2015/11/7 「別讓失誤毀了你的專業和努力！一張名片的故事」

商管選書

別讓失誤毀了你的專業和努力！一張名片的故事

摘錄自：經理人月刊電子報                        2015/11/5

2015-11-05 11:54  作者 曾國棟 

某位理財專業顧問在準備第二天的演講簡報資料時，赫然發現名片即將用罄，他焦急地叮囑秘書，務必以最速件處理。秘書接到指示後，由於時間過於緊迫，她也立刻打電話給平日配合的那家快速影印店，告訴影印店老闆理財顧問的職稱及其他需求。

才放下電話，快速影印店老闆就以最快的速度，將寫有客戶名片內容的資料文件，趕緊交代員工處理。員工接過老闆給他的資料，覺得有點怪怪的，但是想說這是老闆親手交代的，應該不會錯，再加上又是急件，所以也就沒再問過老闆，急著去趕印客戶的新名片。

果真，快速影印店對老客戶的服務真是快！當天下午，秘書就收到新印的名片，她高興地將新出爐的名片立刻拿給理財專業顧問。

理財專業顧問正準備將新名片放進名片夾時，看到名片上的字，臉都綠了，秘書一看，也傻了，不等理財專業顧問發火，她立刻轉身回座位，氣急敗壞地打電話向快速影印店老闆抗議：「你們搞什麼鬼？把理財專業顧問的名片印成『專業顧門』，少一個口啦！我們明天急著用，怎麼辦？」

「對不起！對不起，我們馬上幫你重印！絕對不會耽誤到你們明天的演講活動。」快速影印店老闆惶恐而客氣地一再道歉和保證。

第二天一早，重印的名片果真火速地送到了演講會場給這位理財專業顧問，上面頭銜印著「專業顧門口」！

小故事．大啟示

這張專業顧門口的名片贏得了不少人的莞爾一笑，但是身為當事人的理財專業顧問和秘書一定都很懊惱：「早知道，應該要……」

相信許多人在工作中都有過類似的心情：「我怎麼知道這麼簡單的事情會出問題，早知道，應該要……。」又或者是，很認真、努力執行主管交辦或客戶臨時需求的事情，卻可能因為某些小插曲，讓工作效果大打折扣，反而惹來主管斥責或客戶的不悅，自己也不免有「做到流汗，卻被人嫌到流口水」的委屈感。

而這些「早知道……」的感嘆或是「自己沒能做到位」的小插曲，也常常會讓我們在職場上的信譽和能力很受傷。就像前幾天，有位年輕朋友被主管交付了一項很重要的緊急任務，接下任務的他本想藉此讓主管看到他的努力和能力，但是在積極認真處理之後，卻非常沮喪地說：「我知道我在做對的事，也很努力去做，但是卻因為沒有把事情做對，不但白忙了一天，還被主管訓了半天。」

基本上，沒有人會想把工作搞砸，只是在職場上，我們每天都會遇到許多狀況需要處理，有時候是客戶提出臨時的需求，有時候需要為新產品或新活動擬定企劃案，有時候需要評估賺錢的點子，每個人手上都同時握有多項正在執行、準備規劃或是突發狀況的工作，不論職務高低，在各自的職權範疇中你都需要做出大大小小的決定，並設法讓這些大大小小的決定做到位，才能讓你的工作成效彰顯出來。

其實你只要在工作中掌握住「CSI原則」──確認（Checking）、步驟思考（Step Thinking）與深入訪談（Interview），就能讓你將對的事做對，避免再讓「早知道」的失誤或「做到流汗，卻被人嫌到流口水」的工作不得法，吃掉了你的努力和創意，當然也就會贏得主管信任與發展舞台，讓主管更放心將重要的工作交給你。

