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2014年4月19日 星期六

2014/4/19 「巴菲特:將成功拒之門外的人,經常是你自己」

巴菲特:將成功拒之門外的人,經常是你自己

摘錄自:天下雜誌電子報                        2014/4/15
2009-06-30 Web only 作者:盧智芳,吳凱琳

天下雜誌電子報 - 20140419
圖片來源:www.flickr.com/photos/fortunelivemedia/6211726407/
在你顧著埋怨「時不我予」的時候,就像投資大師華倫.巴菲特(Warren E. Buffett)對年輕學子們的提醒:其實將成功拒之門外的,經常不是別人,而是你自己。真正的挑戰不是來自外在環境,而是你只有一種固定的態度看待事情。

「這裡每個人都有能力像我一樣,甚至比我更優秀。可是你們之中,有些人真的可以做到,有些人卻不行。對於那些做不到的人,不是世界不給你們機會,是因為你們只顧著耽溺在自己的做事方法裡。」──投資大師巴菲特對華盛頓大學學生演講

在你顧著埋怨「時不我予」的時候,就像投資大師華倫.巴菲特(Warren E. Buffett)對年輕學子們的提醒:其實將成功拒之門外的,經常不是別人,而是你自己。真正的挑戰不是來自外在環境,而是你只有一種固定的態度看待事情。

要改變自己,「習慣」是最有價值的關鍵字。對於習慣的威力,美國一位已逝企業家諾伯(Charles C. Noble)有最貼切的描述:「起初是我們養成習慣,後來則是習慣造就了我們」。

在職場上,又有哪些壞習慣應該避免?

暢銷書作家馬克.葛斯登(Mark Goulston, M.D.)在《擺脫你的工作壞習慣》(Get Out of Your Own Way at Work)中,列出上班族容易掉落而不自覺的心理陷阱,而且提出反向思考的藥方。

處方1:有些常見的壞習慣,應該重新追溯源頭,找出原因

譬如,浪費時間是不少人共通的症狀,但有時候你以為無法在預定時間內達成目標,是因為太慢採取行動,然而葛斯登指出,沒有想清楚就做,或是把時間花在瑣碎、卻非真正重要的事情上,更浪費時間。所以有效節省時間的策略反而應該是:「深思熟慮,一次做對(Measure twice, cutonce)。」

處方2:不要把「感覺」與「事實」混為一談

工作上很多煩惱的來源,經常是你的「感覺」,而非真正的「事實」。然而很多人因為分不清「事實」與「感覺」,總是深陷負面情緒無法自拔。

有一次,葛斯登受託去調解2位高階主管的爭執。他分別問2個人:「攻擊對方是你真正的目的嗎?」雙方的答案都是“No”。但是「感覺」對方有敵意,先採取自我防衛的眼神、語氣,卻讓兩人一見面就顯得劍拔弩張。

了解「感覺」與「事實」間的差異,至少能畫出一條界線,不讓感覺失控,無限蔓延。

處方3:看清楚你要「眼前」還是「長遠」的效益

例如換工作這件事,很多時候只是稍許的不順心,便衝動地辭掉工作,卻沒想清楚自己要的是什麼,或是仔細思考一份工作的優缺點。

在你真正做決定之前,請先回答以下的問題:
●想想你最後一次辭職的情景,這次的決定導致哪些正面以及負面的結果?
●冷靜思考你目前的處境,然後寫下這時候辭職會產生哪些優缺點。
●另外再列出辭職以外的其他可能方案,並分別寫出這些方案的優缺點。
●想想身邊有哪些人可以提供你真正客觀而有益的建議。
●如果你希望這時候辭職,問自己為什麼是現在?你的理由充分嗎?或者你只是為了逃避某個不愉快的人或事?

若是票選職場上最令人頭痛的難題,「人際關係」一定名列前茅。別人看待自己的眼光,經常比工作本身更能決定許多上班族的心情。你要贏得的不是膚淺的「喜歡」,而是長久的「信任」。

另一種常見的情況是,努力揣摩老闆的心意、喜惡,希望得到老闆的喜愛。

但事實上,要得到老闆的注意與讚賞,實質的工作表現才是最終關鍵。所謂的表現包含:

●做得更多:凡事要比老闆想的再多一步,達成超乎他預期的成果,絕對能加深你在老闆心目中的重要性與價值。

●更快速。時間就是金錢,每次老闆交代的工作,必定要在期限內準時完成,甚至提早完成,而且又能維持很好的品質。

●更便宜。不論老闆是否有主動要求,你永遠都要找出最省錢的工作方法,幫助老闆減少不必要的成本。

●更安全。有時老闆的思慮不太周全,或是不了解實際情況,因此在事情判斷上會有誤差,這時你必須盡到自己的責任,給予必要的提醒和說明。

總之,想要得到老闆的賞識,得先在工作上做出成績來。

處方4 :盡量避免掉入人性的弱點

很多壞習慣的另一面,其實是一種人性的弱點。如果你能覺察到,就能夠有意識地避免。

「太衝動」、「太容易覺得沮喪」、「講話太莽撞傷人」、「太獨裁」……,這些習慣都或多或少與個性有關,需要自我的練習調整。「一個人要花20年的時間去建立自己的名聲,但只需要5分鐘的時間,便能將之毀於一旦。」這是巴菲特的名言之一。千萬別讓衝動成了絆腳石。

當對方愈是想要激怒你,你就愈要反向操作,表現得若無其事,甚至輕鬆以對,便能讓對方知難而退,無計可施。或是,在開會討論時,感覺自己的負面情緒開始累積,可託辭暫時離開一下,讓自己喘口氣,再回到討論現場。

別小看以上提到的壞習慣對生涯的影響。成功與失敗的差別,往往不在於能力的高下,而是隱而不見的習慣與行為。如果你能意識到阻礙你更上一層樓的壞習慣,並持續地改善,便能距離成功更進一步!

