2015/8/21「講重點！用3個技巧寫出一目瞭然的email」

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講重點！用3個技巧寫出一目瞭然的email

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/8/14

2014-09-09 16:50  楊修 整理‧撰文 

你花多少時間寫一封電子郵件？

不知道你有沒有只是寫一封兩三百字的簡單電子郵件，居然就花掉30分鐘的經驗。或者被說交出的文章、企劃案沒重點！看不懂！模糊不清！明明自己應該交代得很清楚了啊，到底哪裡出了問題？

根據日本「商務郵件實態調查2010」（I. communication調查有限公司）的結果顯示，送信者覺得自己會讓收信人不悅的是「忘記附上附檔」「錯字、漏字」；收信人感到不高興排行榜的第一名卻是「看不懂內容」「不適切的用詞遣字」。

教人聽說讀寫都切中重點的《講重點！完全圖解書寫、傾聽、提問，一出手就切中要點的職場晉升術》指出，往往看不懂的文章是由於行文不夠簡單明瞭。參考以下幾個技巧，就能短時間寫出讓人一看就懂的清晰文章：

1. 了解正確的商業用語：

滿多時候我們寫信會卡住，往往是在琢磨細部用語。畢竟一旦用錯詞彙，收信者很容易對自己產生不好的觀感、這個人不夠專業正式的印象。其實，我們可以通過翻找字典，或花幾分鐘google一下書信商業用語來確保正確用對詞彙。

把口頭用語轉換成文章用語，也能讓文章看起來更正式。例如「一定」→「務必」、「請原諒」→「請海涵」、「請看」→「請過目」、「您的公司」→「貴公司」、「心想」→「推斷」、「請考慮過後」→「請明察之後」等等。

2. 活用條列式書寫：

把所有內容都塞進一篇散文式的文章，等於是讓讀者自己再重新整理一次看到的資訊。這時只要作者其中一個環節長篇大論，一不小心就會使重點失焦。使用條列式書寫一目了然，也事先確認了想要傳達的內容。另外，如果太過冗長，也失去逐條書寫的意義。

3.整理情報，簡潔傳達內容：

把始末詳細交代清楚是值得贊許的事，但往往文章被說又臭又長的問題所在，正是「從頭到尾太詳細的寫了」。要簡潔傳達內容不只是把事情交代清楚，更要整理。

讓我們先來看一封短信。

像這封想到什麼就說什麼，沒整理過資訊的信，讓人看了無法快速清楚抓到作者的重點。拆解這封信的要說的有：「公司手機不通」「手機為何不通的原因」「撥打個人電話就可以接通」「會談結束時間」「郵件連線的狀況」

若要改寫成清晰明瞭的文章有3個技巧：

a.「一開始就進入核心」。有時閱讀者在看了前幾百字還只是在鋪陳和交代背景，一下就感到不耐和不安，腦中盤旋著「重點是…？」的念頭。而要能一開始就進入核心，必須想好「最應該傳達的事情」是什麼，開門見山就把重點說出來。

b.「可以刪除的文字就徹底刪除」。只要知道什麼是「最應該傳達的事情」，才能刪除多餘的文字和贅詞，讓文章看起來更乾淨。

c.「主題集中為一個」。這封信塞了五個主題，重複了兩次多多指教，使得內容難以解讀，更無法得知「最想傳達的事情」。

透過以上3個技巧改寫之後：

相比之下，整理過後的文章清楚明瞭多了！

（取材自《講重點！完全圖解書寫、傾聽、提問，一出手就切中要點的職場晉升術》，高寶出版）

圖片來源/ShutterStock

2015/7/21 「養成3個小習慣，開口就能說重點！一分鐘清楚表達、完成溝通」

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養成3個小習慣，開口就能說重點！一分鐘清楚表達、完成溝通

