2015/12/9「10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間」

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10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/1

2014-10-23 11:03  作者 異塵行者 

Google 日曆是目前最多人使用的免費、雲端行事曆服務之一，尤其當需要在電腦、手機、平板等不同裝置同步自己的行程時， Google 日曆是一個最好的「湯底」，把行程都儲存在 Google 日曆來方便在不同地方獲得自己的行程，例如各式各樣的行事曆 App 中：「從時間管理情境推薦 8 款 Android 行事曆 App 比一比」。

不過，對很多朋友來說，可能也會覺得 Google 日曆乍看之下好像很簡單，甚至太過陽春，所以當湯底很好，要真的煮成一鍋料理，或許還需要其他工具的幫忙，例如雖然湯底在 Google 日曆，但是平常管理時卻在功能更豐富的 Sunrise 中料理行程。

然而 Google 日曆真的像外表看起來的一樣這麼陽春嗎？

其實不是，在 Google 日曆樸實無華的功能中，擁有很多最佳化個人行程，增加團隊合作效率的隱藏功能，只是我們不一定會發現。所以今天這篇文章，要從我長期使用 Google 日曆，並且真的主要在 Google 日曆上完成進度管理的經驗，跟大家分享那些 Google 日曆中的隱藏功能與應用情境。

兩年多前在電腦玩物寫完「Google日曆最佳化：在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程」一文後，一來時間久了、功能更多了，二來我自己的時間管理想法、方法也有改變，所以今天想要從活用 Google 日曆隱藏功能的角度，重新分享我自己怎麼最佳化 Google 日曆行程管理的方法。

1. 聚焦當下：把過去的活動暗化

Google 日曆上排滿了行程，但是逝者已矣，來者可追，我們應該聚焦在現在與未來的行程，讓過去的行程留下備查的紀錄即可。要怎麼在 Google Calendar 上展現這樣的視野呢？

Google 日曆中可以暗化我們過去的行程安排，於是就讓今日與未來的行程在日曆中看起來「發亮」，從而在檢視日曆時，總能先聚焦在當下。

只要進入你的 Google 日曆一般設定中，就可以找到活動暗化處理的選項。

2. 適合你的工作週期：設定顯示的週數期間

每個人的工作型態可能有不同的「進度週期」，而我們其實是依照自己的進度週期在規劃工作。例如記者要執行一個專欄企劃的週期可能是一個禮拜，我會在一個禮拜內完成發想、研究、採訪、寫作工作。但是老師要完成每一次課程規劃的週期可能是兩個禮拜，這個禮拜就要開始為下個禮拜的課程做好準備。

依據我們不同的工作週期，可以在 Google 行事曆上設定我們慣用的「工作區間」。例如我現在把我的工作區間設定成三週，每次打開日曆我可以查看前一週完成的進度，執行這一週的計畫，並且準備下一週的資料。

如何設定？請參考「Google Calendar 日曆自訂檢視」教學。

3. 知道時間是有限的：加快會議進行

開會是必要的，但開會的目的是決定下一步行動，所以應該幫會議制定很明確緊張的時間安排，讓我們在討論時可以就事論事，透過時間的緊張感來減少岔題的散漫，以制定接下來的任務為首要目標。

Google 日曆有一個很不錯的設計就是「少 10 分鐘的會議安排」，每一次當我們想要安排一個小時會議時， Google 日曆自動把時間設定成 50 分鐘，這提醒了我們時間的寶貴、緊湊，也預留了讓我們不會把時間擠爆的空檔。

你可以在 Google 日曆一般設定中，找到「預設活動持續時間」，試試看不要把時間排滿，反而讓你工作更有彈性，也工作更有效率。

4. 留給自己多少時間？隱藏凌晨與深夜時段

你會在凌晨或深夜時間安排工作嗎？除非不得已的原因，例如你的客戶在國外就是要深夜上線，要不然一開始就給自己一種：「反正正常時間做不完，我可以晚上再做」的彈性，那麼我們就很容易鬆懈，真的把更多事情留到晚上做。

