2015/10/24「Excel記帳雲端進化！Google表單比記帳App還好用」

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Excel記帳雲端進化！Google表單比記帳App還好用

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/10/23

2015-10-11 11:19  作者 esor huang（異塵行者） 

之前我寫的一篇記帳心得：「丟掉記帳軟體與 App ，轉個彎，我養成了記帳的習慣」獲得了許多迴響，很多朋友喜歡我那樣以預算為導向的簡單記帳方式，因為一來更容易養成這個輕鬆的習慣，二來也能達到控制花費與儲蓄的效果。

但是同一篇文章底下有不少朋友留言提到他們也不一定使用記帳軟體或 App ，而是更喜歡從以前到現在養成的用 Excel 記帳的方式，好處是自己可以自由設定欄位，資料自己可以完全掌控，又能用 Excel 做出報表。

那麼，在這個雲端時代與行動時代， Excel 記帳的方法有沒有雲端化、行動版的變種呢？之前看到國外知名教學網站 MackUseOf 的「 Use This Google Form Budget Trick to Control Your Spending 」一文，就提到可以用「 Google 試算表」加上「 Google 表單」，做出自己可以隨時記帳的「雲端+行動」記帳本，效果不輸專業的記帳 App 喔！

我對於這個方法非常感興趣，於是自己實作了一段時間瞭解其效果與功能，今天這篇文章就來分享我照著實作後重新整理的方法教學：

如何用 Google 試算表與表單，製作出可以行動記帳、雲端同步的帳本？

先來看實例，下圖就是比 Excel 記帳更進化版的 Google 雲端記帳，利用「 Google 表單」設計出類似記帳本的問卷調查頁面，這個頁面無論在手機或電腦上都能隨時開啟使用，快速記錄一次花費。

而所有的消費記錄都會同步儲存在雲端的 Google 試算表中，我們還可以利用「 Google 試算表內建圖表設計功能」統計收支的圓餅圖。

你也想利用 Google 試算表與表單設計出自己獨一無二又快速易用的記帳本嗎？那麼下面我們就來拆解怎麼設計。

從新增 Google 試算表與表單開始：

1.

上面我們已經看到最後完成的效果，現在就讓我們一步一步來完成他的製作。

首先，打開你的「 Google 雲端硬碟」，我建議建立一個「記帳帳簿」資料夾來專門儲存以後的記帳表單資料。

2.

接著在這裡先新增一個「 Google 試算表」，這份試算表就像是 Excel 一樣，以後可以儲存我們所有的記帳資料。

3.

但是我們不只想要用 Excel 記帳，我們希望有真的像是記帳 App 那樣簡單易用的記帳介面，這個便捷記帳介面就要用「 Google 表單」來設計。

所以進入剛剛新增的試算表，先將這個試算表命名為記帳本（方便以後查找），然後在上方功能列的「工具」中為這份試算表「建立表單」。

透過連結 Google 表單，我們就能用問卷調查表的介面來設計出好用的記帳介面（延伸參考： Google 表單的 10 個專業問券調查設計秘密教學）。

建立記帳問題：交易日期、交易項目、消費類別、消費金額

1.

經由上面步驟進入「 Google 表單」設計介面，讓我們來設計幾個經典的記帳問題。

首先增加「日期」問題類型，這讓我們可以快速選擇這筆交易的日期。

2.

接著我們用「文字」問題類型來新增一個「交易項目」欄位，用來填寫這筆消費的實際用途說明。

3.

再來我們利用「單選」問題類型來建立消費類別，例如飲食、交通、娛樂等等，就像所有的記帳 App 那樣，事後就能透過消費類型的統計來分析自己的花費情況。

4.

當然，別忘了利用「文字」問題類型，加上最重要的「消費金額」欄位，這裡就可直接填上消費數字。

5.

我們甚至還可以把這個記帳本改造成更有養成習慣激勵的效果，例如用「評量尺度」問題類型設計「我真的需要這筆花費嗎？」欄位，用 1 到 5 的分數在消費後給自己評分，最後就能統計自己的消費是不是在符合需求的情況下完成。

6.

經過上面的問題設計，很快的我們就用 Google 表單設計出自己的便利記帳單，這時候別忘了還可以利用「不再只有醜醜範本！如何幫 Google 表單美化背景外觀？」來幫表單設計一個好看的問卷介面。

行動記帳本：新增問卷網頁到手機主畫面或書籤

1.