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/7/20

2015-07-08 09:24 整理 陳立唐 

一般人在說話時，時常會在進入主題前發表一段很長的開場白。例如「大家好！很開心今天能站在那裡……」「今天突然被要求演講，所以沒什麼準備……」。然而，《開口就說重點》作者齋藤孝觀察到，今天的社會，人人行程緊湊、時間有限，太多太長的鋪陳或前言，會讓聽眾不耐煩，因此齋藤孝提出「一分鐘溝通」概念，任何發言都務必在一分鐘內迅速完成。

許多人聽到「一分鐘」，都覺得怎麼可能在這麼短時間，就把想說明的內容表達出來。但齋藤孝表示，藉由整理、練習和檢查，實際上每個人都能在一分鐘內清楚傳達一段完整的溝通內容。「一分鐘溝通」不僅節省雙方時間，同時因內容已經過安排，對方接收的都是重點中的重點，不會有多餘的資訊干擾聽眾思考。

想要掌握溝通的關鍵一分鐘，齋藤孝提供3個平時練習要培養的小習慣，讓你往後在任何場合，都能想得快速又清晰、說得簡單又精巧。

1.說話前，重新整理重點：

無論是必須事前準備（例如開會）、或突然被要求上台，齋藤孝認為開講前，都應該花些時間重新梳理內容。先寫下跟主題有關的字串，從中挑出幾個「非說不可」的關鍵字，最後再從關鍵字找出唯一重點，做為溝通的核心概念。

齋藤孝特別強調「寫」的動作。如果只是在腦海中演練內容，而未轉化為文字，最終極有可能因為時間壓力，而忘了某些該說的重點，影響內容的完善和邏輯性。

2.配合碼表，一分鐘的自言自語：

平時，可藉由「自言自語」的方式訓練一分鐘溝通術。先看完一篇文章，然後配合碼表，要求自己在一分鐘內講完文章大綱。接著，檢查自己在這一分鐘內，究竟掌握多少重點，有哪些漏講、有哪些可以精簡，記錄下來後重新挑戰。經過練習，一定愈來愈能夠掌握一分鐘的時間感，對於關鍵文句的篩選也會愈有心得。

齋藤孝也補充，在訓練的過程，務必要唸出聲音。假如僅在心中默唸，就無法明確「聽」到自己說了哪些內容，練習效果也就大打折扣。

3.檢查「效果」與「技術」，提升談話品質：

為了提升每次溝通的品質，齋藤孝認為，養成每次檢查說話內容的習慣相當重要。檢查的項目包含兩個範圍：一是效果面，二是技術面。

效果面的檢查重點在於評斷對方對於內容的反應，例如對方是否對主題產生興趣、或在溝通過程中感到煩躁等。

技術面的檢查，偏重在說話技巧，像是否簡潔、有無口頭禪、或在一分鐘內溝通完畢等。

透過持續地檢查聽眾的回應、以及自我審視表達的技巧，才能從每一次的溝通中不斷得到回饋、然後進步。

（本文取材自《開口就能說重點》，臉譜出版。）

圖片來源/Shutterstock

2014/10/2 「話要先想過再開口，3訣竅講重點、讓人一聽就懂」

實用秘技

話要先想過再開口，3訣竅講重點、讓人一聽就懂

摘錄自：經理人月刊 電子報                        2014/10/2

整理 / 楊修

在日常對話或工作場合裡，總會碰到有人在敘述事情或報告時，講得又長又不清楚，讓你忍不住想跟對方說，「請講重點好嘛！」這樣的困擾不僅會發生在一般人身上，就算是在專業上學有專精的優秀人士，也一樣會為了不知道如何清楚表達自己的想法，而苦惱不已。

說話「有重點」，要具備整理資訊的能力，才能簡單明瞭地傳遞訊息，讓人一聽就懂。以下3個訣竅，幫助我們說出內容清晰易懂的語句：

1. 先想好再說話

說話前，沒有事先思考要說的內容，話題東一個西一個，最容易使聽眾抓不到重點。

「王祕書，請把A公司寄來的信轉給我。還有，幫我把B公司的預約改到明天10點。噢！今天傍晚前，做好C公司的估價單，還要放進顧客特別折扣的項目。對了，剛剛說的B公司的預約地點，改在他們公司。」

