３小時完成八小時工作！「絕不拖延」時間術
摘錄自：Cheers雜誌電子報 2013/12/12
2013-12
Cheers雜誌159期
作者：陳怡伶
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| 圖片來源：廖祐瑲 |
面對對手削價競爭，一時找不出解決辦法，結果眼睜睜看著訂單被搶走；好不容易拿到訂單，卻因為流程管理不當，無法如期交貨……以上情況，是業務員最怕遇到的夢魘。如何在有限時間內達到預期目標，並且完美結案？特力集團收納用品業務處資深經理陳建甫有非常豐富的實戰經驗。
【60秒, Cheers!】不拖延的時間管理術，讓你成為超級業務員
垃圾桶，這個你我眼中最不起眼的收納產品，卻成就了陳建甫的「海外業務天王」地位。
10年前，他前進美國，推出當時市場尚未成熟的不鏽鋼材質垃圾桶，歷經多次重新設計與定價後，美國最大零售商沃爾瑪（Walmart）銷售的不鏽鋼垃圾桶，有7成來自於特力集團，由他供應。甚至，美國超過三分之一的不鏽鋼垃圾桶，都是從他的部門賣出去的。其他美國前十大零售商如Target、Lowe's，也都是他的客戶。
分析這樣的成績，陳建甫認為，善用時間管理，運用「預先規畫」的概念，是打下海外市場的關鍵。
Tip 1：把握每天黃金3小時
上午完成目前工作，下午預備未來事項
不妨看看陳建甫單日的工作行程：他總是在上午9點至12點間完成須用腦力判斷、做決定等最重要的事項，把握這段思緒黃金期，完成「目前」的工作。
像是公司交付、不能不做的事，以及生產工廠要他決定的事，陳建甫全部在上午做完。「一早就把決定做好，將工作量轉出去，讓同事去運作，下午就等著回收結果，」他解釋。
此外，他也會在上午把所有該轉寄或回覆的email全寄出去。例如，若即將在美國西雅圖跟客戶開會，當他收到確認信件後，會立刻轉發給相關的所有人員，並且在信中提及行前會的時間，讓大家有所準備。
「第一時間把消息轉出去，讓大家消化與喘息，過幾天再召開會議討論細節，」陳建甫說，不僅可讓開會時更有效率，也可減輕自己的壓力。
「從8小時的工作時間濃縮到3小時，看似很有難度，但多年執行下來會發現，有時候2個多小時，就可以完成一天的工作量，」陳建甫分享多年來實踐的心得說。
雖然每天要處理很多email，但他通常不花太多時間寫詳細內容，只要簡單有重點，不管在哪個時區的海外業務，都可在最快時間內獲得回覆，避免拖延。
至於下午，陳建甫除了等待上午交辦後的結果外，還可以進行延伸性的工作，像是整合資訊、統計分析等歸納性工作，拿來做對未來有幫助的事情。
Tip 2：建立3年縝密計劃
倒推步驟法，讓團隊當責達成目標
除了短期規劃，陳建甫更擅於長期的時間管理。攤開他的時間管理工具，密密麻麻的表格，顯示出陳建甫重視細節管理的個性。
為了連結不同區域如美國、深圳、上海等地的海外業務員，陳建甫對時間管理有套特別心法。不論是月計劃或年度計劃，他都會建立起標準程序，並訂下目標，讓分散各地的員工們都可以透過這套標準程序來進行作業，他也可以隨時精確掌控工作進度。
其中，陳建甫最厲害的招數，是運用「倒推回去的步驟法」，預先規畫未來3年的目標與時程。
舉例來說，在今年初，他就已算好未來3年的業績目標，包括預測2013、2014、2015年的市場變化以及零售商的採購趨勢，來設定該部門的業績目標。按照這個目標，再細分每個月應該完成的業績。
接下來，陳建甫又按照美國零售商每年兩次的採購時間點，倒推回去，計算出在這個時間點之前，整個團隊必須做的待辦步驟。
每個步驟都詳細標明完成時間與負責同事，包括市場分析、產品研發、找到合作工廠、事前簡報演練、樣品寄送日期、跟顧客見面時間、客戶決定是否採購的日期，以及最後出貨日等。
