樣鬆」的平庸之人。這套哲學適用於個人,對於團隊管理來說同樣也是如此。

原始出處 / Inc.
圖片來源 / Heisenberg Media via Flickr, CC Licensed





2015年1月10日 星期六

2015/1/10「從現在起,告別拖、慢、懶!」

主題學習 

從現在起,告別拖、慢、懶!

自律,聽起來很自苦,不過如果你換個角度想,這其實是一個先苦後甘的過程:忍住了誘惑、對抗了心魔,你所得到的,都是你長年想達成的目標。

摘錄自:Manager Today經理人電子報                        2015/1/6
企畫 / 文及元 採訪‧撰文 / 《經理人月刊》編輯部

新的一年到來,很多人照例會自我期許,「從今年起,我要減重、學英文、開始運動、每個月看一本書……。」然而,一年復一年,每年的新年新希望還是一樣沒有實現。

為什麼你總是事與願違,想要達到的境界總是和現實落差很大?其實說穿了,原因不外乎你最常怪罪自己的那幾個──意志力薄弱,容易受到誘惑;做事總是無法專心、三分鐘熱度,讓你日子過得拖、慢、懶。

「我必須改掉壞習慣、培養和建立好習慣,才能讓思想與行為一致。」18世紀美國著名的思想家、政治家、科學家班哲明.富蘭克林(Benjamin Franklin)道出了克服「知易行難」的不二法門,答案似乎那麼簡單,但是就連他自己也是用了一生的時間去追求。

自律,聽起來很自苦,不過如果你換個角度想,這其實是一個先苦後甘的過程:忍住了誘惑、對抗了心魔,你所得到的,都是你長年達成不了的目標,想必也是你長年都渴望的事物。

向富蘭克林學自律:修練品格、每天自省

鐵匠之子的富蘭克林,10歲即因貧困而輟學,12歲在印刷廠當學徒,努力工作之餘並勤奮自學,成就斐然,人稱「美國革命之父」「發明之父」,曾發明避雷針、兩用眼鏡和路燈;參與起草《獨立宣言》《美國憲法》,也是百元美鈔上的肖像。

22歲那年,富蘭克林就覺悟到「習慣」的重要。他希望自己能隨時隨地不犯任何錯誤地生活,因此將必要或可取的行為,歸納為13項美德(13 virtues),並在每一項美德之後附上簡短的戒規,好讓自己的人格更臻完美。

而為了將這13項美德,徹底化為習慣,富蘭克林採取了一個很特別的執行方法:他不是全面地展開13項美德的修練,因為他認為這樣會分散注意力;而是「一次專注一項美德,等到該項美德做到通透,再進行下一項」,而且每天都會自省一天的所作所為,並將結果記在小冊子裡。

他甚至還為13項美德的排序,以便於先養成前面幾項,有助於之後的美德養成,分述如下:
1.節制(Temperance):飲食不過飽,喝酒不過量。
2.緘默(Silence):言談對人對己有益,避免言不及義的贅語。
3.秩序(Order):物品各歸其位,事情各按其時。
4.決心(Resolution):下定決心動手做該做的事情,一旦做了就要堅持不懈。
5.儉省(Frugality):任何一筆花費都要對人或對己有益,切忌浪費。
6.勤奮(Industry):珍惜時間,忙於有益之事,戒除一切無謂之舉。
7.誠信(Sincerity):不害人、不欺騙,思想坦蕩、公正,說話有憑有據。
8.正義(Justice):凡事絕不損人利己,並且履行應盡的義務。(Wrong none by doing injuries, or omitting the benefits that are your duty.)
9.中庸(Moderation):避免走極端,忍讓解冤仇。(Avoid extremes; forbear resenting injuries so much as you think they deserve.)
10.清潔(Cleanliness):身體、衣服和住所力求整齊乾淨。
11.平靜(Tranquility):不可為了瑣事、日常事或難免會有的突發狀況而心煩意亂。
12.貞潔(Chastity):除非為了健康或繁衍後代,否則應該節欲,以免損人損己的平靜與名譽。
13.謙虛(Humility):效法耶穌(Jesus)和蘇格拉底(Socrates)。

有趣的是,富蘭克林一開始列出來的美德是12項,經一位朋友好心地舉出幾個實例,提醒他能言善道、口才便給的模樣,會給人傲慢的印象,他便把「謙虛」放在最後一項,還多給自己立了一條戒規:克制一切和別人針鋒相對的言論,也禁止自己說話時流露武斷的語氣,甚至嚴格要求自己絕對不能以「確定」的口吻發表看法,而是以「不確定」的語氣表達。像是以「我的理解是、我認為、我想」取代「這是肯定的、無疑地」。

每當認為別人的主張有誤時,他也不會急於挑錯,而是在回話時說,「在某種情況下,你的見解可能是對的。但是在目前看來,我覺得情況似乎(或好像)有所不同。」他也認為,驕傲是性情中最難控制的,「哪怕是我自以為已經徹底戰勝了驕傲,我也許又為自己的謙卑而居功自傲了。」

