2016年1月1日 星期五

2016/1/1 「不會整理,是因為思緒太亂!11種整理技巧,一次把頭腦、時間、環境整理好」

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不會整理,是因為思緒太亂!11種整理技巧,一次把頭腦、時間、環境整理好

摘錄自:經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/31
2015-12-19 09:50  整理 郭子苓 

經理人 每日學管理 電子報 - 20160101


辦公桌面亂七八糟;想找支能寫的筆,怎麼也找不著;前幾天才交換來的名片,現在不知道放哪兒去了……,你也有這樣的困擾嗎?

面對不擅整理、收納的缺點,很多人常會歸因於自己生性懶散、粗枝大葉,但是《大整理術》作者坂戶健司認為,無論是桌面紊亂或日程管理不善,根本原因都是出在個人心理問題:思緒雜亂的人,自然無法妥善地規畫、分類身邊的事物、時間,甚至是接收到的資訊。

要成為整理高手,並不是直接就從生活環境開始下手,而必須先整理自己的頭腦、心靈與時間。

頭腦的整理:思考更清晰

1.勤作筆記:

作筆記有助於問題的整理。無論是利用圖像或文字,只要能將腦中模糊的想法或印象「具象化」,思緒就會變得更清晰;與問題相關的癥結點,也能在紙上一目瞭然。

2.學習獨處,做些「非數位化」的事:

現代人每天花很多時間坐在電腦前,但長期身陷「非10的世界」,很容易讓腦袋僵化;因此,若能抽空做些「非數位化」的事,例如畫畫、讀書等,將有助於磨練個人的感性與感受力。

此外,一個人走路、旅行或寫文章,這類能夠在不受他人影響的情況下沉澱情緒的事情,也是澄清腦袋的好方法。

3.做好最壞的打算:

要讓心情保持平靜、無論遇到任何事都能沉著應對的祕訣在於「事先預設最壞的狀況」,因為預先已經設想過所有情況,並且擬妥對策,就比較不會因為未知狀況導致心情焦躁不安。

時間的整理:工作有效率

4.切割一天24小時,劃分思考、作業和發想區塊:

設定不同的時段做不同類型的事,可以集中使用特定腦力。

例如,將中午之前的時間設定為「思考時間」,在沒有雜念的情況下規畫一天的工作、思考簡報內容,或是處理懸而未決的問題;中午過後則是「作業時間」,迅速地依序完成無須動腦的工作;通勤時間、睡覺之前或任何獨處的時段,則可設定為「發想時間」,用於整理私人情緒或生活中的靈感與發想。

5.以「倒推法」安排行程:

在安排日程之前,必須先掌握「最終目標」(例如提案日期、交貨期限等),然後再以此目標為基準,構思在期限之前所有可能的工作流程,並且預估必須花費的時間,由「終點」往前推算每一個時間點必須做什麼,一一將預定工作填入日程規畫中。

6.一心多用:

訓練自己一心多用,用同樣的時間完成多項相關任務,可以更有效率地完成工作。例如,在外跑業務時,同時物色公司商品展示會的會場地點。

而要在同時間內完成多項任務,則表示在頭腦裡或心裡,必須同時思考好幾個課題。例如,跑業務是為了達成銷售目標、商品展示會是為了有效達成新產品的宣傳效果,其他課題則可能是「尋找新客戶與市場」或「調查競爭對手的狀況」等。

環境的整理:不再丟三落四

7.只放要用的東西,讓桌面如同「大廚的砧板」:

桌面整理「優劣」的取決標準,其實不在於桌面物品的「多寡」,而是桌上是否依照工作內容的不同,放置了需要的東西。

坂戶健司認為,桌面應如同「大廚的砧板」,只留下與「料理中食物」相關的食材與物品,例如重要文件或頻繁使用的文具。為求整潔而使桌面空無一物,或是堆疊過多無用物品等,都是過猶不及的做法。

8.分類一目瞭然,以「立即取用」為準則:

把辦公桌收拾乾淨,但是要找東西時卻找不到、也想不起來放在哪裡,則無法稱之為有效的收納。因此,在整理環境的同時,必須同步設想到,若是日後需要某樣東西時,能否在最短時間內「俐落地取出」所需物品。

要達成這個目標,關鍵在於將收納及建檔的工作,做到一目瞭然。無論是檔案夾上的標記,或電腦文件的整理,都必須清楚、確實做好分類,並建構自己習慣的索引方式。

做好整理之後,坂戶健司還建議,務必再次確認自己能否立即取出想要的東西,只要會有時間上的浪費,就很可能不是理想的整理方式。

9.讓書本雜誌「站」起來:

很多人習慣讓書本、雜誌「平躺」在桌上,一本本堆疊成山,每每為了找尋壓在最下方的資料,就必須展開「挖掘作業」,一有不慎甚至可能造成書本山「倒塌」。

若能善用書擋、文件架,讓書本、雜誌縱向站立,一字排開,一眼望去便能輕鬆找到需要的雜誌期數或書目。

資訊的整理:「吸收」知識,而非「保存」知識

每個人每天接收的資訊量雖然龐大,卻不全然是需要的資訊。為了不被氾濫的資訊淹沒,在接觸資訊的初期,便不能漫無目的地全盤接收,必須有意識地篩選出必要的資訊,切勿吝於捨棄。

10.站著讀報、先讀標題:

站著看報紙可以訓練自己在最短時間內擷取重要報導。首先必須一口氣讀完報紙標題,大致掌握一日大事;對於有興趣的新聞,可在標題先做記號,待有零碎時間再詳加閱讀。

11.定期清理工作相關書籍雜誌:

書架空間有限,個人腦容量也有限,累積過多的舊書而捨不得丟棄的心態,在坂戶健司看來,不過是種心理安慰。書本最具價值之處在於知識,經過閱讀、內化後的書籍,便失去保存意義,必須定期(例如以年為單位)清理。

至於雜誌,尤其具新聞性的報導內容,常過了時間便失去資訊價值。坂戶健司建議可以留下雜誌目錄建檔,日後若需要其中資料,再至圖書館或出版社網站調閱。

(本文取材自《大整理術》,麥田出版。)

圖片來源:jijis via Flickr, CC Licensed