2015/11/22「成功者怎麼列清單？6種to do list幫你解放大腦，有時間好好思考」

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成功者怎麼列清單？6種to do list幫你解放大腦，有時間好好思考

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/11/19

2015-11-05 14:15  編譯．整理 吳孟純 

待辦事項一堆，記都記不住，每天都被截止期限追著跑該怎麼辦？別傻了！頭腦是用來思考的，不是用來記住你落落長的待辦事項！

《為什麼菁英都是清單控？》作者寶拉‧里佐(Paula Rizzo)，是美國知名電視節目製作人。他承認自己有列清單的「強迫症」，從工作任務、辦活動、找房子，都會用不同的清單來幫忙，而這個習慣是她工作傑出、生活愜意的關鍵。

她說「很多人都愛列清單，但清單不是隨便列就好，重點是要用有策略地，使用正確的方法列清單。」

如果你想讓自己更有效率，一定要懂得怎麼列出這6種清單：

1. 明確且目標導向的每日工作清單

別以為列待辦清單很簡單，根本不需要思考！每天的待辦清單只能列上你有時間跟資源完成的事項，至於那些遠大的目標，你需要把他們拆解成可執行的小任務。

第一步就是列清單的時機，在下班前將清單列好，清楚寫上該打哪些電話、該寄哪些郵件。當你隔天一上班，就像把導航系統開機好了，隨時都能上路！

寶拉‧里佐的個人習慣是將需要更多注意力的任務，例如寫作，排在一天的開始。而其他零碎的小事，像是打電話、寫郵件，則是放在清單的最下方，通常在午餐後或較疲倦時才做。讓自己不會因為突如其來的干擾， 打斷了一天中最重要的任務。

2. 外包任務清單

有些事雖然不會佔用你太多時間，但親力親為對你來說不見得是最好的選擇。能外包的任務就外包吧！雖然一開始需要花點時間訓練，卻可以省下很多未來的時間。

3. 夢想與長期目標清單

把你的長期目標跟夢想都寫下來吧！不管夢想有多大，看起來有多不可能達成。研究指出，光是「寫下來」這個動作，就讓你的夢想增加33%的實現可能。將長期目標清單寫下來之後，別忘了定期檢視、修改。

4. 贊成/反對的理由清單

當你準備開展一段新的合作關係或進入新的商業領域，製作一份贊成/反對的理由清單，可以幫助你清楚地釐清思緒。當然，清單中的「贊成」多於「反對」並不代表你就得全盤接受新計畫。

使用這份清單最好的辦法是，寫下後就先擱著。等思緒沈澱後的幾天，再把這份清單看一次。這一份清單也方便你跟朋友或夥伴腦力激盪時使用，幫助你做出正確的決定。

5. 專案管理清單

和別人合作一個專案時，做一份有執行細節、任務指派的專案清單，可以避免「微管理」。透過同步的數位清單，每位專案小組成員也能清楚專案進度、自己和別人負責的工作內容。

專案管理清單可以避免大量的email往來，讓所有專案內容集中在一處，並且清清楚楚。

6. 討論重點清單

如果你即將有一場重要的會議，你一定需要這個清單！記錄你想討論的事項，就不會遺漏了重點。把這張清單放在桌上，隨時想到什麼就可以記上去。

文章出處/fast company

圖片來源/anselm23 via flickr, CC licensed

2015/10/9 「TO DO LIST 這樣用才對！」

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TO DO LIST 這樣用才對！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/10/6

2014-11-01 00:00  整理‧撰文 謝明彧 

如果有人說你不會用「To-Do List」（待辦清單），你可能會在心裡立刻反駁說，「不就是把要做的事情都列出來嗎？怎麼可能不會！」然後轉頭看著自己的待辦清單（不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內），「嗯……今天還有12件工作要做，希望在下班前能處理完。」

不過，你的這個希望通常不會實現，很有可能你撐到晚上9點才離開辦公室，卻還剩4件沒完成，只好移到明日再戰。

於是日復一日，清單上的待辦事項不斷累積、拉長，不知從哪一天起，每天早上你都必須先深吸一口氣，才有勇氣打開那張清單，因為光是看到還有幾十件事情等著要做，就讓你倍感壓力，「我怎麼可能做得完！」甚至，你到後來乾脆不打開你的待辦清單了，只做想到的、眼前的工作，眼不見為淨……