所以更好的做法是，一開始嚴格規定自己晚上時段不要安排事情，這樣反而幫自己留下餘裕（延伸閱讀：PIANO 慢慢來，義大利口頭禪教我的五個工作哲學）。

這也是我常常說要給自己留下「神聖時間」的時間管理關鍵技巧，而在 Google 日曆裡，可以預先設定好把晚上時段隱藏起來，這樣再安排時間時，就可以先不考慮這些神聖時間（當然，硬要安排進去行程也依然可以）。

如何隱藏？可以參考「隱藏 Google 日曆凌晨深夜工作時間」的教學。

5. 幫大家準備好資料：加入 Google 雲端硬碟檔案

在「一人之力為什麼可以有團隊之效」的文章中，我分享了自己 Google 為圓心的工作策略，因為 Google 各服務之間是連動的，所以可以把我們的不同工作串連起來、整合在一起。

例如當我在 Google 日曆中邀請夥伴在下週參與一個會議時，我可以在 Google 日曆裡「直接插入」來自 Google 雲端硬碟的檔案、文件，提供他們下週會議需要的資料。

大家的行事曆都是同步的，於是當我這樣做時，夥伴的行程裡就會出現我提供的文件資料，而且來自同步更新的 Google 雲端硬碟，我也就省下還要用郵件反覆溝通的時間，又確保大家都看到檔案，都會在會議前獲得準備好的最新資料。

在Google行事曆中的「研究室」中，開啟「活動附件」功能，就可以讓你在編輯行程時，增加一個「附件」的選項，這個附件可以讓你連結Google Drive中的文件，同步分享給你邀請的夥伴。

6. 會議室不一定要在辦公室：加入 Hangouts 視訊會議

同樣的，會議不一定要在實體的會議室開，如果夥伴之間不在同一個辦公室，我們可以利用 Google Hangouts 來進行 10 人以內的免費視訊會議。

而當在 Google 日曆中安排了一個會議行程時，我可以在這個行程裡直接插入 Hangouts 會議邀請，這樣一來當會議時間到達時，每個人都會收到通知，並且可以直接打開行程裡的連結，加入 Hangouts 雲端視訊會議。

相關操作的教學，可以參考我的另一篇文章：「Google Hangouts 即時通更適合工作溝通的 9 個好理由」。

7. 待辦處理郵件：插入 Gmail 郵件工作表提醒

我們甚至可以用 Google 日曆來管理 Gmail 裡的郵件，當收到不需要當下處理，而是下週要提醒我處理的郵件時，我會把這封郵件「插入」 Google 日曆中，這樣到了下週，就可以在行事曆上看到這個郵件處理提醒。

要怎麼做到呢？其實就是利用 Gmail 裏的 Google 工作表，把待辦郵件加入你的 Google 工作表，並且設定日期，他就會出現在你的 Google 行事曆上。

相關教學可以參考「Google Tasks 工作表的 10 個待辦事項管理方法心得建議」一文。

8. 更多元的生活時間管理：顯示農曆

在很多人的日常生活中，農曆都是一個重要的需求，很多我們的習俗儀式，需要透過與農曆日期的搭配來行動。

而這時候在網頁版的 Google 日曆中，其實可以直接顯示農曆日期與節氣。

相關教學可以參考我的這篇文章：2014 行事曆台灣假日與農曆新增 Google日曆、手機完整教學。

9. 減少多餘與錯誤的溝通：查看雙方是否有空

團隊合作裡，每個人的工作時間不同、任務安排不同，有空的時間也不同，這時候當需要一起合作時，如何更有效率的、更準確的知道彼此有空的時間？

Google 日曆提供了多種「交換彼此有空日期」的方法，對於要約開會時間，安排共同活動是一個有效的工具，而且雲端即時同步，可以即時看到彼此真的有空的空擋，反而避免了互相詢問時可能遺漏誤記等風險，可以更確實地做好多人時間安排。

完整的步驟教學可以參考電腦玩物「不再約錯時間！如何從 Google 日曆即時確認對方有空」一文。

10. 可以當作討論區的行程：Google 活動與 Google 日曆

有一個大家比較少用的功能也可以跟 Google 日曆整合，那就是「Google 活動」。前一陣子去意大利旅行時，我把旅遊行程設定成 Google 活動，然後邀請同行者加入，在 Google 活動中可以像是討論區一樣討論行程，並且旅遊後可以在 Google 活動裡一起上傳照片。