這通電話留言就是典型「想到什麼就說什麼」的說話方式，重點模糊，讓人難以迅速接收資訊。

分析這通留言，要說的有4件事：「寄A公司郵件」「把B公司預約時間改到10點」「製作C公司估價單」「變更B公司預約地點」。將這些事項分門別類，資訊就會更清楚：「寄出A公司郵件」「製作C公司估價單」歸類為請別人代勞的事，「把B預約時間改到10點」「變更B預約的地點」則是變更事項。

在與人溝通時，只要先幫對方整理好資訊，對方就可以輕鬆地接收到我們的訊息。

2. 預告談話內容

一開始就講清楚談話的大綱。以上述電話留言為例，應在開頭就說，

「我有兩個重點，一個是想請你代勞的事，另一個是變更事項。請你代勞的有……」

只要在最初加上預告，再分別詳述細節，接收者就能夠掌握話題全貌，容易理解接下來的內容。

3. 直接回答對方的問題

當你對某人提出問題，得到的卻是一個牛頭不對馬嘴的答案，你難免會納悶：是你問得不夠清楚，還是對方沒聽懂你的問題？

D部長：「E先生，每天早上的業務話術訓練，都有確實在進行了嗎？」

E先生：「我們的訓練相當有系統。做法是開始進行訓練時，先明確舉出當天要達成的目標。訓練結束後，還會互相確認能不能達成目標，確認成果。」

E先生的回答沒重點的原因在於，他沒有自覺到問題和答案是否吻合。部長提出的問題是「訓練『是否』如實進行」，E先生應該針對這個問題回答「有或沒有」，再敘述訓練已確實進行的具體根據，而不是直接描述訓練狀況。

（本文取材自《講重點！完全圖解書寫、傾聽、提問，一出手就切中要點的職場晉升術》，高寶書版。）

2014/7/12 「一個優秀的上班族，一定要有講重點的能力！」

一個優秀的上班族，一定要有講重點的能力！

摘錄自：天下雜誌電子報                        2014/7/8

2014-07-06高寶出版 作者：安田正

圖片來源：https://www.flickr.com/photos/hotelarthur/9311229017

 你明明腦袋清楚，知道自己想要說什麼，但卻常常無法完整表達，只換來對方一句：「我聽不懂你到底想說什麼。」或者在寫信給主管或客戶以後，被對方說：「你的語意不清，看不懂你在寫什麼。」

本文出自高寶出版《講重點！完全圖解書寫、傾聽、提問，一出手就切中要點的職場晉升術》，更多內容>>

你明明腦袋清楚，知道自己想要說什麼，但卻常常無法完整表達，只換來對方一句：「我聽不懂你到底想說什麼。」或者在寫信給主管或客戶以後，被對方說：「你的語意不清，看不懂你在寫什麼。」

一個優秀的上班族，如果沒有講重點的能力，絕對會影響你在職場上的發展。如果你在這個位置上混了許多年還升遷無望，表示你需要這本書，協助你解決職場溝通這個大問題！

透過提問，掌控說話的流程

當我們聽別人說話，發現「好像有點失焦」時，此時往往已經嚴重離題了。以談話的地圖來做比喻的話，那就是明明目的地是2段，可是人卻己經走到3、4段左右了。在這種狀況下，當事人是無法自行修正回正軌的。

發現有這種狀況時，就要立刻提出質問。

「那麼，我們稍微言歸正傳一下，您的意思是……吧？」

這雖然是一種提問的形式，但是卻可以讓話題回歸主題。舉例來說。

A先生：「如果要問被公司派駐國外需要具備什麼樣的能力，大部分的人大概都會認為是語言能力吧？可是，我覺得實際上並不是如此。重要的是，就算英語能力不好，還是會有想積極和外國人交流的心情。說穿了，就是溝通能力吧……我也曾多方嘗試地學習英語。你有沒有過這種經驗？覺得英語能力很重要，特別是聽力更難訓練……結果，透過CD或測驗做聽力訓練時覺得並不是那麼難，但是實際與人對話時卻完全不是那麼一回事？我曾經聽過英語能力很好的人說，當初充滿自信地出國，一坐上計程車時卻發現自己完全聽不懂司機在說什麼，覺得很沮喪。可能是一看到司機的態度不怎麼友善，一時之間就心生膽怯不敢開口，反而英語能力好不好根本就不是考慮的重點了吧？就我們所知，很多計程車的司機都是從外地來謀生，所以每個人都帶有很重的口音。此時，堅持持續地努力溝通，才是最重要的事情吧？」