「待辦清單根本就是在提醒我還有一堆事情沒完成嘛！對於幫我提高效率根本沒用！」或許，你曾經不只一次這樣在心裡抱怨。但是這很有可能是因為你一直都用錯的方法來使用待辦清單；或者說，你一直都用錯的方法，來整理與管理你在工作上的「下一步行動」（Next Action）。

待辦清單不是備忘錄，是清晰列出「下一步行動」

我們學習各種時間管理與工作排程系統，無非是希望提高自己的成效、更快地做完工作，然後每天心情輕鬆地下班。由美國時間管理大師大衛‧艾倫（Dacid Allen）所提出的經典時間管理系統「GTD」，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無壓）一起兼得的方法。

GTD是「Getting Things Done」（意即把事情通通完成）的縮寫，不只在全球有數千萬人奉為工作排程處理的圭臬，Google搜尋更可以找到高達500萬筆相關討論與應用。

透過GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多，依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度，享受「掌控一切」的安心感。

《PCuSER》主編黃鐘毅表示，幾乎在當前所有To-Do List軟體內的清單分類功能設計，都有受到GTD理論的影響。

GTD的第一個觀念，就是「明確化你的下一步行動」。這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因，因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」，而不是明確的「行動」。

例如，你的待辦清單第一條是：「完成新產品提案企畫，下周三要提報」，你預計在早上9～12點完成。實際動筆時，你很快就會發現，這其實只是一個粗略的項目，其中還會涉及許多行動：上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……，這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」，才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

把所有事情移出腦袋，讓自己心無旁騖

做事缺乏詳細的行動規畫，執行起來就容易掛一漏萬，陷入忙碌、焦躁的狀態。

「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時，就會帶來不良影響。」艾倫強調，其實你的潛意識內，很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。只要你沒有把所有未完之事釐清，「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到沒有壓力。

因此，GTD的第二個重要觀念，就是「把所有事情移出腦袋」。艾倫表示，要讓自己無壓又有效率，首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來，不管大小、公私、清楚或只是個概念，全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當你知道自己已經掌握了所有事情，就會感到安心，也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。

這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。傳統時間管理系統強調「由上而下」，先找出「大目標」，再規畫「中目標」，最後落實為不同的「細部行動」。GTD則強調「由下而上」，不管大事、瑣事通通拋出來，不必按照輕重緩急安排程序，目的就是好好清理掉它們，以免事情變成懸念，干擾你的專注力，到最後沒一件事做好。

這就是GTD最大的優點，也是GTD五大流程「蒐集→處理→組織→回顧→行動」設計的原理：

首先，先把事情移出腦袋，不管大小全部放進「工作籃」中，讓自己不再心有所繫。

再來，針對這些事務，判斷「能兩分鐘內當下完成」或「無法兩分鐘內完成」，把立即可以處理的處理掉，把無法立即處理的再區分為「不做」「委派他人」或「自行處理」。

最後才針對需要「自行處理」的事務，逐一拆解成具體的「下一步行動」，放入待辦清單與行事曆所組合而成的提醒系統中，讓自己知道什麼時候該做什麼事。

GTD的基本思維，可以歸納為《筆記女王的手帳活用術》作者林佩玲所說的一句話：「把想到的事情寫下來，把寫下來的事情做完。」不依靠大腦記憶，只透過清楚的外部系統，讓自己在面對龐雜的事務時，從「不斷動腦」變成「只要動手」，照著待辦事項清單一項一項來，就能有效而且無壓的進行工作。

就算一天下來，還是有事情沒做完，也可以依據GTD原則，判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中，讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆，準備好明日再戰。

本文出自於：

《下班前清空所有工作。工作有進度，回家沒壓力》

期數:115

出版日期：2014-06-01

出版社:巨思文化

2015/6/7 「CEO不傳的工作秘訣：每天都要放入To-Do-List的10件事」

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CEO不傳的工作秘訣：每天都要放入To-Do-List的10件事

