2015/9/4 「正念的力量」

《個人管理》

正念的力量    

摘錄自：EMBA雜誌電子報                           2015/9/3

EMBA雜誌編輯部／文

　    

哈佛大學心理系教授蘭格（Ellen Langer）指出，練習正念可以改變人生，而正念的根本是察覺變化。正念的運用不僅只於個人。今天，有越來越多公司相信，正念具有強大的力量，透過正念，領導人和員工都能表現得更好。

蘭格在接受策略與企業期刊（Strategy + Business）訪問時表示，領導者應該鼓勵員工練習正念，隨時覺察當下正在進行的工作。即使遭遇失敗，也會因為對失敗有所體認，而進行調整，甚至從中看見其他可能性。

舉例來說，當３Ｍ公司發現膠水黏性不佳時，他們沒有聚焦於如何增加黏性，反倒是在「不黏」的這個點上看到新的價值，也因此創造出現在隨處可見的便利貼。

在工作上，做決定是人人需要面對的課題。理論上，我們應該在做決定前搜集資訊，並衡量利弊得失。然而，這個過程是無止盡的，因為世上每一件事情隨時都在變化。因此，蘭格認為，與其煩惱做的決定對不對，不如思考如何使決定順利執行。時時正念的人，能在事情出錯時立刻發現，並進行不會影響整體方向的調整。若發現這個決策真的行不通，也能在更糟的情況發生時，及時收手。

以她自己為例，當她感覺到有壞事即將發生的壓力時，她會從不同角度檢視形成壓力的想法（前提是透過正念，才能覺察到腦袋中出現負面想法），並說出幾個壞事不會發生的原因，或想出幾個壞處能帶來的好處。如此一來，她能免於負面思想在腦中無限蔓延，壓力也會瞬間減輕。

事實上，沒有一件事情是絕對有趣或無聊的，這端看每個人的看法。蘭格指出，在自己討厭的事情上保持正念，你也許會看到有趣的部分，因而投入其中；有時，你也可能想出讓自己免於繼續進行這件事的方法，而這些都是正念的好處。

練習正念，會提醒自己活在當下，察覺周遭的人事物，做出合適的行為表現。因此，正念使人更有魅力；在工作上，維持正念的人會投入工作，表現得更好。最後，正念是隨時隨地都可以進行的，所以，現在就開始練習正念吧！　　　　　　　　　　　　　　　　

文章來源：EMBA雜誌第349期（2015年9月出版）

2014/11/2 「專為在外走跳的上班族！ChatWork 幸福有感效率倍增」

專為在外走跳的上班族！ChatWork 幸福有感效率倍增

摘錄自：能力雜誌電子報                                2014/10/15

整理撰文/潘俐婷

還停留在日本上班族，鎮日坐在狹隘的辦公室， 日以繼夜地加班後才拖著疲累身體趕著末班電車回家印象的你（妳），這家公司肯定會讓你（妳）忍不住發出「Wow」的驚嘆聲。

新進員工一到公司上班，就能獲得一支蘋果iPhone手機，方便主管與員工利用ChatWork不受時間跟空間處理工作；明文規定員工最晚9點要離開公司，否則時間一到公司也會自動關燈；設計「Lunch Talk制度」，讓主管可請部屬聚餐，藉由聊天來了解員工近況，關心員工；每位員工可自由支配40天的假期，目的是讓員工可以安排出國度假，開拓視野、放鬆心情，在工作上展現創意；推行「Go Home返家省親」的福利，公司每位員工可以擁有一年2次1萬4千日圓的差旅，並且擴大適用到眷屬的身上。什麼公司這般貼心？答案是：ChatWork；一家以即時通訊軟體為主的企業。

ChatWork執行長山本敏行(Toshi Yamamoto)以「Make Happiness」為願景，山本社長秉持「不生氣」的經營哲學，讓ChatWork在日本Link and Motivation人資顧問公司，針對全日本1百家企業所進行的調查結果中，連續在2010年、2011年獲得員工滿意度第一名。CNN 更以「Life inside the happiest company in Japan」為題來報導；軟體銀行(Softbank Creative)也將ChatWork經營故事出版成書。

