2015/4/7 「管理辭典」………… (19)

管理辭典

豐田5S

清理現場，問題無所遁形

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/4/7

2014-11-11 00:00 

5S是生產管理最基礎、也最重要的做法之一，起源於日本，意指「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「素養」（日文原文為「身美」）這5個開頭發音皆為S的日文字詞，代表一系列「維持現場環境乾淨整齊」的活動，以避免錯誤、瑕疵及人員受傷。

為何「環境整潔」就可「避免浪費與傷害」？《豐田模式》（The Toyota Way）作者傑佛瑞‧萊克（Jeffrey K. Liker）解釋，在作業現場中，各種原料、零件、成品與半成品若散亂堆放，人員如何確知哪種零件即將缺料？目前的生產進度是超前或落後？環境中存有哪些危險？也就是說，有沒有任何「視覺控管」可讓人們一眼就看出異常狀況？

5S的用意就是「清理現場，使問題被看見」。透過區分物件的「必要性」，讓作業環境中每樣物件都可清楚被辨識、都是有必要存在的。如此，任何破壞流程整潔及流暢的「事物」，都將顯而易見，成為「該進行改善」的問題原點。

205/2/22 「跟雜亂生活說bye-bye」

跟雜亂生活說bye-bye

摘錄自：Cheers雜誌電子報                     2014/12/25

2007-10

Cheers雜誌85期

作者：吳凱琳

 

圖片來源：黃建賓

梁旅珠曾是知名的旅遊節目主持人，當年曾和李秀媛共同主持《世界真奇妙》，如今是明曜百貨董事長夫人，不僅擔任明曜百貨親子館執行長，也是《中國時報》專欄作家。

1. 尺寸規格化。

所有資料的蒐集一律使用A4大小的活頁透明資料夾，統一規格方便整理、而且不會顯得很雜亂。

我的名片簿也是用有分格的A4透明活頁資料袋，另外像是最近我喜歡蒐集書籤，就會選擇長條形分格的A4資料袋，然後再歸檔到一個大資料夾。

至於資料夾，會依主題或是地點來分類。例如，每次出國蒐集的所有資料，全部歸檔在同一個資料夾。當我需要銀座的餐廳和購物資料，但日本我已去過幾十趟，也累積了很多個資料夾，我就重新把它們找出來，抽出所有銀座的餐廳和購物商場的資料袋，再另外歸檔在新的資料夾。

2. 註明日期，方便搜尋。

數位照片都是用年份管理，旅行時拿到的資料，例如型錄，一定會寫上日期。

因為東京地鐵地圖每年都不一樣，所以一定要寫清楚日期，旅遊書也是如此，因為時效性高，每年都有更新，因此出版日期很重要，每次買書回來我一定會在書背上貼上日期，方便自己管理。

3. 當下立即整理。

資料整理必須隨時隨地，不能等到有空時再做，因為你永遠找不出時間，而且資料累積多了，要再重新整理會更困難。所以每次都是趁吃飯、喝咖啡或坐車時，就趕緊把所有資料整理好。

4. 運用筆記本管理資訊。

每次出國我一定會帶筆記本，而且會根據出國的目的選擇適合的筆記本，大小一定要能放在皮包裡。筆記本的選擇最好是硬皮封面，方便站著寫。

找好筆記本之後，我先自己設計簡單的封面，在筆記本的封面裡和封面底貼上塑膠套，分別放入我自己的名片以及分類用標籤。

因為如果筆記本不小心掉了，名片上有我的聯絡方式和地址，對方可以寄還我的筆記本。筆記本的第一頁一定會自己畫好行事曆，寫好行程以及需要穿著的服裝。

我的筆記本上，也貼了許多名片，例如到某家餐廳或旅館，就會拿名片貼在筆記的旁邊，如果可以的話，也會貼上發票，這樣才能知道當時自己花了多少錢。

寫筆記有個好處，你對於自己寫過的內容通常印象會特別深刻，翻閱的時候很容易就可以看到重點，不需要細讀。

5. 無法搜尋到的資料才需要記。

筆記也有訣竅，不是所有東西都要寫下來。許多事實性的資料，因為現在網路非常方便，隨時都可以找到，就不需要浪費筆記本的空間。

我的筆記本內容除了自己的觀察或心情故事之外，比較多的是當地人分享的風土民情或故事。

6. 善用標籤。

我家裡有幾十本日本旅館的雜誌和書籍，每個地區使用特定顏色的標籤，如果這本書提到日本九州地區的某家旅館我覺得還不錯，就會貼上綠色的標籤，並寫上旅館名稱。因此當我以後找資料時，看標籤的顏色就知道是哪個地區。

如果看到有用的雜誌文章，就會直接撕下來，同樣是放入A4資料夾。如果一本雜誌有很多篇文章需要保留，我會在雜誌封面貼上標籤，上面寫明這幾篇的文章名稱，就不需再翻到目錄頁去查，非常方便。