書名:擺脫你的工作壞習慣(Get Out of Your Own Way at Work)
作者:馬克.葛斯登(Mark Goulston, M.D.)
出版公司:Penguin Group



2014年2月19日 星期三

2014/2/19 「4招快速歸納法,管理資訊超效率」

4招快速歸納法,管理資訊超效率

摘錄自:天下雜誌電子報                        2014/2/18
2007-10-01 Cheers雜誌 作者:吳凱琳

對上班族來說,現在搜尋資訊的管道變多了,也更即時,但隨著資訊量的暴增,得花費更大功夫去整理和消化。面對雜亂而龐大的資料,該如何整理出頭緒?面對成堆的文章,如何在短時間內抓住重點?4招快速歸納,讓你管理資訊超效率!

對現代人來說,資訊發達是幸福,也是痛苦。搜尋資訊的管道變多了、也更即時,但是隨著資訊量的暴增,得花費更大工夫去整理和消化。

有效閱讀與吸收

首先,光是閱讀蒐集到的資料,就要耗掉不少時間,而且往往看到最後,不是忘了前面看過的內容,就是腦袋裡塞了太多資訊,變得混亂不清。

閱讀資料也需要有方法,但是你不需去學速讀,也能大幅加快閱讀速度。

1.排除所有可能讓你分心的事物。
閱讀要有效率,必須有很高的專注力,盡量在不受干擾的環境、或選擇某個完整的時段閱讀資料。如果注意力不集中,容易讀過即忘,又得重新開始。

2.隨時記下重點。閱讀時要手眼並用。
當你取得任何的文件或資料,立刻花幾分鐘的時間瀏覽全部的內容,同時用螢光筆或彩色筆劃重點,像是重要的人名、地名、刊物或一段話。

你也可以在空白處寫下這篇文章的重點,或是使用適當大小的便利貼,日後要找資料時,就可一目了然這篇文章的內容,不需要再從頭看到尾。

3.適當休息。
根據研究,每閱讀完1小時休息5分鐘,可以大幅提升閱讀的效率。不僅避免疲勞,同時可以趁這5分鐘消化剛剛閱讀過的資料,或趁機記錄你認為重要的部份。

4.善用心智圖。
雖然心智圖(mind map)原本是用來訓練個人思考與聯想力的工具,不過也可以用來強化自己的歸納整理能力。

《有效生活》(The Optimized Life)的作者金?羅奇(Kim Roach)建議,每讀完一本書或一篇文章,便可採用心智圖的方法,把整本書或整篇文章的內容濃縮成一張圖。

筆記管理好,檢索沒煩惱

筆記也是資料整理的重要工具之一,但我們通常不會花太多時間去思考如何「管理」筆記的內容。

日本《超效率資料整理術》作者熊谷正壽認為,筆記不僅僅是讓你隨時可記下有用的資訊而已,最重要的是必須方便你日後查詢與檢索。

因此最好選擇活頁式筆記本,可以隨時調整前後順序,而且要嚴格遵守一份資料一張活頁紙,並在每頁活頁紙的上方標明:「日期」、「地點」、「參加者」以及「主題」,或是其他可以幫助你快速抓住這頁資料重點的資訊,方便你事後查詢。

另外像是開會時,通常你會記下必須親自處理的事情、待解決問題、或其他待辦事項等,你也可以在每件事的前面加上方格,日後問題一旦得到解決或事情完成時,便可在方格內打勾,如此便能確實掌握有哪些事情尚未處理,不會有任何遺漏。

歸納編號,去蕪存菁

當你閱讀及記下大量資料後,要如何去蕪存菁、歸納整理出你真正需要的內容?如今為專職作家、出版過《總統是我家親戚》、《台灣西方文明初體驗》、《囍事台灣》等書的陳柔縉,有非常寶貴的經驗。

她曾經為了蒐集撰寫《囍事台灣》這本書的素材,花了不少時間從日本到台灣,跑遍各大圖書館、進行採訪、蒐集大量資料。

前期準備時間長達多年,但是面對成堆的資料,陳柔縉卻可在極短時間內,很有效率地篩選出可用的素材。

她的方法便是重新把所有資料看過一遍,把她認為可以寫成書的資料或是重點進行編號,再把這些編號重新寫在另一張紙上,變成綱要,最後根據這張綱要的內容,擬定書籍的大綱。

此外,為了以後寫書需要,她隨身都會攜帶一疊紙卡,如果看到任何有趣的事物、資訊或是人,就會立即寫在紙卡上,並在右上角標明類別,有空時再依照不同類別歸類,等到某一類別的紙卡到達一定數量時,就可以成為一本新書的主題。因此,她隨時隨地都有好幾本書的素材。

多花些時間,事前做好規劃,即使面對再雜亂的資訊,你也能快速歸納重點,找到你要的內容。