他在《富蘭克林自傳》(The Autobiography of Benjamin Franklin)中寫道,「讓我的子孫後代得知,他們的這位先輩(富蘭克林)一生福氣綿延,除了上天的恩寵,靠的就是這點小小的本領(指他將13項美德化為習慣)。」

富蘭克林將健康歸功於「節制」這項美德;能夠學有專精與成功致富是因為「勤奮」與「儉省」;而受美國委任成為革命領導者的光榮則是得益於「誠信」與「正義」;這13項美德的交互影響,更讓他可以心情平和、談笑風生,擁有好人緣。1790年,富蘭克林的喪禮上,送葬民眾多達兩萬多人。

耐心克服挑戰、延遲享樂,是生命中的寶貴資產

暢銷書《我,跟自己拚了》作者、挪威著名的心智訓練師艾瑞克.伯特蘭.拉森(Erik Bertrand Larssen)指出,能在10年內持續保持專注的職業運動選手,將在生涯中取得爆炸性的突破,因為一旦挺過初期的辛苦與挑戰,日後就能得心應手、駕輕就熟。

不過,在到達顛峰之前,卻是長期的艱苦奮戰,許多人往往在此之前就棄械投降了。反之,正因為競爭者無法保持同樣的專注力、持續力與意志力,獨特的專業技能就此歸你所有。「我咆哮著、呻吟著、嘀咕著、詛咒著。痛苦,不就證明我還存在嗎?痛苦是短暫的,繼續勇往直前吧!」拉森分析,持續與專注是先決條件,即使一開始必須花上幾天才能做好一項工作,持之以恆終將獲得回報,「延遲享樂與進行長遠思考的意志力,在生命所有環節中,都是極其寶貴的資產。」

拉森對於職業運動員的觀察,也適用於一般工作者。他建議,當自己在邁向目標的過程中感到痛苦時,不妨對痛苦保持好奇心,自問:「如果我現在繼續前進,會發生什麼事呢?如果一路繼續前進,直入痛苦之中,又會發生什麼事呢?」挑戰不僅無法致人於死地,還能使人更加堅強。身在痛苦中,不但能為迎接勝利到來的絕妙感覺,預留了必要的空間,也能避免眼前誘惑造成半途而廢。

「世界上,唯一能完全控制的,就是自己的意志力,想要擊退拖、慢、懶,就從現在開始行動。」拉森表示。

邁向自律的3大關鍵:專注力、意志力、持續力

你覺得有些人比較容易成功嗎?其實,很少人一開始就擁有得天獨厚的條件,成功,憑藉的完全是自律。專注力、意志力、持續力,則是邁向自律的3大關鍵。

1.以專注力活在此時此刻
《分心不上癮》一書指出,心理學家米哈伊.齊克森米哈伊(Mihaly Csikszentmihalyi)以「心流」(Flow)一詞,形容當人們高度專注於一件事物時,身心全然融入當下的狀態,像是專心騎車或開車時,那輛車似乎成為身體的一部分。

他表示:「高度的專注力能讓我們不再有多餘的心思顧及與眼前無關的事物,如此一來,人們願意為了眼前的事物而全然投入,就算遇到危險或困難也照做不誤,因為人們從中獲得莫大的滿足。」

全球著名的「正念減壓」(MBSR,mindfulness-based stress reduction)創始人喬.卡巴金(Jon Kabat-Zinn)認為,想要專注,第一步必須先覺察到「自己正在分心」。而「正念」(Mindfulness)有助於我們將思緒拉回到手上原本進行的工作。「正念是一種實際的方式,全心全意(heartfulness)、不帶批判地體察當下」,他說明。

2.善用有限的意志力達成目標
如果你列出一長串新年新希望,不妨想想看你的意志力是否夠強。《增強你的意志力》一書指出,由於意志力是有限的,用了一次就消耗掉一部分。而且,當你做不同的事情仰賴的意志力,其實是來自於「同一個帳戶」,像是早上出門遇到塞車、辦公室裡處理忙碌的工作、回到家裡面對哭鬧的小孩與失智的長輩,期間用到的都是來自於「同一個帳戶」的意志力。人的意志力是有限的,但可透過設定務實的目標、監控進度等練習增強意志力。因此,設定一個新年目標就夠,不僅比較能夠達成,也有助於建立自信心。

3.持續力幫助你告別「三分鐘熱度」
擔任近千家企業擔任顧問、暢銷書作家布萊恩.崔西(Brian Tracy)指出,人們的智力、天賦其實差異不會太大,到頭來成就落差很大的關鍵,就在於持續力。一般人無法持續的問題通常出在「三分鐘熱度」,唯有捫心自問「我有多渴望達成目標」,才能從內心深掘出源源不斷的行動能量,讓自己堅持下去。崔西在《征服自己》一書中指出,成功的關鍵就在自己,別對自己手下留情,才能對抗各種藉口,持之以恆達成設定的目標。

新的一年,不妨善用專注力、意志力、持續力,透過練習成為自我管理的高手,進而改頭換面、達成目標,做更好的自己。

(更多精彩內容請見2015年1月號《經理人月刊》「自我管理3堂課」,全國7-11、誠品等各大書店熱賣中。資料來源:《經理人月刊》第122期)