「當員工覺得幸福，覺得被尊重，自然提升顧客滿意度，為公司帶來獲利。」穿著一派休閒的山本社長肯定地說。這是他的一番肺腑之言，也是經營ChatWork一路走來累積的心得。

多麼痛的領悟 員工不滿顧客走人

山本敏行認為員工與顧客之間的滿意度具有正向關連性，相信只要員工滿意度提高，就會確實反映在顧客滿意度上，一旦員工感到滿意，對工作投入，所產生的效益產值才會加倍成長。這是他創業之初，公司陷入最大危機後才領悟到的道理。考量到員工須兼顧家庭與工作，一開始讓他們使用Skype、Facebook工具，方便他們在家也可以工作，但是效果不彰。因此，他開發了ChatWork 意思就是只「聊工作」。同時，這套工具也解決其他企業的相同困擾，因為需求，所以造就了創新。

多麼敏銳的觀察 拯救被Email淹沒的無奈

山本敏行說：「當訊息傳達過於便利、快速，就會產生資訊繁雜，不利整合的問題，更會隱藏洩漏商業機密的危機。」他當初為減少公司不必要的會議，提高工作管理效率，特地到美國矽谷取經1年，而後開發ChatWork，顛覆傳統工作溝通模式。以「不需要電子郵件」(No More Email)為訴求，目的讓人們不須在一堆郵件中，重新搜尋先前老闆所交代的工作內容，希望藉此提供企業更加方便、好用的通訊工具。目前使用者有4萬6千家公司企業，約有50多萬人，系統內高達2千萬個群組交談，以及3億則的訊息內容。

2011年推出ChatWork系統後深受廣大眾喜愛。所以，2012年將公司名稱更改為ChatWork，使產品與公司名結合在一起，藉此企業成功向外行銷，2013年開始拓展亞洲市場，至今企業版圖遍布全球170個國家，除了日本，包含美國、盧森堡，台灣、新加坡也是其亞洲主力市場。山本敏行表示，日本企業應勇於走出去，向外展現其進軍全世界的雄心壯志，開拓本身的國際視野，也讓其他地方更多元認識、看到日本的品牌。

多麼便利的功能 工作溝通超easy

放眼國際市場，ChatWork仍秉持著日本企業文化中務實與簡潔的精神，以「簡化商業溝通」為原則，提供使用者4大功能包含：群組交談、工作管理、檔案共享以及視訊會議/語音通話，如此大幅簡化企業工作管理流程，例如：主管所指派的任務，部屬無須再額外紀錄下工作內容與完成交付的時間，只要接收訊息後，就能開始著手執行。再者，相較於一般常用的通訊軟體，新加入的成員無法看到之前所傳送的訊息，因此，ChatWork為提升訊息傳送效率，除了具備搜尋歷史訊息、對群組交談紀錄做交叉搜尋的功能，只要加入群組，成員都能瀏覽先前的歷史訊息，了解公司目前業務的執行情況，負責人不須再私訊給新進成員交接工作事項，提高群組溝通的速度，其主要特色有：

1.群組交談功能：ChatWork提供群組以及一對一交談功能，彈性運用訊息編輯、表情符號、刪除、引用等工具，將訊息確實、快速傳達給成員，捨棄傳統電子郵件的工作模式，降低無謂的雜訊，快速搜尋、追溯確認之前的資料內容與加密。

2.工作管理功能：可直接建立或將交談訊息轉成工作任務，分配給指定執行成員，並且，當有人傳送訊息或新增工作時，對方將立即收到通知提醒，避免遺漏掉重要工作事項，協助精準掌握工作管理進度，提升工作效率，另外，由於ChatWork採取雲端儲存作業方式，即使處於離線狀態，也可將工作指派傳給對方，待對方上線後即可接收到訊息。

3.檔案共享功能：文字、圖片等各類型檔案皆可於ChatWork中共享，讓群組內成員可隨時雲端下載後，透過任何裝置載體來檢視內容、統一管理。此外，在完整保留檔案資料的情況之下，使用方案升級後，將可移轉至個人方案或是企業方案。

4.視訊會議/語音通話功能：為了彈性運用時間，讓會議更能流暢進行，不受地區、時間的限制，可分享電腦畫面且視訊通話，以活化公司內部溝通，其最多可容納14個人進行視訊會議，且具備跨平台、跨裝置支援，目前有電腦版與App應用程式版本，可提供iOS、Android用戶使用。

