專為在外走跳的上班族！ChatWork 幸福有感效率倍增
摘錄自：能力雜誌電子報
2014/10/15
整理撰文/潘俐婷
還停留在日本上班族，鎮日坐在狹隘的辦公室， 日以繼夜地加班後才拖著疲累身體趕著末班電車回家印象的你（妳），這家公司肯定會讓你（妳）忍不住發出「Wow」的驚嘆聲。
新進員工一到公司上班，就能獲得一支蘋果iPhone手機，方便主管與員工利用ChatWork不受時間跟空間處理工作；明文規定員工最晚9點要離開公司，否則時間一到公司也會自動關燈；設計「Lunch Talk制度」，讓主管可請部屬聚餐，藉由聊天來了解員工近況，關心員工；每位員工可自由支配40天的假期，目的是讓員工可以安排出國度假，開拓視野、放鬆心情，在工作上展現創意；推行「Go Home返家省親」的福利，公司每位員工可以擁有一年2次1萬4千日圓的差旅，並且擴大適用到眷屬的身上。什麼公司這般貼心？答案是：ChatWork；一家以即時通訊軟體為主的企業。
ChatWork執行長山本敏行(Toshi Yamamoto)以「Make Happiness」為願景，山本社長秉持「不生氣」的經營哲學，讓ChatWork在日本Link and Motivation人資顧問公司，針對全日本1百家企業所進行的調查結果中，連續在2010年、2011年獲得員工滿意度第一名。CNN 更以「Life inside the happiest company in Japan」為題來報導；軟體銀行(Softbank Creative)也將ChatWork經營故事出版成書。
「當員工覺得幸福，覺得被尊重，自然提升顧客滿意度，為公司帶來獲利。」穿著一派休閒的山本社長肯定地說。這是他的一番肺腑之言，也是經營ChatWork一路走來累積的心得。
多麼痛的領悟 員工不滿顧客走人
山本敏行認為員工與顧客之間的滿意度具有正向關連性，相信只要員工滿意度提高，就會確實反映在顧客滿意度上，一旦員工感到滿意，對工作投入，所產生的效益產值才會加倍成長。這是他創業之初，公司陷入最大危機後才領悟到的道理。考量到員工須兼顧家庭與工作，一開始讓他們使用Skype、Facebook工具，方便他們在家也可以工作，但是效果不彰。因此，他開發了ChatWork 意思就是只「聊工作」。同時，這套工具也解決其他企業的相同困擾，因為需求，所以造就了創新。
多麼敏銳的觀察 拯救被Email淹沒的無奈
山本敏行說：「當訊息傳達過於便利、快速，就會產生資訊繁雜，不利整合的問題，更會隱藏洩漏商業機密的危機。」他當初為減少公司不必要的會議，提高工作管理效率，特地到美國矽谷取經1年，而後開發ChatWork，顛覆傳統工作溝通模式。以「不需要電子郵件」(No More Email)為訴求，目的讓人們不須在一堆郵件中，重新搜尋先前老闆所交代的工作內容，希望藉此提供企業更加方便、好用的通訊工具。目前使用者有4萬6千家公司企業，約有50多萬人，系統內高達2千萬個群組交談，以及3億則的訊息內容。
2011年推出ChatWork系統後深受廣大眾喜愛。所以，2012年將公司名稱更改為ChatWork，使產品與公司名結合在一起，藉此企業成功向外行銷，2013年開始拓展亞洲市場，至今企業版圖遍布全球170個國家，除了日本，包含美國、盧森堡，台灣、新加坡也是其亞洲主力市場。山本敏行表示，日本企業應勇於走出去，向外展現其進軍全世界的雄心壯志，開拓本身的國際視野，也讓其他地方更多元認識、看到日本的品牌。
多麼便利的功能 工作溝通超easy
放眼國際市場，ChatWork仍秉持著日本企業文化中務實與簡潔的精神，以「簡化商業溝通」為原則，提供使用者4大功能包含：群組交談、工作管理、檔案共享以及視訊會議/語音通話，如此大幅簡化企業工作管理流程，例如：主管所指派的任務，部屬無須再額外紀錄下工作內容與完成交付的時間，只要接收訊息後，就能開始著手執行。再者，相較於一般常用的通訊軟體，新加入的成員無法看到之前所傳送的訊息，因此，ChatWork為提升訊息傳送效率，除了具備搜尋歷史訊息、對群組交談紀錄做交叉搜尋的功能，只要加入群組，成員都能瀏覽先前的歷史訊息，了解公司目前業務的執行情況，負責人不須再私訊給新進成員交接工作事項，提高群組溝通的速度，其主要特色有：
1.群組交談功能：ChatWork提供群組以及一對一交談功能，彈性運用訊息編輯、表情符號、刪除、引用等工具，將訊息確實、快速傳達給成員，捨棄傳統電子郵件的工作模式，降低無謂的雜訊，快速搜尋、追溯確認之前的資料內容與加密。
2.工作管理功能：可直接建立或將交談訊息轉成工作任務，分配給指定執行成員，並且，當有人傳送訊息或新增工作時，對方將立即收到通知提醒，避免遺漏掉重要工作事項，協助精準掌握工作管理進度，提升工作效率，另外，由於ChatWork採取雲端儲存作業方式，即使處於離線狀態，也可將工作指派傳給對方，待對方上線後即可接收到訊息。
3.檔案共享功能：文字、圖片等各類型檔案皆可於ChatWork中共享，讓群組內成員可隨時雲端下載後，透過任何裝置載體來檢視內容、統一管理。此外，在完整保留檔案資料的情況之下，使用方案升級後，將可移轉至個人方案或是企業方案。
4.視訊會議/語音通話功能：為了彈性運用時間，讓會議更能流暢進行，不受地區、時間的限制，可分享電腦畫面且視訊通話，以活化公司內部溝通，其最多可容納14個人進行視訊會議，且具備跨平台、跨裝置支援，目前有電腦版與App應用程式版本，可提供iOS、Android用戶使用。
5.高規格的安全認證：正因ChatWork針對企業提供服務，線上互動最大的隱憂，莫過於商業機密外洩，為了解決此問題，公司不僅獲取國際標準ISO27001(ISMS)認證，針對所有傳達的資訊均採用SSLAES256 高階加密標準，更由第三方執行資訊安全稽核，嚴格管理系統以確保資訊安全。
多麼勇敢的決定 離開舒適圈走向全球
不同於其他通訊軟體工具， 大多數利用各平台廣告或是找代言人加以宣傳，ChatWork的行銷策略則是積極與各地電信業者合作，例如：日本電信公司KDDI，藉由建立起雙方的合作關係，將ChatWork成功行銷至這些電信業者既有的用戶，精準地鎖定目標客群，以擴大其營運版圖，充分發揮1加1大於2的合作最大效益。另外，當使用者要新加入Chatwork時，除了可註冊一組帳號密碼，也可直接使用Facebook、Google、Windows Live、LinkedIn等舊帳號登入系統，並且加入社群好友完成設定後，即可增加儲存容量升級、聯絡人數升級的功能，利用此社群力量，再次行銷至相關族群，擴大其使用網絡。
為達到企業永續發展的目標，優良的企業經營文化更是一切的基石。山本社長說：「ChatWork必須離開日本的舒適圈，勇敢走出去成為全球品牌。」提升員工滿意度，體認到自己對於公司的重要性，進而主動帶領公司持續向前、成長，正因為由內而外所展現的軟硬實力，才能促使ChatWork公司不斷研發創新，以滿足更多企業需求。
【本文出自《能力雜誌》2014年10月號】
