2015/12/14「靠這套SOP準備簡報，他成功說服蘋果CEO，省下六千萬成本！」

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靠這套SOP準備簡報，他成功說服蘋果CEO，省下六千萬成本！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/3

2015-11-18 17:12  撰文 陳書榕 

下個禮拜，你得面對上百名客戶做場簡報，主軸是今年度公司的營運狀況和未來展望，你打開電腦的PowerPoint，瞪著螢幕發呆，發現自己不知如何開始。

 1. 打開PowerPoint，只做了首頁就沒有靈感了？

 2. 在簡報時，突然腦筋一片空白？

 3. 每次輪到你報告，台下的聽眾很容易就開始聊天、分心？

 4. 製作簡報檔案時，總是花掉很多時間，卻還是亂七八糟？

確認目的及聽眾特性，找出中心主軸與溝通語言

工作者難免會遇見得上台簡報的時候，很多人常常為此緊張到睡不好。其實，要做一場「比你想像中還好」的簡報，並沒有那麼難。

製作簡報的第一步，得先想想，「你想達成什麼樣的目的？」是想募資？拿下專案？還是改變聽眾想法？POWER FOR POINT共同創辦人林大班表示，先確認簡報目標、找出中心主軸，才有篩選簡報材料的標準。

在擔任STUDIO A大中華區招聘及培訓總監時，林大班曾主導過一場由STUDIO A董事長郭台強對蘋果（Apple）執行長提姆．庫克（Tim Cook）簡報的專案。「那場簡報最重要的是我們在裡面『預藏了一個想法』，想促使庫克順勢答應。」結果郭台強簡報過後，庫克一個點頭，就為公司省下一年6000萬的成本。

確認了簡報目的之後，接著要摸清楚聽眾的底細，找出最好的溝通方法。

除了年齡之外，聽眾資訊還包括學經歷背景，甚至是國籍也要考量在內。有一次，林大班到STUDIO A南京分區做教育訓練，當時他剛結束日本行，因此在課堂上就以日本的服務文化當例子，沒想到台下竟毫無反應，甚至表情冷淡。事後，當地的接待同仁才委婉告知，在南京盡量少以「日本」為例，因為1937年發生的南京大屠殺，對於中壯年的工作者來說，可能正是他們父執輩的沉痛記憶。

先在紙上寫下想法，再「套用模組」製作簡報

一提到簡報二字，很多人都會急著打開電腦裡的PowerPoint，急著把簡報畫面塞滿。林大班提醒，請先用人腦，再使用電腦。

「打開電腦就會迷失在設計動畫、找圖片等次要事件裡。」最好的方法是先拿張紙，寫下腦中的想法，包括要透露的訊息、舉的例子，希望獲得的效果等等，再進行分類排序。

累積多年經驗，林大班歸納出簡報需求不外乎：提案、報告、演講跟教育訓練。為求教學與製作簡報流程簡便，他早已整理出4套模組，碰到不同的需求或場合，只要先在紙上整理完自己的想法，再選定一個模組，加入個人經驗、舉例或實證，一份簡報就迅速成形。

1.提案式PWH：用切身問題引起共鳴，引導出解法

製作提案簡報時，由於對象多半是投資者或主管，重點在於引起他們的共鳴或好奇，再解釋這個提案「為什麼非你不可」，最後好酒沉甕底，提出成交誘因，讓聽眾的好奇心在一次被滿足。

簡單的做法是，先拋出一個切身相關的情境。以環境汙染為例，大部分人都會直接聯想到「北極熊滅亡」的照片，但林大班說這種切題法對聽眾來說太遙遠了，如果你有做好聽眾的背景分析，發現台下的聽眾多半都是雲林人，那就可以以六輕為例，拉近距離產生共鳴。

提案創意大部分都有可能很類似，差別在於執行者的優勢，在此階段除了強調學經歷之外，更應該強調你的殊異性、為什麼非你不可？你打算怎麼做？林大班表示，前兩部分都可以感性表現，但怎麼做就得講得清楚明白，讓聽眾一聽就懂。

2.報告式DIG：藉由解讀資料帶出重要訊息、提出解決方案

當報告對象多是主管時，最適用這個模組。除了簡述目前掌握的資訊，以及從資料分析出所獲得的訊息之外，最重要的是提出解決方案。林大班強調，在簡報中分享資訊無法為企業加值，懂得解讀、分析資訊，並且提出解法的簡報者，才是技高一籌。

3.演講式PPM：用動人故事貫穿全場

演講的主軸多半簡單，但必須要有一個令人印象深刻、打動人心的故事做為背景，帶領聽眾身歷其境。林大班笑稱，其實最好的範本就是好萊塢電影《復仇者聯盟》系列，英雄多半強悍登場、故事中段則陷入人生最大的危機，險而無法翻身，最後仰賴意志力、智慧或無私精神創造奇蹟，三階段高潮迭起，其實就是演講最好的範本模組。