這套長期的運作，成功地讓參與的每個人建立對工作當責的態度。「每個步驟都有完成時間，我會強迫自己按時完成，才不會影響到下一個步驟的負責人，」在收納用品業務處工作多年的專案經理郭琦認為，這種時間管理的原則，對自己產生巨大的約束力，因為「做不好，其他人都在看呢！」
除了培養員工的當責態度，這套規劃更讓陳建甫在客戶間建立起名聲，引以為傲：「10年來，無法如期交貨的次數少於3次。」隨著口碑在外流傳，吸引不少主動上門合作的新客戶。
設計出如此縝密的時間規劃表，其實是陳建甫從2008年全球金融海嘯衝擊中獲得的教訓。
當時全球大環境都不好，最大客戶沃爾瑪突然決定轉向採購市場上具有品牌的垃圾桶，來提升消費者信心。這使得特力集團賣得最好的不鏽鋼垃圾桶，在沃爾瑪零售架上的市佔率從60％一下子跌落到10％。
當時，距離下次採購時間已經短到只剩下兩個月。在這兩個月裡，陳建甫觀察，雖然特力集團的不鏽鋼垃圾桶沒有品牌，但是具有許多附加功能，不輸給其他大牌競爭者，價格上更便宜4成，他堅信產品是有市場競爭力的。
問題是，陳建甫必須說服客戶買單。當時，他會同合作生產的工廠代表，一起飛到沃爾瑪位於美國南部阿肯色州羅傑斯的總部，去做詳盡的簡報，包括歷史銷售數據、與競爭產品的比較等等。
最關鍵的一刻，在於他提出產品貼上沃爾瑪自有品牌的建議，不但可提升沃爾瑪本身的品牌知名度，販售的利潤又遠高於販賣其他品牌的垃圾桶。
這一仗，打得辛苦卻很值得。這款垃圾桶終於從10％的谷底翻身到85％的佔有率，創下歷史新高。
陳建甫在這一戰最大的學習是：只要產品具有競爭優勢，一時的業績不好，不代表失敗，更要堅持下去走到最後；而堅持下去的本錢，就是在危急時，懂得即時調整銷售策略。也因為如此，才有後來他堅持做長期預先規劃表的習慣，希望事先預測未來，為市場變化提早準備，及時因應。
Tip 3：同時策畫3個備案
確實執行「未雨綢繆」，戰勝景氣變化
不過，「計劃永遠趕不上變化」，尤其當全球經濟變化莫測，長期規劃最難做到的，就是如何徹底執行？
陳建甫從來就不只有一個計劃在進行，他提供給客戶的產品選擇永遠有備案。
例如，在陳建甫手上，同時間進行的產品時間規劃表通常有3～4個以上。以不鏽鋼垃圾桶為例，除了在沃爾瑪長年暢銷的掀蓋式外，2010年，他開始著手評估在美國當地生產、組裝新的金屬材質垃圾桶，以及研發滑蓋式的產品。後兩者在價格上更具優勢，就是為了迎戰當時預測近一兩年經濟成長即將降至谷底的市場。
果不其然，當歐債危機發生後，美國零售業的採購趨於保守，並要求供應商提供更低價格的產品。原本的掀蓋式產品強調多工，已沒有降低成本的空間，但另外兩個備案計劃這時就相對符合顧客的需求。
郭琦觀察，陳建甫最厲害的地方，就是會提前考慮即將可能發生的任何狀況，並且提前演練。「他不是等A計劃行不通後才想B計劃，而是有好幾個不同的計劃同時進行，再針對顧客的需求，提出適合的產品與銷售策略，」郭琦表示。
「長遠的時間管理訣竅，在於堅持，」陳建甫指出。破除「景氣差，業績就會下降」的迷思，陳建甫靠著嚴謹的時間規劃，未雨綢繆，體現出業務員的真正價值。
海外業務天王的時間分解術
1. 特力集團收納用品業務處的業績10年來成長4倍以上，愈來愈多的工作量讓陳建甫將專案管理的概念導入工作流程，輔以表格，以產品品項為單位，訂出未來3年目標業績。
2. 訂出目標後，接著再規畫出要達到目標之前，每一階段的工作時程與負責人，讓各地員工都可透過這套標準程序來進行作業。
3. 不過，任何流程都會遇到變動，因此還額外設計了「調整欄」，一旦有任何的變動，負責人要立刻填進「調整欄」，讓其他相關人員第一時間掌握最新進度。
陳建甫表示，雖然目標與流程是固定的，但是面對市場的變化，業務員要有勇氣將整個計劃撤掉，重新來過，千萬不能逃避而忽略市場的需求。
陳建甫
1970年次，特力集團特力貿易事業群收納用品業務處資深經理。負責的產品為垃圾桶、收納籃、鐵成架等，曾擔任過特力集團的品管、行銷企劃等職位。
