高效，從會議管理開始
摘錄自：30雜誌 電子報
2014/6/5
作者：劉鏡清
出處：《30》雜誌 2014年6月號 第118期
常抱怨有開不完的會？其實很多會可以不開，或把會開得更有效率，自然辦公的時間變多了，也能有時間拜訪客戶。
常聽到年輕主管說：開會、開會，總是有開不完的會，什麼時候才有空跑客戶？
的確，好像公司裡總有開不完的會，先是部門會議，再來是跨部門的案會議，或是再往上的總員月會或行政會議等。大大小小不同的會議，總是塞滿了年輕主管的時間，也成為困擾他們的難題。
當一位優秀的專員或業務，被拔擢成一位年輕主管時，他面臨的第一個難題就是如何有效的分配團隊及個人的時間。但實際的情況是，業務力強的專員如果被提升成為主管，在有限的時間下，他要帶團隊，使團隊達到績效目標。同時，他也要開發客戶或維持客戶關係，持續創造業績。那這兩項要如何兼顧，不致蠟燭兩頭燒，確實是一個難題。
其實，組織內的時間管理，其目的是效率，讓個人工作更有效率，也讓組織有效率，才能在有限的時間內，發揮最大的力量。因此常見讓組織產生效率的方法就是減少開會，挪出更多的時間來工作、思考。
組織時間管理中，會議管理最重要
過去我在康師傅及IBM工作時，都面臨到會議太多，致使很多幹部反映沒時間處理公務，沒時間跑客戶，甚至連執行的時間都沒有，最後不得不想出一種減少會議的方法，讓大家有空做事、跑客戶。
康師傅的做法是直接減少會議，把不必要的會議就刪除，如此多出來的時間就可以辦公，或執行。這種做法有一項缺點，只是把會議次數減少，多出來的時間辦公，但不一定有目標。
IBM的做法更積極，用化零為整的方式，把分散在每天的會議統整到週一及週五，且只開一個上午或下午，如此多出來的時間是要跑客戶。這也合乎IBM的主旨：客戶第一的原則，不會花太多時間在公司。
如此做法是目標導向的刪減會議，多出來的時間就是拜訪客戶，再從客戶端帶出來的業績做回饋，達到部門目標及績效。
會議除了減少也要開得有效率
常聽人說，會而不議，議而不決，決而不行，有開不如不開。怎麼開會才有效率？第一是訂出目的與結果。常常有會議是找了很多人來「聊聊」，聽大家的意見及看法。這種會議基本上就目的不清楚，對開完會後有何種結果產出，也不太抱希望。所以一定要先把會議的目的想清楚，且是愈明確，愈清楚愈好。
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