時間管理
幫待辦事項排好隊
摘錄自：EMBA電子報
2013/12/16
成功領導人成功的關鍵在於，他們選擇不做什麼，幾乎跟他們選擇做什麼一樣重要。
管理顧問肯妮特（Miranda Kennett）在今日管理雜誌（Management Today）指出，如果出現以下四個徵兆，代表優先順序的排定，做得還不夠好：眼光太短，忽略長期必須做的事；覺得無法控制事物，並且感到壓力過大；工作效率不佳；難以平衡工作與私生活。
她提出幾個跟優先順序相關的問題，並且針對這些問題提供改善方法：
■問題：以前負責的工作已經由別人承接，但還是忍不住繼續投入參與。
□改善方法：做自己熟悉的工作固然可以帶來安慰與滿足，但是必須自我提醒，現在應該花時間在新工作上。
■問題：沒有把最有精力的時間，花在應付最難的事物上。
□改善方法：找出自己一天當中精神最好的時候，安排那段時間做真正重要的事；把固定且一般的工作挪到一天，或一週裡比較沒有精力的時候。
■問題：對於能夠在限定時間內完成的事情過度樂觀。
□改善方法：不要攬下超出能力範圍所能完成的事物。在著手進行一項工作之前，先花點時間思考，如何把它安排進現有的時間表裡，凡事要好好提前計畫，而不是直接投入。
■問題：長長的待辦事項清單，沒有區別出重要性，以致增加了心裡的不安。
□改善方法：為待辦事項分三級，第一級為「如果不做會有壞事發生」；第二級為「如果做了會有好事發生」；第三級為「如果有時間做會很不錯」。有時間先從第一級的待辦事項做起，拿掉心中的擔心；再有時間才做第二級；最後才是第三級。
接著再以比較長期的角度去區分事情的重要性，排出第二份清單。平衡花在「緊急」和「重要」事情的時間，例如，「保持運動習慣」在第一份清單上，可能不如「儘快交給主管產品報告」的級數，但是長期來說，在第二份清單上的重要性可能更高。
■問題：過度願意接受別人丟給你的工作。
□改善方法：有禮貌而且堅定地拒絕不是非自己不可的事，練習說「不」。
肯妮特總結，一個人是否為成功的領導人，取決於他選擇「做什麼」以及「怎麼做」。
文章來源：EMBA雜誌第328期（2013年12月出版）
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