◎ 主題學習
檢討會議這樣開！分析失敗原因，找出改善措施
摘錄自：經理人月刊 電子報
2013/11/14
整理‧撰文 / 張玉琦 編輯 / 張良姿
上班族都怕開會，尤其是「檢討會」，不是沒人敢點出問題，冗長沉悶，就是很容易會淪為錯誤批鬥大會，遺忘了會議的初衷：檢討失敗的原因，提出改善措施，避免往後犯下相同的錯。
檢討會到底該怎麼開才有效？
「出社會之後，有7成的事情都是從『經驗』得來。」在日本大力推廣檢討會的管理顧問公司Global Shift Communication公司社長彥田友治認為，從經驗中得到教訓的能力就是反省力，而檢討會議就是企業提高員工反省力的最好方法。他因此建議，檢討應該成為員工訓練的一環，融入員工的日常工作中，由主管帶領團隊坦率反省，一方面反省自己的錯誤，另一方面藉由團隊成員相互砥礪，帶動組織成長。
彥田友治還指出，檢討會也是解決公司問題的有效方法。「工作上有很多問題通常都沒有『正確解答』，這時就該針對公司到目前為止做過的事情好好分析，」讓組織共享檢討的結果，這就是檢討會議的意義。他為檢討會議歸納出4大功能：
1.提升工作品質：減少錯誤，降低花費的心力與時間，提升創造力。
2.強化工作價值觀：藉由思考如何改善工作流程，員工逐漸了解公司的信念和行事原則。
3.改善自我、強化自信：過去的事情雖然無法改變，但針砭過去，接受自己做過的事，可以培養自信。
4.改善人際關係：透過檢討，常常會發現問題出自於工作方法或人際往來，可以提醒自己調整。
品管大師威廉．戴明（William Deming）曾提 出PDCA循環──先設定目標（plan）、執行（do）、檢討成效（check），再進行改善（act），其中檢討與改善的環節就與檢討會的精神相符。
日本管理學界長期以來強調檢討與改善，發展出適用不同情境的檢討會技術：敏捷式管理（agile management）強調專案執行過程中需要不斷調整方向；豐田生產管理強調要不斷檢視生產流程中的浪費；引導學（facilitation）則強調提高團隊參與，設計解決問題的會議。
練習：每天10分鐘檢討會，把反省變成習慣！
召開檢討會的頻率也可以變成每天，但是要強調以10分鐘的短時間，專注於反省一件事。這種會議方式適用於人數較少的團隊，針對當天或前一天的業務中，可以馬上改善的問題提出解決之道。1天只要提1件要改進的項目，1年就可以改進365項，如同樂天創辦人三木谷浩史的名言：「每天只要改善1%，一年就能強大37倍」，形成足以推動個人、團隊變革的巨大力量。
10分鐘檢討會的優點是，檢討有明確目標，時間短不會造成壓力，也比較不會引起情緒化的對立。
（本文摘自2013年11月號《經理人月刊》「向失敗學習贏的法則！」，更多內容請參閱本期《經理人月刊》。資料來源：《經理人月刊》第108期 www.managertoday.com.tw）
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