但是 Google 活動最棒的就是會同步到 Google 日曆上，哪一天的活動就會出現在那一天的行事曆，並且連結到 Google 活動的討論區、照片上傳區。

如果一個團隊工作不只要安排出進度時間，還希望可以在日期到達前進行多人討論分享，那麼用 Google 活動建立小團隊事件，讓事件同步到 Google 日曆上就是一個好方法。

•小結：

以上，就是這幾年來，我在使用 Google 日曆時會運用的 10 個進階功能，善用他們，就可以在時間管理上幫我們更有效率，團隊溝通更便捷，也就幫我們偷到更多自己可以運用的時間。

本文獲「電腦玩物」授權轉載，原文在此。

首張圖片來源 / Google網站

電腦玩物

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2015/5/26 「如果我知道行事曆可以這樣記，就能提早幾年成功了！」

個人成長

如果我知道行事曆可以這樣記，就能提早幾年成功了！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/5/25

2013-12-16 18:04 整理‧撰文 謝明彧

 

9個填寫要訣，讓工作排程更順暢

行事曆除了拿來做行程安排與時間規畫，很多人也會在旁邊空白處順手寫下年度目標、工作內容、應帶物品等注意事項，別小看這少少幾個字的筆記，資訊完整與否，往往是工作者表現優秀與平凡的關鍵點。

1.工作排程第一步：確立目標

回想求學時代，你是否曾經設定這樣的目標：「要進入XX大學，聯考必須有XXX分，數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」

《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出，學生時代學到的know-How，沒道理工作以後就不能用，先確立自己想要達成的「主目標」（例如「成為銷售業績第一的業務員」），然後以樹枝狀展開，將主目標分解成數個階段性目標，就能具體看見自己從現在起該做什麼，並以此安排行事曆。

2.用倒推法擬定計畫：從終點開始反推算

「綿密的安排是達成目標的關鍵，」弘兼憲史表示，要達成目標，確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫，先計算出下一個階段目標距離現在大約還有多少時間，據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」，並逐一填進行事曆中。

3.在顯眼處寫下「一年的目標」

「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件，弘兼憲史建議的做法是，將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處，或是隨身筆記本的第一頁，內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標，而且務必寫得翔實。

4.年行事曆：記下主要活動，把握全體樣貌

有了年度目標之後，接著還應在一年之初，在行事曆填上已知工作日程、重要企畫或私人活動，並用「←→」標示出哪些時段已被填滿，哪些仍屬空閒，如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標，甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調，「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事曆最重要的功能。

5.使用記號與色筆，標記「重大事項」

每月開始時，應回頭檢視年度目標，將當月待辦事項填入月行事曆，並在空白處醒目地標示。弘兼建議，可以螢光筆或紅筆，將重大預定事項特別標示出來，或是將公事和私事用不同顏色做區分，務必做到「易於辨識」。

6.切割版面，讓工作規畫更合理完善

在行事曆上區分出「上午和下午」「公事和私事」等空間，也是弘兼憲史推薦的做法，有助於釐清當日預定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午時段，陸續被填入6項企畫案完成日，顯然難以達成，這時就必須及早重新安排工作。

7.醒目標示非預期、不確定事項

訂完年度目標和當月目標之後，「本周目標」也必須寫在行事曆上的醒目位置，做為提醒。

弘兼提醒，除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外，也要格外留意和特別標示出「不是自己的預定事項」（例如「周二～周五上司出差」）和「未確定的預定事項」（例如「周三下午總部主管可能會來」）這兩種資訊，因為它們往往會對行動安排產生重大影響，甚至打亂原訂計畫。

8.制訂檢核表，避免遺忘與拖延

碰到「沒有非在某個時間點執行」的工作（例如去郵局劃撥雜誌續訂費），應將此類事項列在每日行事曆上方，並畫上檢核表做為提醒，否則很容易一忙就忘了。

9.使用便利貼，擴充版面空間

如果因為行事曆版面空間較小，不夠寫上眾多待辦事項時，可用小張便利貼貼在行事曆上，以創造額外空間、發揮提醒作用，還可在當日未能完成之際，直接將便利貼移到其他時段。

圖片來源 / isabisa via Flickr