領導
中階主管最常犯的5個錯誤！別讓部屬離你越來越遠
摘錄自：經理人 每日學管理 電子報 2015/10/1
2015-09-14 18:25
整理．撰文 馬安奇
如果把老闆和部屬分別比喻成組織裡的大齒輪和小齒輪，那麼，中階主管就猶如帶動大小齒輪轉動的鍊條，必須奉獻很大的心力，才能推動組織順暢運轉。然而，在傳動過程中，只要鍊條移動出現一丁點問題，都可能造成整組齒輪停擺。中階主管只有隨時提醒自己避開以下這些管理陷阱，才能夠將「承上啟下」的角色扮演得更加稱職。
1. 緊迫盯人
明明已經和部屬確認過交件期限，但是在截止日前，還是不斷追問部屬「那件事進行得怎麼樣了？」「還沒完成嗎？」
中階主管上有老闆、下有部屬，很多時候他們是先把任務交辦給部屬完成，自己驗收成果之後，還要再上報給自己的主管。要是某件案子在部屬那兒耽擱了，沒辦法如期給自己的老闆一個交代，甚至造成進度延誤，基於風險控管的心態，中階主管很難悶不吭聲地等待截止日。
遇到這種情形，主管可以事先和部屬一起設下「確認點」。假如交件日是一個星期之後，便可以要求部屬「本周末向我報告一次」，讓部屬和主管自己都能掌握進度與狀況。只要定下了「確認點」，主管在此之前都必須耐心等候，不能再去煩擾部屬工作。
2. 獨裁決策
開會時，主管總是開明地說，希望所有人都能提供意見，邀請大家一起做決定。但是如果討論結果主管不滿意，最後還是自己說了算。
讓部屬參與決策，是為了提升大家對於決議的認同與配合。要是部屬集體做成的結論遭到主管否決，形同被潑了一盆冷水，情緒上難免會有所反彈：「既然如此，一開始主管自己決定不就好了？」一場缺乏誠意的參與式決策過程，可能破壞部屬對主管的信賴感。
不過，主管有主管的難處，倘若部屬的決定不夠謹慎，主管也很難硬著頭皮答應。
最好的解決方法，是從團隊裡指定一個人擔任會議主席，主導討論流程。討論開始前，主管先與這個人取得某種程度的共識，確保部屬的討論方向和結論，不至於偏離主管想法太遠。
3. 任務交辦不清
交辦任務給部屬時，說：「我知道你忙，如果可以的話，請幫我做這個。」沒想到，部屬把這句話解讀成：「假如沒空，可以不必做。」
主管在指派工作給部屬時，要注意4個溝通重點，避免讓部屬無所適從：
1.明確指出目標：包括交件日期和品質要求等等。例如，「請在下個月20號之前，做出給新進員工的ID卡使用手冊。我希望看到的完成度，是連新進員工看了都會明白的東西。」
2.指定做法：面對新進員工時，必須嚴格要求他們遵照標準作業流程（SOP）執行任務；但是面對資深員工時，只需要向他們說明自己預期達到的成果，至於執行方法，放手讓他們自由發揮即可，不需要再對過程下指導棋。
3.做出正面、肯定的指示：像是把「不要全都是文字」這句話，改成「多放一些圖解和圖片」，能讓部屬更清楚自己該做什麼。
4.避免說：「你聽得懂我的意思嗎？」大部分部屬聽到這句話，都會感覺自己被瞧不起。
4. 不會教人
對於表現不好的員工，總是感嘆他們能力不好、資質太差，想辦法要換掉他們。
主管最常犯的錯誤之一就是把員工「不知道怎麼做」誤認為「能力不夠」。然而，員工不得要領，很可能是因為從來沒有人教導他這方面的知識，或是練習不足。有些主管非但沒有先檢視自己是否盡到了協助部屬克服問題的責任，還迅速地在他們身上貼上C級標籤，導致部屬喪失自信。
在宣告放棄或意圖開除所謂的C級員工之前，主管可以先試試以下流程：1.問員工：「你如何進行這項任務？」2.如果回答正確，便要求他實際操作一次，觀察步驟是否正確。3.如果回答或執行不正確，就仔細地將整個流程做一次給他看，再請他回答或操作。假如以上方法都不見成果，再考慮放棄對方。
5. 喜怒無常
當團隊太過鬆懈，失誤頻頻，為了「整頓軍心」，態度便刻意嚴厲；當團隊灰心喪志時，為了「鼓舞軍心」，態度又變得開朗開明。
部屬通常無法體會主管費心調控工作氣氛的心思，他們只會覺得「最近主管脾氣很暴躁，大概是數字難看，被高層指責了吧」「他老是一個人唱獨角戲」等等。
一旦部屬認定主管「喜怒無常」，就會不知不覺養成看主管臉色的習慣。要是察覺主管心情不好，就不敢呈報表現不佳的業績報告，結果錯失應變時機。更嚴重的後果是，這會讓部屬在面對主管的指導時，無法自我反省，只把原因歸咎於「我真倒楣，碰到主管心情不好」。
如果是因為自己無法好好控制情緒，最簡單的方法是照鏡子。心理學研究指出，人在照鏡子時，能夠客觀掌握自己的情緒。當然，這不意味主管必須面無表情，只需要提醒自己，別被部屬定位成喜怒無常的人就好。
圖片來源/Shutterstock
《中階主管必修8堂課》
出版社: 巨思文化