完成了 Google 表單與試算表的設定後，現在我們就可以重複使用這個記帳問卷網頁來輸入自己的消費了！

無論在手機或電腦中，打開剛剛設計好的「記帳問卷」，這時候只要在日期、項目、類別、花費欄位一一填寫，就能快速把一筆消費同步輸入 Google 試算表，要比打開試算表填寫要快速簡單得多。

 

2.

除了把這個記帳問卷網頁加入書籤外，在 Android 手機裡可以利用Chrome 的「加到主畫面」功能，把這個問卷網頁捷徑放在桌面上，這樣就真的像一個記帳 App 一樣了。

用 Google 試算表最新探索功能查看消費統計

1.

我們在記帳問卷表單輸入的一筆一筆花費，都會統整到一開始建立的 Google 試算表中，只要打開這份試算表就能看到所有花費。

2.

更進一步的，現在新版 Google 試算表右下方有一個「探索」功能，點擊這顆探索按鈕，就能任意查看每一個欄位相關的統計圖表。

例如打開探索功能後，我點擊「消費類別」欄位，就可以看到這段時間我在哪一個類別上花費最多的統計圖，這是不是就跟一般記帳 App 沒什麼兩樣了呢？

3.

而剛剛設計的「我真的需要這筆花費嗎？」，也可以在探索功能中直接統計出目前的平均分數，看看自己的消費是不是更偏向「真的需要的花費」。

建立長期追蹤樞紐分析表

1.

如果你是一個對統計圖更認真的記帳者，還可以在 Google 試算表中圈選需要的欄位，然後打開「資料」選單裡的「資料透視表」。

2.

這樣一來可以開啟新的 Google 試算表分頁，讀取剛剛圈選的欄位，建立自動統計分析的樞紐分析表，以後就能隨時查看自己最關注的帳目統計。

這真是一個自由、簡單的記帳方式，最棒的是資料完全自己掌控與同步，又能在所有平台使用，只要透過 Google 試算表就能記錄與統計分析，而透過 Google 表單更是可以建立類似一個記帳 App 那樣的行動記帳介面。

或許你用膩了一般的記帳 App ，那麼不如來試試看這個比 Excel 記帳更加雲端化與行動化的 Google 記帳方式吧！

（本文出自電腦玩物，原文請點此)

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2015/8/25 「迎接40歲的到來，你該做的25個練習！」

個人成長

迎接40歲的到來，你該做的25個練習！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/8/24

2015-02-09 20:00  整理‧撰文 陳清稱 

邁入40歲的Check-list

「40歲並不是30歲的延長線，而是180度轉變為完全不同的方向，是人生的轉捩點。」《40歲，好日子才開始》將人生比喻成一場馬拉松，40歲正好位於折返點上，是人生最重要的轉換期。

進入40歲後，如果還是照著三十幾歲時的那套做法的話，反而是件危險的事，在進入人生下半場前，就該在自我管理、職涯發展、家庭經營、人際關係與財務規畫等方面做好準備。

1. 自我管理：主動出擊，避免掉入守成窠臼

步入40歲後，一旦養成守成的心態，就會像暢銷書《誰搬走了我的乳酪》中所說，愈是在乎自己的那塊乳酪（指既有成就），就愈想要緊咬不放，除非做出自我改變，否則沒有一件事情會變好。

•不以「不能成功，便是失敗」「非黑即白」等二元論方法看待所有問題，多留意、體會灰色地帶的其他可能性。

•再也沒有比閱讀更好的啟發方式。養成閱讀習慣持續學習，並以「主題式閱讀法」的方式，在某一段時間中集中精神，選定某一領域主題，進行深度學習。

•思考如何比現在更快速地完成工作，並且成為組織中其他人的模範。

•以自我檢驗方式，在每一季檢討時，寫下自己做了哪些事、對公司的貢獻為何，藉以了解自我存在的價值。

•克服不善溝通的毛病，建立聆聽、打探、說明的能力，真誠地關心對方。

•培養工作以外的興趣，以建立「與朋友有相同興趣」的方式，投入新的領域。

•採取「80%守勢，20%攻勢」原則，面對每天的工作，勇於挑戰新的目標，避免錯失機會後悔不已。

•在每天例行的工作之外，以周為單位設定一個「令人興奮的目標」，讓自己主動出擊，例如與團隊在短時間內挑戰大型提案。

2. 職涯發展：找到強項，建立無可取代的地位

《40歲，好日子才開始》指出，二、三十歲時，是以累積成果為目的的直線型人生，只要發揮個人力量即可；但到了40歲，再也不能一個人埋頭苦幹，而是必須全盤思考未來職涯的發展方向，並將這些累積的成果加以運用，集結身邊眾人的力量，帶領團隊夥伴激發工作幹勁。