2014/5/4 「放手，是一門學問！你的心，也要「斷捨離」」

放手，是一門學問！你的心，也要「斷捨離」

摘錄自：Cheers雜誌電子報                     2014/5/1

2012-10

天下雜誌出版

作者：山下英子

「斷捨離」，就是「藉由捨棄、整理物品，將心中的無用之物也整理得乾淨俐落，讓人生變得愉快的方法。」透過「斷捨離」，讓自家變成「能量氣場」！讓自身與自家都充滿好的氣，好事情就會隨著發生！

有一位二十多歲的女性，在她將不再適合自己的舊衣服和包包捨棄之後，令人驚訝地，她的步伐變得輕盈。當她察覺到時，才發現自己已經成功達成多年以來的減肥目標。

另外，有一位三十多歲的男性，他花了好幾個月的時間與物品面對面，自問：「這個東西，現在對我而言是否需要？」在分類作業的過程中，同時也磨練了他的判斷力和果決力，工作效率開始飛也似的獲得提升。

只是精簡物品，整頓「看得見的世界」。不久之後，其影響也將擴及自己的內心以及運氣等「看不見的世界」。

甚至它還可能帶來轉機！例如就職、轉職、結婚等，使人生完全改觀。其實，這正是最自然的變化，因為原本被堵住的人生，宛如清除了「淤塞」似的，已經開始非常順暢地流動了。

「情感」放著不管，也會變成「重擔」

要丟棄「有感情的東西」，尤其是禮物、或具有紀念意義的物品，任誰都會猶豫不決吧。

例如，過去收到的信件。

信件等滿載著情意的東西，充其量只是傳達心意的工具而已。因此，在充分收到心意之後，就沒有必要一直拘泥在物件上了。

「丟了好可惜耶」、「遲早用得上嘛」，在這些囤積物品的藉口背後，一定隱藏著某種理由。我們為了避免面對這些理由，所以才一直無法對東西放手。

面對物品，就是面對自己。

如果仔細思考：自己為什麼丟不掉東西？為什麼要留著？你將會看見自己意料之外的內心層面。進一步試著比較下述的三種類型，如果能清楚知道自己在哪一種傾向比較強烈，將會成為你「捨棄」不需要物品的重要步驟喔。

○ 逃避現實型

逃避現實型的人的特徵是每天都很忙碌，不在家的時間壓倒性地佔多數。背景原因很多都是因為家庭問題等，逃避正視自己不想待在家中的原因，正是不能好好整理的理由。

忙碌於朋友間的聚餐、社團或義工活動的上班族女性和主婦，或是下班後一定去喝一杯、假日又連續外出從事自己嗜好的男性，應該都很符合這個類型。

○ 執著過去型

特徵是保留現在已經不使用的、但是藏著過去回憶的東西。

這一類型的人對於曾經擁有的幸福時光，抱持著非常強烈的執著與拘泥，會珍惜地保管相關證書、獎狀或相簿等等物品。

執著過去型的人，擁有的數量卻明顯多上許多，甚至可能因此導致連鎖效應，連其他的東西也丟不掉了。

這種人的心態也包含了逃避現實型的要素在內。就類型傾向而論，男性則佔了其中的多數。

○ 未來不安型

這類型人的特徵是，以物品來彌補未來可能匱乏的不安感。例如，明明衛生紙、日用品或速食食品都還有庫存，可是，每當遇上特賣會或是打折，還是會因為「將來總有一天會需要吧」而大量購入。

還有一種情形則是抱持著像「平時經常在用，萬一沒有了很麻煩」、「這麼便宜，不買起來就吃虧了」之類的強迫觀念。

物品和情緒都一樣，「新陳代謝」很重要

住在東京都內的友子小姐，她的房間裡堆滿了過去男朋友送給她的娃娃。那是她非常喜歡的卡通人物，聽說她一直非常珍惜。在和前男友交往的期間，每次看見這些娃娃都會讓她感覺幸福、被愛而有自信。

然而，在兩人分手之後，慢慢地，看見這些娃娃卻讓她愈來愈痛苦。「交往的時候，我是那麼地幸福，相較之下，現在.....，」她說，一旦和過去的自己相比，心情就變得非常鬱悶。

物品裡棲宿著「心情」

物品所帶來的影響，比當事人自覺的還要大上許多。

以前我們所喜歡的物品，或是為我們帶來自信的物品，將來不見得能夠一直帶來正面的影響。

而且，物品裡棲宿著我們的「心情」，看著它，這些「心情」便會甦醒。

如同在醫學上也證明了「感情對身體所造成的影響」一樣，身心是相連的。也就是說，把東西放在自己看得見的地方，如果帶來的是正面情緒，就沒有問題。但是如果浮現的是負面情緒，就難保不會為身體健康帶來不好的影響了。

