◎ 主題學習
煩心的事都清出腦袋，想做的事都有明確行動步驟
摘錄自：經理人月刊 電子報 2014/6/26
整理‧撰文 / 謝明彧 編輯 / 齊立文
雖說透過GTD，可以幫你將各種要做的事情，分門別類整理成一張張行動明確的待辦清單（To-Do List），但如果只把GTD當做是一種待辦清單的擬定方法，那可是小看了它。GTD所要解決的，其實是多數時間管理技巧所無法解決的問題：「如何讓人不被工作壓力所淹沒？」
美國詩人羅伯‧佛羅斯特（Robert Frost）說過，「每天盡職地工作8小時，你或許有天能成為主管，然後每天工作12小時。」這句話聽來有點苦澀，卻是許多經理人不得不面對的現實。既然要處理的事情只會愈來愈多，那是不是有個可能，「雖然整天事務纏身，卻仍然能夠頭腦清醒、輕鬆自如地控制與處理一切」？
上述這段話，是GTD發明人大衛‧艾倫（David Allen）在著作《搞定I》開門見山給予讀者的承諾：就算事情再多，只要你能夠做到「全面掌握所有未知的事務」，就能夠忙而不亂，獲得「心如止水」般的穩定情緒，讓自己從工作壓力中解脫。
工作壓力的來源：不知道「到底該做什麼」
艾倫指出，一個人之所以會對工作感到壓力，來自以下3種情況：
1.你還無法明確認知這些事情的結果會是什麼。
2.你還沒有確定你的下一步具體行動到底是什麼。
3.你還沒有把預期結果和下一步行動的提示訊息，存入一個你能依賴的系統中去。
因此，GTD不是教你少做、不做，更沒有辦法幫你把5分鐘變成6分鐘，而是幫你確認「在什麼時候」「做什麼事情」「會得到什麼結果」，讓你對未知的擔憂，能夠撥雲見日。
或許你會懷疑，「管理好『所有』的事務，這有可能嗎？」艾倫表示，這件事是做得到的，條件是你必須做到以下幾點：
1.一件事如果占據著你的頭腦，你的思維就會受阻。所以，任何一件尚未完成的事，都必須置於一個客觀而可靠的系統中，並方便你隨時回頭檢視與清理。
2.你必須明白你的工作到底是什麼，要能夠判斷：需要採取什麼行動來推動工作的進程。
3.一旦決定了需要採取的行動方案，你必須在某一個你會經常查閱的體系中，安排好這些行動的訊息提示，提醒你什麼時候要做什麼事。
這裡有兩個關鍵：一是「找出該做的下一步行動」，二是「把各種任務全部從腦中移出，放入一個隨時可查詢的提醒系統中」。艾倫強調，人的腦力有限，過量訊息只會被遺忘和忽視，只憑大腦絕對做不到掌管所有工作，但是「一旦你澄清了所有的問題，做出一切必要的決定，並且把預期結果保存到某個系統中去，同時心裡十分明白，需要時你能隨時查詢，你的大腦才會放鬆下來。」
橫向管理蒐羅一切事務，縱向管理化想法為行動
想要享有「一切掌握在手的輕鬆感」，艾倫指出，就必須以「橫向」與「縱向」兩種視角來控制所有事務和行動。
「橫向管理」
是將一個人涉及的所有行動，毫無遺漏地蒐羅、分辨、執行。未知會讓人緊張，要卸下這份緊張感，解決方法就是你必須像一部不停進行全方位掃瞄的雷達一樣，把一天中任何一件引起你注意（不管是要做或想做）的事務都找出來，不論它是老闆交辦的專案、客戶要的資料，或是取消一場會議、午餐要吃什麼、幫小孩訂蛋糕等等，事無論大小、公私，通通列出來。
完成這個步驟後，基於艾倫所說的「腦力有限」的論點，你必須透過一套完善的系統，幫助自己記錄這些事務，並且能夠即時即地提供必要的提示，確保自己能夠輕鬆、快速地將注意力從一件事情轉移到一件事情上，達到「全面掌握所有事務」的游刃有餘。
「縱向管理」
則是針對每個引起你注意的主題或項目進行思考，確認往下的行動細節。艾倫舉例，如果你和另一半談到年底前要去度假，「度假」只是一個粗略目標，「要去哪裡」「何時要去」「行程如何安排」「事前如何準備」等等，才是必須要釐清的細節。這個「項目規畫」的過程，可以讓你把焦點從「想法」聚焦到某一事務、狀況或人身上，勾勒出執行過程中所有必要的細節、環節與先後順序，你才能知道如何達成這個目標。
所有你所關注、但對於結果與執行細節都還不清楚的主題或項目，艾倫稱之為「材料」（Stuff）；而當材料被定義與轉化為明確任務、項目與行動後，艾倫則稱為「工作」（Project），這個切換的過程，正是解除未知的關鍵（參見【圖表】）。
橫向與縱向管理兩者結合，就是整個GTD的基礎原理和流程，能夠有效解除工作者精神上的負擔，把事情都做好。