5.高規格的安全認證：正因ChatWork針對企業提供服務，線上互動最大的隱憂，莫過於商業機密外洩，為了解決此問題，公司不僅獲取國際標準ISO27001(ISMS)認證，針對所有傳達的資訊均採用SSLAES256 高階加密標準，更由第三方執行資訊安全稽核，嚴格管理系統以確保資訊安全。

多麼勇敢的決定 離開舒適圈走向全球

不同於其他通訊軟體工具， 大多數利用各平台廣告或是找代言人加以宣傳，ChatWork的行銷策略則是積極與各地電信業者合作，例如：日本電信公司KDDI，藉由建立起雙方的合作關係，將ChatWork成功行銷至這些電信業者既有的用戶，精準地鎖定目標客群，以擴大其營運版圖，充分發揮1加1大於2的合作最大效益。另外，當使用者要新加入Chatwork時，除了可註冊一組帳號密碼，也可直接使用Facebook、Google、Windows Live、LinkedIn等舊帳號登入系統，並且加入社群好友完成設定後，即可增加儲存容量升級、聯絡人數升級的功能，利用此社群力量，再次行銷至相關族群，擴大其使用網絡。

為達到企業永續發展的目標，優良的企業經營文化更是一切的基石。山本社長說：「ChatWork必須離開日本的舒適圈，勇敢走出去成為全球品牌。」提升員工滿意度，體認到自己對於公司的重要性，進而主動帶領公司持續向前、成長，正因為由內而外所展現的軟硬實力，才能促使ChatWork公司不斷研發創新，以滿足更多企業需求。

【本文出自《能力雜誌》2014年10月號】

2014/10/15 「跟不專心說再見」

個人管理  

跟不專心說再見

摘錄自：EMBA電子報                           2014/10/13

EMBA雜誌編輯部/文

美國密西根大學的一項研究顯示，一個不到三秒長的干擾（電腦螢幕上出現新電子郵件或手機發出聲響），會讓一個人手上正在做的事，產生錯誤的風險提高至兩倍。

這是為什麼飛機在準備起飛和降落時，法規明文禁止機長在這段時間做非必要的事情，例如聊天、看報紙。

創業家雜誌（Entrepreneur）報導，現代人的注意力被偷走了，這可以稱之為「世紀之罪」。而且，小偷日益猖獗，電子郵件、手機、簡訊、ＡＰＰ、社交媒體等，嫌疑犯有一長串的名單。

假設有一個人，每五分鐘查看一次電子郵件，他一天工作以八小時計，將有上百次的工作中斷。奧克拉荷馬州州立大學的研究指出，對上班族而言，一天查看四次電子郵件，是工作效率最高的頻率。加州大學教授馬克（Gloria Mark）指出，上班族一天可以規劃出三段電子郵件時間，盡情地讀取與回覆，其他時間則應完全關掉不予理會。

干擾不只來自外界，也來自本身。根據馬克的研究，有高達四四％的干擾是來自自己，其中常見的一個問題是一心多用。

心理學教授麥爾（David Meyer）表示，很多人誤以為一心多用提高了工作效率。例如，在講電話的同時也回覆電子郵件，以為自己同時完成了兩件事。

事實上，這是在兩件事之間來來回回，造成自我干擾。每一次從其他事回到原來在做的事，大腦都要花點時間思考之前停在哪裡，拉慢完成工作的時間五○％以上。

哈佛商學院教授普羅（Leslie A. Perlow）有實例佐證。有一家電腦軟體公司，工程師晚上跟週末都得加班，事情還是永遠都做不完，這家公司請來普羅為大家想想辦法。

她觀察了一段時間後發現，工程師在工作時太常被打斷，根本沒有機會好好思考，難怪事情總是做不完。尤其當大家都無法準時完成手頭工作時，常覺得自己的事很緊急，所以更有理由隨時打斷同事，情況雪上加霜，不斷惡性循環。