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/6/3

2014-11-01 00:00 整理‧撰文 韋惟珊 

如果你是一個崇尚高效工作的人，對檢核表（check list）肯定不陌生，它可以幫助你把瑣碎的工作內容記錄下來，再逐項完成。不過，除了例行性的業務，你也應該把「職涯發展」和「自我成長」的項目，列入每天要做的檢核表。

該怎麼做？美國職涯輔導網站CareerHMO.com的CEO J.T. O’Donnell，在社群網站Linkedin上分享了從來沒告訴過別人的工作秘訣，就是每天必做這10件事，提醒自己天天累積產業知識、人脈關係和自我反省：

1.讀一些和產業有關的資訊。

2.讀一些和業務發展有關的資訊。

3.發e-mail給兩位舊同事，保持連絡。

4.清空所有客戶寄來的e-mail。

5.了解每位團隊成員的工作進度。

6.與每位員工都做一些簡短、與工作無關的交談。

7.回顧公司前3大目標，讓自己聚焦幫助公司成長。

8.確定並執行一項工作任務，協助自己往這3大目標前進。

9.在我的社群媒體發布5則有價值的訊息。

10.花一分鐘想想，自己已經擁有什麼，已經走了多遠。

J.T. O’Donnell說，這個清單可能會更長，但這10件事是他篩選過後、每天堅持要做到的，多年下來證明，它們是幫助職業生涯和業務成長的最佳途徑。當然，你也可以學著自己列下每天必做的10件事，讓自己都能累積資源，有所成長。

原文出處 / Linkedin

圖片來源 / Ali via flickr，CC licensed

2015/5/16 「你的待辦事項，變成願望清單？紅帽CEO的高效工作10秘訣」

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你的待辦事項，變成願望清單？紅帽CEO的高效工作10秘訣

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/4/20

2014-02-25 19:34 編譯 王紫炘 

《公司》（Inc.）雜誌專欄作家傑夫．哈登（Jeff Haden）曾說：「無論你是做哪一行，我們的一天都是相同的。」

老天爺公平地給了每個人一天24小時的時間，無論你是小職員或大老闆，「你怎麼運用這些時間，就造就了你和其他人的差異。」

所以，就讓來我們看看大老闆運用時間的方式。

哈登整理全球最大、最成功的開放軟體供應商紅帽公司（Red Hat）總裁兼執行長吉姆．懷特赫斯特（Jim Whitehurst）的10個高效工作術，這些方法其實很簡單，但是這就是成為大老闆還是小職員的關鍵所在。

1.在星期天晚上，就把下週計畫好

懷特赫斯特一到星期天晚上，就會坐在家中檢視公司的年度、各月的重要目標。他認為，雖然公司的長期目標不是緊急的事，但絕對很重要，若沒做好規劃，很容易一不小心，就為了緊急的事，而耽誤了重要的事。所以，他是這麼做的：

「我會先查看一週的行事曆，先知道哪些時間被排定了會議，然後檢視我想完成的工作，將這些事項填入我的待辦清單中。」懷特赫斯特說。

關鍵是為一週的工作建立架構與原則，不然一忙，你就會忽略了去做那些重要、但不緊急的事。

2.把時間空出來，留給重要工作

和別人有約、或是訂下會議時間之前，先在行事曆為自己保留一些時段，填上預定的工作項目，如：寫新提案、檢核行銷素材等，以完成特定的工作。若是不這樣做，你的時間很容易悄悄溜走、或被人打斷，無法專心完成重要的工作。

3.請遵守「真正」的待辦清單（to do list）

你曾經列出一堆待辦清單，卻根本沒時間完成嗎？懷特赫斯特也曾如此。清單上的項目永遠做不完，結果，待辦清單變成了願望清單（wish list）。如果你一天要開6小時的會議，但你還規畫8小時的工作，怎麼可能完成？

說：「用真正的時間來做分配，會強迫你排定優先順序，讓你專心。當你知道你只有30分鐘做完一件事，你會更積極的防止分心。」

4.將會議時間預設為30分鐘

以1小時為單位的行事曆軟體，究竟是誰發明的？吉姆怒喊，這讓人浪費了幾百萬個小時啊。他認為，大部分的討論可以在30分鐘內結束，甚至15分鐘就可結束，特別是當大家都知道，老闆只有15分鐘可以開會的時候。