4.訓練式MTH：引起學習動機、改變眾人行為

這類簡報的核心要素在於引起聽眾的學習動機，所以在開場時就講明獎賞制度，就會是不錯的做法，像是發言者、主動學習者、定時繳交作業者考績加乘。訓練多半是希望學員能夠在課程結束後改變做法，因此要給予誘因，讓他們對於改變抱持正面態度，進而影響其他學員。

簡報完不是真正結束，下了台，立即重講一次

如果想在簡報過程中設計互動橋段，要在事前就觀察聽眾人格。以常見的DISC人格類型（D為支配型、I為影響型、S為穩定型、C為服從型）為例，需要帶動氣氛就找Ｃ型人格、需要回答問題則找S型。「千萬別找錯人，讓自己在台上碰一鼻子灰，精心營造的簡報氣氛也因此減半。」

最後，大部分人在簡報前都會練習預講幾次，但事實上，簡報之後的「再練習」也很重要。多做這一步，才可以將「剛剛應該這樣說才會更精采」的懊悔與學習，轉化為新的簡報技巧。因此，下台後，讓自己再快速地短講一次，不但能訓練自己的口條，也可以為下次的簡報做好萬全準備。

圖片來源/Michigan Works! Association via flickr, CC licensed

2015/10/22 「你能讓簡報一秒被看懂嗎？跟外商顧問公司學超強簡報術」

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你能讓簡報一秒被看懂嗎？跟外商顧問公司學超強簡報術

摘錄自：經理人月刊電子報                        2015/10/22

2015-10-14 16:39  整理．撰文 韋惟珊 

簡報設計真的有好壞之別嗎？下面是原始版簡報，也是在工作場合中很常見到的表現形式。《簡報聖經》作者傑瑞．魏斯曼（Jerry Weissman）指出，這張投影片至少有8個地方有待修正，不妨一起找找看，親身體會怎麼讓簡報更好懂。魏斯曼說，簡報設計沒有標準答案，要簡化到什麼程度，端看簡報者想傳達的重點是什麼，只要和重點無關的訊息，就該移除。

這張簡報哪裡可以改善？

「精鍊後的簡報」長這樣

1.從圖表本身就可以看出是呈現連續6年的營收概況，所以副標題「6年營收：1999∼2004」無助於增進訊息的理解，可以直接刪除。

2.「以百萬美元計」太冗長，改成「$百萬元」放在圖表上方，統一標註。

3.重點如果是要強調營收的「增長態勢」，圖表襯底的格線和縱軸數字都可移除。

4.年份可以簡寫，減少圖表中的數字量。

5.《華爾街日報》的字型要大一點，才看得清楚。

6.如果只是要表現6年來總營業額逐年增長，可移除各產品的營業額數字，直接標註年營收就好。

7.移除3D效果，讓版面更簡潔，長條的差異也更明顯。

8.直接將產品標記放在相應色塊右側，讓各項產品的成長概況一目瞭然。

本文資料來源：《外商顧問公司的超強簡報術》，先覺出版

首張圖片來源/Marc Chouinard  via stocksnap

2015/9/12「達到TED高標準的，簡報關鍵四原則+一實踐」

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達到TED高標準的，簡報關鍵四原則+一實踐

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/9/11

2014-04-22 18:27  作者 孫治華 

若是有在注意簡報技巧的人，對於TED這三個字是絕對不會陌生的，它算是簡報者的一個聖堂之一。若你覺得應該要有地方有能力將好的理念傳遞給全世界，我想TED絕對有改變世界的能力的舞台。因此，這篇將分享TED在尋找/篩選講者時的七大要求，讓大家知道TED眼中的好講者，是有什麼樣的優點。

依慣例，簡報實驗室總是要求精簡，訴求不過三的原則。七個要求？我想連記住都很困難了，更何況是執行？因此將這七個要求精簡為成四大指導原則與大家分享。

1. 簡報要時間管理！

從簡報規劃與構想來說，一場報告/演講的發展應該可以短、長、中三個階段。

•短，是最初的概念流程，可能三到五分鐘就夠了，只要可以回答Why、What和How即可。

•長，為骨架添肉，將佐證資訊、實際範例與故事性放入，可能已經到了十五到三十分鐘。

•中，精簡/刪減，思考你的簡報希望傳達什麼訊息，得到什麼樣的評價，提早兩分鐘結束。

因此，你可以依據演講現場的狀況，刪減、補充你的演講內容，做好時間管理。

額外小訣竅>>

一場有明確/嚴謹時間限制的報告/演講，最好要準備兩個結尾：五分鐘與一分鐘的結尾，長短與演講時間相關可自行調整。雙結尾，五號（台語）！

2. 分享永遠是：熱情(理念) + 資訊(量化的數據/質化的經驗)！

只有熱情=>空泛，只有資訊=>枯燥，都沒有辦法達到 啟發/傳達 的目的。理性與感性需同時並存，感性與理性的出現先後則與如何解讀聽眾背景和演說目的有關。而目前大量的研究中顯示先感性再走理性訴求接受度會比較大。