普羅因而在公司推行「安靜時間」。規定每天上午十一點之前與下午三點之後，除非必要，請不要打擾同事。結果，六二％的工程師表示，四個小時的「安靜時間」，讓他們的生產力提高。因為腦筋變清楚了，甚至有四一％的工程師表示，連其他四小時的上班時間，他們的生產力也跟著提高了。

文章來源：EMBA雜誌第338期（2014年10月出版）

2014/9/25「你的工作中，也有地下管線和餿水油嗎？３個課題，當主管的深思」

你的工作中，也有地下管線和餿水油嗎？３個課題，當主管的深思

摘錄自：Cheers雜誌電子報                     2014/9/11

2014-09

Web only

作者：盧智芳

你的工作中，也有地下管線和餿水油嗎？３個課題，當主管的深思

這大概是一個最難讓人開懷享受美食的中秋節。接二連三爆出的黑心油名單，讓所有人都聞之色變。

黑心油在台灣是第一次爆發嗎？事實上並不是。去年10月從大統長基、富味鄉一直延燒到頂新製油的一連串食用油造假事件，到現在都還沒有完全塵埃落定。將近一年的時間中，這些上中下游相關的企業，有多少因此回頭去全盤檢視自己的供應商名單和採購流程？又有多少，在鬆了一口氣「沒有我」之餘，卻什麼也沒做，然後在一年後「夜路走久了，果然遇到鬼」？

不管是一個多月前的高雄氣爆案，或還在持續擴大的餿水油事件，看似不相關的兩件事，卻同樣可以用組織或管理的角度來檢視，有3個課題，是經理人或主管可以深思的。

首先，企業文化是否淪為抽象畫大餅，和基層員工實際執行工作的KPI卻完全脫節。

李長榮化工集團董事長李謀偉，在高雄氣爆案之後成為眾矢之的。但若因此全盤否定他的經營投入，也不盡然公平。頂著麻省理工學院化學工程碩士、史丹佛大學企管碩士的學歷和視野，過去幾年他引進不少新制度進榮化，把榮化從工安黑名單一路轉型成獲利資優生，目標很簡單，就是要把榮化打造成世界級企業。

李謀偉每次接受媒體採訪，幾乎都會提到他對人力資源的重視。那麼，為什麼當最基層的同仁第一時間發現數據異常時，沒有即時關閉並通報？理由不難明瞭，因為當時主導第一線同仁思考的決策邏輯，是極力做到繼續順利運送，以維持業績正常運作，這個才是對他最有影響力的KPI。

這兩者間的落差，發生了什麼事？

同樣地，這次受餿水油牽連的食品大廠中，不乏許多老字號、也向來以品質和誠信和消費者溝通的品牌。若說大家長期都在說謊騙人，可能也是一竿子打翻一船人。只是，對於如此重要的原料項目，1200多家企業的採購單位完全沒有做過任何現場訪視，或發現異狀，實在讓人難以理解。尤其當中一家知名企業還特別強調以高出市價10%的價格採購，卻沒有透過更嚴密的程序確認這筆錢花得「值得」 ，更讓人匪夷所思。

當CEO在忙著勾勒願景與策略藍圖時，第一線同仁念茲在茲的是這個嗎？還是企業給他的KPI，只是更高的業績數字、更低的採購成本？這是管理者必須自我檢視的。

其次，管理時，你是鼓勵「理所當然」還是「理所不當然」？ 

追查這兩百多家「受害」企業，最常聽到的一個說法是：「強冠是最大的豬油供應商，沒料到會這樣。」

「沒料到」、 「想不到」，偏偏這些最讓人意外的事，就通通一夕間發生了。

每天的工作中，總是充斥著各種「印象」，對這個廠商的「印象」很好，或是對那家客戶的「印象」很差，每個人都自有一套框架。這些印象的生成固然其來有自，但是歷經時間和環境變化後，此刻仍然準確嗎？顯然，答案可不一定。