•考量自己的人生優先順序，而不是公司事務性時程表上的優先順序，並寫下自己人生中最想要得到的前三項願望，努力縮小現狀與目標間的差距。

•不管公司能不能成全自己「想做的事」，也要養成時時思考自己想做的是什麼，並進行規畫執行。

•培養無人能及的強項，以在某個群體中成為第一為目標，將決勝戰場拉到對自己有利的領域，找出有把握贏的戰場，再一決勝負。

•不論面對部屬或客戶，都會被期望是個能夠散發自信的人，因此必須培養驅使別人行動的自信。

•在思考什麼事想做或不想做之前，先搞清楚公司到底希望自己做的是什麼，進而配合、調整。

•在決定考取證照前，要選擇自己有興趣的領域，並拋開想要利用這個資格混口飯吃的想法。

3.家庭經營：分配比重，兼顧工作與家庭

處於人生分水嶺的40歲，在工作上，正面臨上下左右夾擊的中間位置（例如中階主管）；在家庭上，則必須肩負起小孩教養、父母看護、夫妻相處等接踵而來的問題，於公於私都被別人所牽絆，可說是身不由己的忙碌時期，過去二、三十歲時，以自我為中心的作為，到了40歲再也行不通，必須在家庭與工作間找到平衡點。

•牢牢記住太太、小孩、父母的存在，就算工作再忙碌，也要從平常生活中積極努力取悅家人，例如與家人一起外出用餐，或是一年帶全家人去旅行一次。

•主動控管自己的時間，自行宣布在某時段（例如星期一、二、四晚上）不接受邀約，拒絕無意義的應酬，將更多時間留給家庭。

•提早對父母看護問題做準備，必要時將父母交給專業看護照顧，避免為看護父母而中斷職涯發展。

•以周為單位，將工作與家庭生活事先做好比重分配規畫，並將它記錄在行事曆中，在工作與家庭間取得平衡。

•將周未時間分段，例如分成「上午」「下午」「晚上」，並在不同時段安排活動，和家人一起共度周末。

4.人際關係：建立關鍵人脈，危急時能拉你一把

有些人表面上看起來朋友很多，但如果都是工作上牽涉到利害關係的人脈，真正遇到困難時，可以幫忙的人其實很少，所以建立工作以外的人脈（例如大學同學、社區同一社團的友人），在受到打擊危險之際，能伸出援手的人，就顯得非常重要。

•有效的人脈講求的是重質不重量，因此與其有100位朋友，不如有一位絕對支持你的人，在面臨困臨時，能拉你一把的人。

•掌握「誰很懂這類事情」的關鍵人脈，在公司內外建立可靠人脈，在不同領域，建立至少3位可以隨時幫忙的人脈，特別是在當部屬有困難時，能夠協助快速找到可以幫忙的人，或是介紹相關有力人士。

•依親密度將人際關係分成「其他眾人」「粉絲」「認識的人」「友人」「信徒」（例如父母、子女）等5種，協助判斷對方在自己的人脈範疇中屬於何種等級，建立合適的互動模式。

•重視與年輕一輩的關係，因為這關係與自己的成長密不可分，在組織中，不被後進敬重的人，路只會愈走愈窄，甚至到最後，因為找不到接棒的人，而慘遭資遣。

5.財務規畫：評估風險，及早與金錢打交道

正確的金錢觀與財務規畫，可以幫助身心發展。《關鍵40歲》認為，要和錢好好地打交道，因為再也沒有比它更值得信賴的「好傢伙」了，相反地，若與它反目成仇，它絕對會成為最讓人束手無策的難題。

•不要老想著刪減生活所需預算，而應想辦法增加收入，努力投資理財，或是從事兼職「腳踏兩條船」，選擇平行發展第二項事業。

•謹慎評估風險承受度，不要投資會使你晚上睡不著覺的標的，投資行動要符合「資產配置」「定期定額」及「買進持有」三項原則。

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