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超實用！會議必備的5張表格，讓老闆對你刮目相看
摘錄自：經理人 每日學管理 電子報 2015/7/28
2007-01-02 08:00 撰文 文及元
會議中大量的語言資訊交錯，如果沒有好用的工具將大家的思考脈絡加以整理，就很容易產生議而不決的後果。
讓與會者的雙眼能看到團體思考的過程，稱之為「可視化」，其實就是將每個人腦中的想法「圖表化」，將抽象的概念以具體方法呈現，這裡有些加強圖解表達力的方法，可以協助會議的進行。
不論是會議的召集人或與會者，都能因為可視化的過程，歸納整理會議中交流的訊息，將大家的討論拉回議題上，將白板上的資訊共有化，協助與會者了解彼此的想法，達成會議的目標。
在不同的會議情境，可以採用不同的可視化圖表。
•需要團體腦力激盪時，可以使用親和圖（Affinity Diagram）；
•需要解決問題時，可以用邏輯樹狀圖（Logic Tree Diagram）逐項進行討論；
•需解析原因時，可以讓魚骨圖（Fishbone Diagram）上場；
•用來透視許多變數或原因與結果之間的互動關係時，可以使用關連圖（Relation Diagram)；
•如果討論到一個議題的正反意見時，可以導入T表或是矩陣圖（Matrix Diagram）將兩種相反的觀點列入。
1. 用來找出原因的魚骨圖
想找出互相糾纏的問題的原因╱結果，或是目的╱手段時，可用魚骨圖，重點在於讓與會者集中內在的問題，而非表面的事象魚骨圖可進行廣而深的體系化問題分析，將問題濃縮在一個圖裡，促進取得與會者共識。
方法：從問題分析原因
1.先將問題「改善提案無法達成目標」寫在右端。
2.從左端到右端劃一條線，連接剛剛寫下的問題「改善提案無法達成目標」，成為魚骨。
3.寫下造成問題的變數，例如：本人、上司、公司、現場，成為中骨。
4.針對每個變數再畫出箭線，請與會者提出「為什麼」的意見，一層一層分析下去，可以看出其中的癥結，成為小魚刺。
2. 用來透視許多變數互動的關連圖
為前頁的魚骨圖找出各種變數、原因與問題、結果之間的互動關係，要注意的是，箭線的定義不能改變，箭線指向的地方是結果。
3. 鼓勵大家發言的親和圖
使用親和圖有許多優點，不僅可以在短時間內，整理來自與會者的大量語言資訊；方便找出資訊之間相互關連性；加上全員參與，增加大家的切身感；對於橫貫不同部門的會議，或是想突破上下從屬關係的會議更是特別有用。
4. 找出最佳決策的邏輯樹狀圖
邏輯樹狀圖的精神在於麥肯錫公司（McKinsey & Company）發展的「彼此獨立，互無遺漏」的結構化原則（mutually exclusive, collectively exhaustive，簡稱MECE）。當你能完一份議題的邏輯樹狀圖，代表你擁有一份解決問題的藍圖。邏輯樹狀圖有以下優點：
1.界定問題，使個別問題都能精確地根據事實加以分析。
2.利用依據事實所做成的分析，再配合上膽識直覺，來做成策略性的決定。
3.進行有意義的訪談，並有效地將訪談所得的內容加以歸納總結。
4.分析所得的資料，以決定該如何處置。
5.向所有適切的決策者，清楚地傳達依據事實所得出的解決方案。
當你需要將會議的結論歸納成唯一的結論，向決策者提案時，可以使用金字塔結構（Pyramid Structure），金字塔結構是要有系統用來說服他人，重點在於去蕪存菁，找出支持唯一結論的原因，而這些原因通常會經過挑選而非全部。
5. SWOT表矩陣圖
在進入決策階段前，將優點╱缺點、機會╱威脅、高╱低、多╱少、費用╱效果、損失╱收益等對比關係的列表。
表格是可以包括許多資訊的方便工具，寫一個T字，畫上線條，就是表格，就像我們常用EXCEL試算表功能一般，定義欄與列的關係與名稱，從最陽春的兩欄兩列，呈現對比關係，到發展應用4象限，甚至更多，用一張表容納較多的資訊，就像EXCEL的功能一樣。