圖片來源/Omar Gurnah via flickr, CC licensed

《讓上司放心交辦任務的CSI工作術》

ISBN: 9789862725689

出版社: 商周出版

2015/11/4「做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦。你是哪種人？」

商管選書

做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦。你是哪種人？

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/11/3

2015-10-19 16:10  作者 山本憲明 

工作效率，影響你一生的成就！

「先做緊急的事哪裡有錯？為什麼說我不懂輕重緩急？」

 「事情好多！那就把每件事分成幾部分，一天做一點好了！」

 如果你也這麼想……小心！很可能會掉進「做事拖拉」的陷阱。

下面這些小習慣，將決定你能否準時下班，或是天天挑燈夜戰！

◆ 做事俐落的人常換電腦，做事拖拉的人珍惜電腦

◆ 做事俐落的人管理時間，做事拖拉的人管理工作

◆ 做事俐落的人不做急事，做事拖拉的人只做急事

◆ 做事俐落的人靠說明書，做事拖拉的人靠經驗

◆ 做事俐落的人不決定工作順序，做事拖拉的人仔細決定順序……

做事俐落的人常換新電腦，做事拖拉的人珍惜電腦

我的意思不是說「想成為做事俐落的人，就要常常買新電腦」，而是「如果想成為做事俐落的人，就要有必須常換電腦的想法」。

電腦確實不算便宜，近年來價格雖然已經降低不少，但是如果想買沒那麼陽春的規格，還是要花個好幾萬。

但是如果因為它很貴，怕自己浪費，所以一用就用上四、五年，那一定會變成「做事拖拉的人」。

電腦對我來說是消耗品，就算每年都換新規格還是很划算；不過最近電腦的功能越來越強大，我又不是需求很大或必須用什麼高階軟體的人，所以實際上大概兩年換一次。

電腦用了兩年之後，各方面的運算速度就已經明顯變慢；另一方面，新電腦的規格又日新月異，一來一往，處理速度就明顯有了差距。

工作的內容會依業種和領域有所區別，而一般文書工作使用電腦的機率應該算相當高；說得極端些，整天都坐在電腦前工作的人應該不少吧。

像這種形式的工作，如果把時間花在等待電腦運算上，難道不是龐大的損失嗎？好不容易才為了提高工作效率，把打字練得飛快，結果卻要花時間等待電腦運算，這實太浪費了。

雖然我們在這裡說的是「經常換新電腦的人，就是做事俐落的人」，但實際上不限於電腦，所有工具都是同樣的道理。

簡單來說，花錢來換時間，可以讓事情做得更快，自然能夠回收成本。

「做事俐落的人」會經常思考金錢與時間的關係。

假如能多花點小錢縮短時間，那就花吧；即使口袋暫時淺了一點，但只要買到時間，並且有效運用，就可能回收更多金錢。

相較之下，「做事拖拉的人」幾乎不會考慮時間與金錢的關係。

因為怕浪費而不肯花錢，反而要花許多時間解決事情，最後連金錢也跟著損失了。「省下不必要的支出」這個想法相當好，也是經營者必備的觀點。但是光想著怎麼節流，就得不到「提高效率、加快速度、改善經營」的結論。業績自然也就很難提升了。

請大方地把錢花在「可以創造時間」的地方！我認為，能做到這一點的公司與個人，才有本事拉高業績與成效。

請別怕花錢去換時間，這能讓你往「做事俐落的人」更邁出一步。

◆　做事俐落的人，會為了「效率化」而投資金錢！

做事俐落的人管理時間，做事拖拉的人只管理工作

工作要順利進行，關鍵在於「工作管理」，也就是「幾點幾分做這個，十五分鐘後做那個……」之類的管理；工作管理不需要太精細，只要做到「今天做這個跟那個，要花我多少時間」對工作就有相當大的助益。