B先生：「原來如此，如此一來，你的意思就是說，在國外，溝通能力比英語能力重要囉？」

A先生在談話的過程當中，話題漸漸越扯越遠。

「重要的不是英語能力」→「溝通能力才重要」→「聽力很難訓練」→「有時候連英語能力好的人都無法溝通」→「計程車司機的案例」→「努力嘗試開口說話才重要」。

一開始是有事情要傳達，話才沒講多久，就從「計程車司機的案例」開始離題，隨著事情的發展，當事人就很難自行及時回歸主題了。

所以此時，身為聽眾的人就要幫忙做個整合。也就是說，要適時地讓話題和主題連上線。

最適當的做法就是直接告訴對方「……讓我們言歸正傳」，同時以提問方式來詢問，就不會讓對方產生我們在糾正他錯誤的感覺，這也是一種讓說話者很容易就接受的方法。

以這種模式將我們聽到的話做個整理，相信說話的一方就會有「談起話來覺得很簡潔明瞭」的感覺。

聽他人說話時掌握談話內容的重點，可以幫助對方，使其所說的話更加地簡單易懂。

明確搜尋的標準，提高閱讀效率

不管是什麼工作，都會閱讀到各種資料和郵件。

可是，閱讀資料相當耗力費時，一本書也往往無法看到最後一頁。

好像有很多人都為「如何才能快速地閱讀？」這個問題所煩惱。

就「基於工作需要而必須閱讀資料或書籍」的目的而言，「閱讀」本來就是一種「情報收集」。所以，必須以「為了收集工作上所需要的情報而進行搜尋」為目標來閱讀。

舉例來說，當我們有「收集製造業周邊的情報以進行諮詢」、「下一次要向通訊系統公司提案，所以要收集相關情報」的需要時，就要針對這個目的，區隔必要的情報和不必要的情報，這就是工作上的「閱讀」。

只要能運用在工作上就足夠了，所以這類的「閱讀」並不需要做到逐字逐句確認的程度。重要的是──

1.馬上判斷情報的必要性。

2.明確判斷的標準。

這兩點是我們能否有效率地收集情報的關鍵。

舉例來說，除了報紙之外，我每個月會閱讀10本雜誌，10～20本書左右，另外，我也會從非文字媒體，譬如從網路或電視（錄影下來的內容）收集情報。

從量來看，閱讀的數量確實很多，但是我是將情報做區隔後才來閱讀的，所以感覺上負擔並沒有那麼重。

以下3點是我刻意區隔出來的重點。

1.本身有很濃厚的興趣，務必要知道的情報。

2.之前沒有興趣，現在重新產生了興趣，變成必要的情報。

3.不需要的情報。

至於主要的主題是與「微觀的經濟動向」、「一般商務」、「商業溝通」等直接相關的情報。

首先是根據書籍的書名和目錄來判斷是否要購買。

若發現與上述第三項「不需要的情報」的標準相符，那就不用閱讀了。

閱讀書本時，同樣也要按照1～3的標準來判斷「這個部分有閱讀的必要性嗎？」。

如此一來，大約30分鐘就可以看完1本書了。

與其說是閱讀，不如說是「搜尋」來得更貼切。

既然我們身處在目前的情報社會裡，收集情報是不可或缺的，然而，如果不能有效率地、適切地整理情報，就會落得被情報淹沒的下場。

所以要常常提醒自己，想要有效率地「閱讀」情報，就要把「不需要閱讀的東西」分離出來。