2015/10/9 「Google員工推薦的6大Gmail隱藏功能，你學會了嗎？」

個人成長

Google員工推薦的6大Gmail隱藏功能，你學會了嗎？

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/10/5

2015-09-18 14:00  編譯‧整理 韋惟珊 

這個年頭，幾乎人人有個 Gmail 信箱，可能是你自己申請的，或是公司採用 Gmail 系統做為公司 email，總之，Gmail 早就是工作中不可或缺的左右手，但是你真的夠瞭解它嗎？

曾任職於Google的Rodolphe Dutel，最近在Buffer 大方分享了他使用 Gmail 的6大技巧，號稱只要會這幾件事，就可以馴服你的 Gmail，馬上縮短處理信件的時間，提升工作效率！快來檢查一下，還有哪些是你不知道的：

1. 有錯字？開啟「撤回功能」，回收已發送的郵件

信件發送出去才發現有錯字，或是誤植了錯誤的訊息，讓你恨不得當初沒有按下傳送鍵。其實，Gmail 有內建設計延遲發送的選項，請先找到畫面右上角的齒輪，點進去選擇「設定」，在「一般設定」的頁面找出取消傳送的功能，將它勾選起來。

之後當你發錯郵件時，可以在 Gmail 通知信件傳送成功的同時點選「復原」，這封信就會重回草稿，不會寄送到收件者的信件夾。

Google 在這項功能中提供了 5 秒、10 秒、20 秒、30 秒四個選項，記得想撤回郵件，就要快點下決定，在 30 秒內解決，要是你早上發出、下午才想撤回，這個功能也救不了你喔。

2. 設定「罐頭訊息」，省下重複輸入相同內容的時間

有許多email的內容可以「標準化」管理，比方說結尾的感謝詞，或是給提案者的婉拒信。

只要是會在多封郵件裡重複出現的語句，就不要浪費時間輸入，或是一個個複製貼上。Gmail 在「設定」裡，有個叫做研究室的頁面，專門提供稀奇古怪的實驗功能，這裡要推薦的小工具是「罐頭回應」，請將它設為啟用。

接下來在輸入新的email時，只要點選功能列的右下方三角形，就能設定無數個你想要的罐頭回應，每一個回應只要新增一次，下次就可以直接調出來插入郵件，十分省力。

3. 沒網路？用 Gmail Offline 查閱信件

有時候我們會把行程、文件、聯絡電話留存在 mail 裡，等需要時直接搜尋查找，但假如緊要關頭卻發現網路不穩、打不開Gmail，那不就完蛋了！如果想未雨綢繆，就先下載Gmail Offline這個app，即使沒有網路也可以使用 Gmail，在離線狀態閱讀、搜尋、歸檔郵件喔。

4. 不想受干擾，就先暫停收件吧

如果你有收信強迫症的話，非常推薦你使用這個功能，省得一看見瀏覽器標籤頁上 Gmail 新郵件數字不斷增加，就忍不住手癢要打開，查閱又有哪些新郵件。

反覆查閱其實非常浪費時間，不如設定一個統一的時間處理 mail，其他時間專注於回信以外的事情。這個時候你可以使用 Inbox Pause 這款 Chrome 擴充套件，設定一段時間讓 Gmail 暫停收取新郵件，等想收信時再開啟就好。

你可能會想，那為什麼不直接把頁面關閉，視而不見呢？答案是，你總是需要翻找、參考信箱裡面的資料，只是不想理會新郵件而已。根據 Chrome Web Store 統計，這款套件有 11379 名用戶，應該可以證明有不小的需求吧。

5. 減少垃圾信的第一步！退訂討厭的電子報

Unroll.me是一個免費的網站，能讓你的信箱有一定程度的改善：變得更少垃圾信！

你應該有在許多網站使用 Gmail 註冊會員帳號，這些網站就會透過會員資料，寄送各種他以為你需要，但其實根本毫無價值的推廣郵件。有些廠商可能會在郵件中，放置明顯的退訂按鈕，但總有些郵件根本退訂不了，這時候 Unroll.me 就派上用場了。

當你登入 Unroll.me 後，它能把已訂閱的郵件整理歸類，接下來你只要把點選 Unsubscribe，就能輕鬆退訂。

6. 到底已讀了沒？獲取郵件狀態訊息

LINE、WhatsApp 等通訊軟體都可以確認已讀了沒，Gmail是不是也可以？如果你想知道信件有沒有完好的送出，或是對方到底有沒有讀過你的信，這個叫做 Sidekick 的工具是個不錯的解法，最棒的是對方不會知道你在追蹤是否已讀！

原文出處 / Buffer

首圖來源 / Atos via Flickr, CC Licensed