我對工作管理的概念就是「先有個大目標，再從它逆推出需要達成的小項目」。也就是說，我必須將目標細分成許多小工作，才能進行管理。

我想絕大多數的商務人士都會做工作管理（比如每天的待辦事項清單），但是能針對每件工作掌握所需時間的人，卻出奇的少。其實「針對每件工作管理時間」也相當重要。

光是把「本日待辦事項」抄在紙上、記在電腦或手機上還不夠，如果不能掌握每件工作要花費的時間，你就不知道能完成幾件事，也不能掌握事情做完的時間。

如果你認為「我的時間用不完！」也就算了，但一般人應該不是這樣。

所以「本日待辦事項」務必在自己決定的時間內完成，明天也一樣、後天也一樣……久而久之，自然能在期限內達成目標。

說到針對每件工作管理時間，其實有兩大優點。

第一，可以避免設定太多待辦事項，就不會有事情做不完的問題。

我就曾經碰過這種狀況，雖然有很多事情想做，卻無法掌握要花多少時間，結果每天都做不完。這種日子一旦持續下去，就會累積很多壓力。

仔細想想，這些壓力完全都是自己搞出來的，實在蠢到不行。後來我懂得先掌握每件工作的時間，再設定今天要做哪些事，就沒有這個問題了。

第二，可以設定結束時間。

很多人想不到這一點有多重要。如果不能掌握事情做完的時間，就會常常加班到天亮；這不但對健康有害，又會影響隔天工作，最後造成工作產能下滑，成了「做事拖拉的人」。

如果你能設定結束時間，就能保留「投資自己的時間」。

比如說，你決定「下午六點之後要專心念書」，假如不知道該花多少時間才能做完該做的事，那麼六點之後的黃金時段也會因為事情沒做完而遭到壓縮。

請掌握每件工作需要的時間、進行管理，保留珍貴的個人時光。

「做事俐落的人」對時間非常敏感。

請先算出自己必須完成的工作數量，以及每件工作的處理時間吧。

◆　做事俐落的人，能清楚掌握每件工作需要的時間！

本文出自圓神書活網，原文請點此

《做事俐落的人，做事拖拉的人：微調小習慣，做什麼都比別人快》

ISBN: 9789861371856

出版社: 究竟

2015/6/7 「CEO不傳的工作秘訣：每天都要放入To-Do-List的10件事」

個人成長

CEO不傳的工作秘訣：每天都要放入To-Do-List的10件事

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/6/3

2014-11-01 00:00 整理‧撰文 韋惟珊 

如果你是一個崇尚高效工作的人，對檢核表（check list）肯定不陌生，它可以幫助你把瑣碎的工作內容記錄下來，再逐項完成。不過，除了例行性的業務，你也應該把「職涯發展」和「自我成長」的項目，列入每天要做的檢核表。

該怎麼做？美國職涯輔導網站CareerHMO.com的CEO J.T. O’Donnell，在社群網站Linkedin上分享了從來沒告訴過別人的工作秘訣，就是每天必做這10件事，提醒自己天天累積產業知識、人脈關係和自我反省：

1.讀一些和產業有關的資訊。

2.讀一些和業務發展有關的資訊。

3.發e-mail給兩位舊同事，保持連絡。

4.清空所有客戶寄來的e-mail。

5.了解每位團隊成員的工作進度。

6.與每位員工都做一些簡短、與工作無關的交談。

7.回顧公司前3大目標，讓自己聚焦幫助公司成長。

8.確定並執行一項工作任務，協助自己往這3大目標前進。

9.在我的社群媒體發布5則有價值的訊息。

10.花一分鐘想想，自己已經擁有什麼，已經走了多遠。

J.T. O’Donnell說，這個清單可能會更長，但這10件事是他篩選過後、每天堅持要做到的，多年下來證明，它們是幫助職業生涯和業務成長的最佳途徑。當然，你也可以學著自己列下每天必做的10件事，讓自己都能累積資源，有所成長。

原文出處 / Linkedin

圖片來源 / Ali via flickr，CC licensed

2015/5/18 「很努力，但要努力對方向！15種思考角度，讓你不再搞錯工作重點,」

個人成長

很努力，但要努力對方向！15種思考角度，讓你不再搞錯工作重點

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/4/27

2014-08-12 15:50 整理 馬安奇 

你有過這樣的經驗嗎？工作已經很努力了，卻拿不出讓上司滿意的成績，還被上司指責：「先用腦好好想過，再開始做事吧！」但其實你很委屈，不知道該從何思考起，甚至因為別人否定自己的付出，轉而責怪別人不好好教導自己。

日本情境演練顧問鳥原隆志認為，總是搞不清楚「為什麼結果會是這樣？」的工作者，其實是因為搞錯重點，才會做出錯誤的判斷，還很容易被上司誤以為「沒在思考」。其實，這樣的人只要「在行動前多思考5秒」，也許九成工作都得以順利推行。

鳥原隆志25歲時，曾經被公司任命負責分店食品賣場，但是他愈是認真，工作卻似乎愈來愈多，壓得自己喘不過氣。他為自己訂下「每星期巡視所有負責分店」的工作目標，事先制定好每家分店的巡視時間，連午飯都在交通工具上解決。雖然已經嚴格執行計畫，可是每到一間店，都會發現問題，再加上指導時間，總是耽誤到檢查下一家的行程，回家時往往已經深夜了。

這種狀況持續了好一陣子，雖然他的確按照計畫巡視了所有分店，也從中獲得成就感，但是工作成效卻不顯著，上司還對他說：「你是不是以為自己的工作是到每間分店走一趟就好了?」

鳥原隆志重新思考自己的做事方式，發現自己這麼努力，其實成果只有向所有人誇示「我能在一星期內巡視完所有分店」而已。因為自己認定這是非做不可的事，所以如果遭到指責，只會覺得被否定、心情低落。