3. 要有梗！

這是必要，不是隨意。

簡報像是故事，像是文章，該有起承轉合、該有橋段、該有"抖包袱"。在梗的地方，多盡點心力去鋪成感動/領悟的時刻與視覺的體驗，不要讓聽眾想像你的想像，show出來。 去找圖（你找簡報預設的美工圖，你就完了），去找影片，甚至道具都好！實際的做出來，聽眾才實際的感受得到。不要讓聽眾的感動還要自己想像，他沒這義務。

4. 與自己對話！

這是必要，不是隨意。不論是賣產品或是傳達理念，講者的真誠是最重要的一點，真誠來自於自我對理念與產品的不斷對話，到最終的內心認可。自己相信這是好的產品，相信這是值得傳達/分享的理念，真誠會帶給你熱情，真誠會幫助你完成你的演講。

最後，對！以上四點是指導原則(guideline)，指導原則 就是你看得懂，卻不一定做得到(大多是在上場時才發現做不到)。畢竟每個人的認知不同，所以，跟大家介紹最後一實踐：

1. 確實執行預講！

要讓想像與現實一致，最簡單與最重要的方式就是提早預講，找朋友實際聽給意見，最真實。除非你已經是公認的高手(不是自認喔～)，否則，你不預講，只表示你不夠重視那場演講。

簡報實驗室與大家共勉之。

TED原文七大要求分為兩階段，最基本的要求為:

•be shorter than 10 minutes（短於十分鐘）

•contain informative material, not just inspiring messages（不僅只啟發的訊息，還有資訊為證）

•be delivered with a huge amount of passion for the topic（為主題付出著巨大的熱情）

進階的要求為下列四點：

•brilliant EXPLANATIONS（精彩的解釋）

•meaningful A-HA moments（充滿意義的精采橋段）

•powerful STORIES（有力的故事）

•indelible IMAGES（讓人印象深刻的影像）

（本文獲「簡報實驗室」授權轉載，原文在此 。）

簡報實驗室

簡報，是一種溝通的媒介。只要你是一個有話想講的人，你就會用到簡報的概念。簡化/視覺化你的想法，傳達你的理念。 http://pptlab.blogspot.tw/

2015/7/18 「矽谷最有說服力的女人南西‧杜爾特親自教你，向高階主管簡報必知的五大要點！」

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矽谷最有說服力的女人南西‧杜爾特親自教你，向高階主管簡報必知的五大要點！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/7/14

2015-07-03 17:48 作者 南西‧杜爾特（Nancy Duarte） 

高階主管是很難說服的一群人，他們往往時間緊迫，只能給你一點時間。雖然大多數的觀眾也是如此，但面對高階主管，你的用詞必須更精準簡練，才能讓他們覺得你提供的資訊有助於他們做出重要決策。

此外，好戲不要擺在後頭，對他們做簡報，時間不宜拖太長，也不要把重點放在最後，一開始就要讓他們知道，你對他們有幫助。他們希望你趕快進入重點，他們沒時間，也沒心情聽你妙語如珠，你會發現他們經常急著打岔，即使接下來的三張投影片，你就能回答他們的問題。

因此，對高階主管做簡報時，重點要放在協助他們更有效率、更輕鬆的做決策，做法包括：

說重點

假裝你只有五分鐘，儘管你被分配到三十分鐘，你準備了三十分鐘的簡報內容，也要假裝你只有接下來的五分鐘，這樣能迫使你簡潔扼要的解說他們最關心的事，例如重大的發現、結論、重要建議與行動號召。先簡明說出這些要點，之後再深入探討各項輔助數據或次要重點。

提供所需一定要切題

若他們要你提供印尼工廠剛發生的最新資訊，你就先說明這點，之後再談其他。他們找你做簡報，是認為你能填補這塊資訊空缺，因此要盡快針對問題回答。

設定期待

一開始就讓觀眾知道，在這場三十分鐘的簡報，你會先花五分鐘做重點摘要，接下來的時間將進行討論。大多數主管若知道很快就能提問，都會耐心的給你五分鐘，讓你先報告重點。

製作摘要投影片

以幾張摘要投影片，清楚簡明的秀出你的主要論點，其他投影片則當作附注說明。你可以運用 10％ 的經驗法則，如果你有五十頁的附注投影片，就只要在一開始秀出五頁的摘要投影片。做完摘要簡報之後，就可以讓觀眾主導對話。通常高階主管會想深入探討有助於決策的論點，這時你可以很快從附注投影片中，找出輔助說明。

排練

簡報之前，可先找個曾經成功說服高層主管的人，幫你檢視你的簡報內容，並給予你中肯的建議，你的訊息是否夠簡明扼要？摘要投影片是否把所有內容濃縮為可快速瀏覽的重要見解？是否遺漏了觀眾想要知道的事項？

聽起來有很多事情要做吧？向高層主管團隊做簡報，不僅是一件極有挑戰性、會讓人很有成就感的事，也可能為你開啟許多機會。所以，務必精準掌握要點，讓這些擁有極大影響力的人成為你的強力後盾。

（本文出自於《Readmoo閱讀最前線》，原文請點此。）

圖片來源/Chris Guillebeau via flickr, CC licensed