5.不要一次做很多事（multitasking）

特別是在冗長的會議中，很容易想要做一些不用大腦的工作，像是清理電子郵件信箱？但這都會讓你的會議變得沒效率，就算你做的是不用腦的事，你還是分心了。他認為，不要去嘗試一次做好兩件事，一次真正做好一件事就夠了。

6.好好利用邊緣時間（edge time）

「我最多的邊緣時間，是平日開車上下班、還有在機場的時候。」吉姆是這樣運用時間的，他載小孩去上學，然後在固定的時間送他們下車，接著他就在開車的時候，約莫是早上8點到8點半，按計畫打電話給需要聯絡的人

7.追蹤你的時間

當你開始追蹤你的時間，你會驚覺自己花了多少時間在做沒效率的事。你不用算得太準確，但是這些時間的記錄，會給你改善的方向。吉姆說：「我最近才開始追蹤我的時間，結果令我大開眼界，而且真的能讓我專心。」

8.用心經營午餐時光

你要吃1小時、30分鐘、或是10分鐘的午餐都行。但不管吃多久，你都要用心想想，這段時間對你產生了怎樣的幫助。因為你每天花1小時用餐，一週就用掉了5個小時，若能在午休時間，可以同時休息放鬆、順便社交、建立企業文化，不是更有生產力嗎？但前提是，你不能每天都跟相同的人一起吃午餐，建議規劃一周兩次，和不那麼熟的人一起午餐、或是外出走走。

9.全力經營家庭時光

吉姆承認自己是個工作狂，所以夜晚更要用心經營。「當我晚上離開工作回到家，就是家庭時間，我們像一家人一樣晚餐，和孩子一起做作業，我把整個人關機。沒有電話、不看email。」他說，他5點或5點半放心下班回家，專心陪伴孩子，然後在8到9點孩子入睡後，又切換成工作模式。

吉姆認為，如果不主動將時間空出來，一回家就會又想開始工作，果然是工作狂啊。他說：「不要只是人在那裡，而是要和家人在一起。」

10.讓一天正確的開始

和許多成功的CEO一樣，他早上起床的第一件事就是運動。不但能產生滿滿能量，也能幫助自己在接下來的12小時維持好心情。「我早起慢跑，回來閱讀新聞讓自己冷卻一下，然後下樓和孩子們一起吃早餐。」吉姆建議，在一天的開始，就將自己設定在最有生產力的狀態，那麼，接下來的一整天也都會很有生產力。

資料來源 / Inc.

圖片來源 / Jayel Aheram via Flickr，CC Licensed

2015/4/4 「管理辭典」………… (16)

管理辭典

GTD

TO DO LIST這樣用才對！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/4/2

2014-11-11 00:00 

由美國時間管理大師大衛‧艾倫（Dacid Allen）所提出的經典時間管理系統「GTD」，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無壓）一起兼得的方法。 GTD是「Getting Things Done」（意即把事情通通完成）的縮寫， 透過GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多，依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度，享受「掌控一切」的安心感。

GTD的第一個觀念，就是「明確化你的下一步行動」。這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因，因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」，而不是明確的「行動」。

例如，你的待辦清單第一條是：「完成新產品提案企畫，下周三要提報」，你預計在早上9～12點完成。實際動筆時，你很快就會發現，這其實只是一個粗略的項目，其中還會涉及許多行動：上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……，這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」，才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

做事缺乏詳細的行動規畫，執行起來就容易掛一漏萬，陷入忙碌、焦躁的狀態。 「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時，就會帶來不良影響。」艾倫強調，其實你的潛意識內，很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。只要你沒有把所有未完之事釐清，「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到沒有壓力。

GTD的第二個重要觀念，就是「把所有事情移出腦袋」。艾倫表示，要讓自己無壓又有效率，首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來，不管大小、公私、清楚或只是個概念，全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當你知道自己已經掌握了所有事情，就會感到安心，也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。 這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。

不依靠大腦記憶，只透過清楚的外部系統，讓自己在面對龐雜的事務時，從「不斷動腦」變成「只要動手」，照著待辦事項清單一項一項來，就能有效而且無壓的進行工作。 就算一天下來，還是有事情沒做完，也可以依據GTD原則，判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中，讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆，準備好明日再戰。