後來，他改採重點巡視業績不振的分店，遇到有問題的分店，會花上一整天待在那裡指導，有時甚至連續去2到3天。如果只看巡視的分店數量，大概只有以前的兩成，可是負責的業績卻反而比以往更好。

他因此發現：「努力解決所有事」的想法是錯誤的，因為「成就感」和「成果」是兩回事；極端一點來說，甚至只要選擇最重要的兩成任務，就能做出十分的成績。

鳥原隆志建議，想釐清自己有沒有把握工作重點，可以問自己這15個問題，做好事前評估，才不會白費力氣。

1.「優先順位」→思考「是不是真的該從這裡下手？」

2.「問題發現力」→思考「這樣真的能解決問題嗎？」

3.「體諒力」→思考「對方有什麼想法？」

4.「自我分析力」→思考「為什麼被斥責？」

5.「確認力」→思考「這樣真的沒問題嗎？」

6.「創造力」→思考「這樣真的最有效率嗎？」

7.「洞察力」→思考「下一步會如何發展？」

8.「當事者意識」→思考「對方尋求的是什麼？」

9.「對策定案力」→思考「沒有其他方法了嗎？」

10.「組織活用力」→思考「該問誰的意見呢？」

11.「流程計畫力」→思考「工作是否持續運作？」

12.「課題形成力」→思考「真正的原因是什麼？」

13.「目標設定力」→思考「終點在哪裡？」

14.「重整力」→思考「回到出發點吧？」

15.「逆推力」→思考「逆推回來會是怎樣？」

（本文取材自《行動前思考5秒，擺脫費力又瞎忙的職場囧日子─日本頂尖企業講師傳授15種高效思考法，教你正確掌握工作方向，晉身為最有價值的搶手紅人！》，商周出版）

2015/3/5 「聰明工作的五個方法」

《個人管理》

聰明工作的五個方法   

摘錄自：EMBA雜誌電子報                           2015/3/5

EMBA雜誌編輯部／文

今天，我們應該追求的是更聰明地工作，而不是更努力工作，辛苦拼命，卻不見得有成果。有過多次創業經驗的侯克（Faisal Hoque），在快速企業雜誌（Fast Company）網站上指出，透過以下五個方法，可以聰明工作，成功達陣：

1.評估每一樣需要做的事情。一個人八○％的工作成果往往來自二○％的努力。找出最有價值的這二○％，把時間精力儘量花在這個方向上。

至於要如何找出工作最有價值的二○％？可以從有最大影響力的事物開始著手評估。三個基本的評估標準為：一，仔細檢視公司策略與執行方法；二，分析你的工作對你自己、團隊、合作夥伴跟顧客的影響；三，評估自己執行的能力，把重點放在自己握有的資源上。

2.限制短期目標的數量。有了長期目標當指引，需要把大目標切分成小目標。例如，長期目標是五年要達成，那麼每年需要先達成哪些小目標，最終才能成真？此外，一個人很可能想做的事情太多，一次就能列出一堆目標。如此一來，時間精力被淹沒，容易因為手忙腳亂而一事無成。取而代之，要讓最重要的目標都能有成果，必須仔細篩選限制短期目標的數量。

3.找出自己的工作循環。人的身體有自然循環。許多研究顯示，平均來說，大腦只能專注九十分鐘的時間，就需要至少十五分鐘放鬆。一個人在一天當中也有某些時間生產力高，某些則低。

找出自己的生產力高低時段，善用這些精華時段，特別留給思考性工作，盡可能不要安排例行性工作。

4.創造、修正、再次運用、成為自然而然的習慣。以此四步驟循序摸索出最有效率的做事模式，然後不斷重複執行，提高工作效率。

5.強化自己的意志力。美國心理學家麥格尼格爾（Kelly McGonigal）指出，意志力有三個面向，分別為「我會」（I will）、「我不會」（I won’t），以及「我想要」（I want）。

了解三者之間的差別，是成功達到工作目標的關鍵所在。在「我會」的意志力方面，指的是有決心把該做的事情做好；在「我不會」的意志力方面，指的是對阻礙自己達到目標的事物說「不」，例如，上班時間太常瀏覽電子郵件與社交媒體，這些壞習慣都需要徹底戒除。

最後，在「我想要」的意志力方面，指的是記得最終的目標，以及你之所以做手上正在做的事情的原因，幫助自己保持專注，強化紀律。

文章來源：EMBA雜誌第342期（2015年2月出版）