如果有新進同仁指出：「強冠的報價低了點，我想找時間去瞭解看看。」這時你的反應是「別沒事找事，我們跟他合作幾十年了！」還是「你為什麼這麼說？你看見什麼？」

身為主管，你的管理風格是寧可帶領團隊在「不疑處有疑」；還是多一事不如少一事，最好在「有疑處也不要疑？」

第三，你的組織中，有你不知道的地下管線（危機源）暗藏其中嗎？你的業務或產品中，有你沒發現的黑心油（未爆彈）存在嗎？

如果去年10月之後，意識到這部分的企業稍微多一點，那麼1248這個數字，今天或許就可以減少一點。但顯然，即使是極有規模的品牌大廠，也並未積極地意識到。

品牌的建立需要長期累積，但對顧客的信任和承諾一旦被破壞，腐壞的速度就如同摧枯拉朽。

這絕對不是單靠擺出「受害者」姿態，或期待事過境遷，消費者遺忘後就可以弭平的。

在高雄氣爆案一個月之後，有受害住戶在門前拉上紅布條，感謝台積電與協同廠商提供的各種修繕服務。台積電的巧思固然令人眼睛一亮，但當中展現的嚴謹管理和高效能（不只是效率），更是台灣企業所缺乏的。不管是食安、工安，所有危機的來源最後還是歸結到人和組織本身，它當然是一個安全和健康的議題，但也一樣是管理和人的議題，值得所有職場上的工作者反省。

2014/9/9 「產品上市前的八個問題」

聰明銷售  

產品上市前的八個問題

摘錄自：EMBA電子報                           2014/9/5

EMBA雜誌編輯部/文

產品從構思到實驗，歷經種種磨難，投下無數資源，現在終於要上市了。但是，且慢！管理顧問瓦特斯（Brandon Watts）要你先三思。他在創業家雜誌（Entrepreneur）指出，公司應該自問八個問題，確認自己的產品是否真的應該上市：

1.這項產品獨特嗎？

市場競爭激烈。若你跟他人的產品沒有顯著的差異，缺乏獨特性，那麼憑什麼消費者會在眾多雷同的產品中選擇你呢？

2.它能解決某個問題嗎？

你的產品必須能從某方面解決人們所面對的問題，改善他們的生活，甚至到達能讓人覺得：「哇！在這產品面市之前，我甚至不知道自己有這個需求」的程度。

與其閉門造車，最後推出不符合需求的產品，不如在事前便先直接詢問你的目標市場，獲得消費者的回饋之後再行動，免得白費功夫。

3.它吸引人嗎？

產品的內容再怎麼好，也得要有吸引人的包裝設計。若你的預算不多，可以考慮利用網路上平價的視覺設計市集。

4.人們有辦法在五秒之內理解這產品嗎？

數位時代讓人們的注意力不斷移轉，若消費者無法在五秒內理解你的產品，那麼它就會被拋在腦後。因此，在介紹你的產品時，要盡量簡明易懂，用一、兩個句子形容產品就好，並且搭配一些圖片，來捕捉潛在顧客的眼球。

5.人們會想把這個產品告訴別人嗎？

口耳相傳可以為產品帶來的宣傳效果不容小覷。要讓人們想讓親朋好友知道你的產品，產品本身得功能好，又有趣。不過你也可以用其他方式推使用者一把，讓他們可以更容易將這個產品的資訊傳遞出去，例如在產品內建社交功能。

6.使用者會再回來嗎？

我們都有這種經驗：某種東西雖然最初撩起我們的興趣，讓我們願意去嘗試，但沒用幾次我們就不想用了。若你的產品通過了前面幾項檢驗，確實獨特又有吸引人之處，但卻無法讓人們願意繼續使用，一切都是枉然。你的產品必須具備能讓人持續使用的要素。

7.這項產品真的準備好了嗎？

要記得，第一印象只會發生一次。若你的使用者第一次接觸你的產品時，它漏洞百出、慘不忍睹，往後你得耗費更多精力去彌補這個印象所造成的傷害。就算你做的只是最低可行的產品（minimum viable product），也至少要有一定的完成度。

8.你會想使用它嗎？

你想創造某個東西是一回事，這東西是否正符合目標市場需求，又是另一回事。若你站在目標市場的角度，用客觀的方式檢視自己的產品，卻發現連自己都不會想使用這項產品，要怎麼讓別人買帳？

在產品研發過程所投入的資源與情感，可能會使你對產品的缺點視而不見。讓這份清單引導你從較為客觀的角度，檢查產品可能潛藏的問題，免得上市之後後悔莫及。

文章來源：EMBA雜誌第337期（2014年9月出版）