另外，壞掉或沾滿灰塵的物品、已經沒有功能卻還擺著的東西，就如同每天對我們咆哮的言語暴力一般，會一點一滴地對我們造成傷害。

――「此時、此地、自己」

在我們身邊，不能一直出現「不需要、不適合、不舒服」的物品。

所以我們必須經常依據「現在」的這個時間軸，一步步選擇、取捨，只留下自己「需要、適合、舒服」的東西。

果斷地捨棄現在自己不需要的東西，我們的身邊、心裡都會變得清爽。這就是所謂物品和情緒都可以做到「新陳代謝」的意思……想看更多心靈整理術，立即前往《斷捨離》──打造能量屋篇

2014/5/2 「戰鬥或逃跑」

空間與心靈的淨化整理術 

戰鬥或逃跑

摘錄自：商周新生活情報 電子報 ~ 空間與心靈的淨化整理術      2014/4/30

如果某些科學概念與拗口的專有名詞會使你腦袋發暈的話，像我有時就會發生這種狀況，那麼，你會喜歡這本很棒的小書，它幫助我去理解，當人們迷失在「噬人幻境」時，在生物化學機轉上實際發生的過程。

這本書是《一小步給你大改變》（One Small Step Can Change Your Life），作者是心理學家羅伯特．莫勒博士（Robert Maurer）。他在該書中談及杏仁核的運作角色；這個在大腦中存在已有三百萬年之久、形狀如同杏仁的組織體，就是管控戰鬥或逃跑反應的所在。他說明了人們為何會被壓垮的原因，並且引人入勝地闡釋了「凡事慢慢來與化繁為簡」這個大多數人會覺得違反心中直覺的道理。

顯而易見，當我們踏出「舒適區」去清理種種的執念，有時可能會啟動心中的警報系統。只要我們更為停滯不前、更為執迷不悟，對一切更無意識，就愈有可能失足掉入我在第五章已經談過的「恐懼的深淵」。

然而，依照莫勒的說法，有一個簡單的方法，可以讓我們避免內在線路連通的難題；這個方法是去欺騙杏仁核以為一切都很順利、沒問題。

莫勒建議，在一開始，要使用最小的步驟，有時甚至是最尷尬的瑣細作法來進行。比如，他建議想要戒斷咖啡因的人，每天先從少喝一口做起。對於那些無法強迫自己使用牙線的人，他建議先從一天只清一顆牙開始。對於有透支問題的人，他建議每次都從購物車中取出一樣東西後，再推去收銀台結帳。依照莫勒的想法，這個原則可以應用到任何想要的改變之上，「不管目標是為了改掉咬指甲的習慣，或是學會對人說不」。

聽起來或許有些誇張，但是，如果你始終無法掌握某項簡單的事情，或某個你希望在生活中可以改善的行為，那麼這個細水長流慢慢來的作法就會有道理。它很容易上手，而且，更重要地，它還很有效。

它會有效的原因是因為，誠如這則名言所說的，「神經元一起開火，就會連通在一起」。每當你重複一項任務，大腦就會創造一個新的連線、新的基礎架構，來支撐一個（更為）明朗化的生活方式與作為。如同莫勒所指出的：

當你持續一小步、一小步慢慢做，而你的大腦皮層開始運作，大腦在這時候就會逐漸為你所渴望的轉變，創造出相應的「軟體」來，實際鋪設出嶄新的神經通路，並建立起新習慣來。

在混亂清理實踐中，經久不衰地持續付出小小的努力，是遊戲規則真正的改變因子，而且你的收穫將無可限量。

你最終將發現，每天有意識地去修剪植物的枯枝敗葉，或拍鬆枕頭，或清掃廚房地板，比起你無所意識地、旋風般地清理雜亂的地下室，將創造出更為持久的益處。心中意向清楚地一次只清理一件小事情，其中的關鍵正是為了軟化抗拒，讓能量流動，建立出清理一整間家屋所需要的安全感。

當你再把感恩態度納入其中，你就開創出一帖專為持續改變研製的有效藥方！

清理練習

這個「選擇放輕鬆」的練習，真的很簡單（即便你心中的小猴子不時會出來搗亂一下）。我們舊有的習慣與自我設限的想法，使我們一直相信事情必定是複雜、難搞與不容易的，結果使我們老是動彈不得、有志難伸。

現在試看看這樣做：複誦這個句子「我選擇放輕鬆」，然後留意你的感受。隨著呼吸，吸進這個句子，像海綿吸水一般「吸收」它。

將「我選擇放輕鬆」這個句子，嵌進你的日常作息或是某個艱難的處境之中，你可能因此注意到，逐漸有「發展」出其他美好感覺的感受。

今天至少複誦這個句子一次，或只要你想到，就可以念一次，然後在一天末了，花幾分鐘在日記中反省你的體驗。（請注意，如果經過一陣子之後，才得以有所體悟，千萬別洩氣。我發現，甚至我那些進展最大的學生，也無法捉摸複誦這個句子的效果。）

2014/4/4 「你的故事底細」

空間與心靈的淨化整理術 

你的故事底細

摘錄自：商周新生活情報 電子報 ~ 空間與心靈的淨化整理術      2014/4/3

以下是我們為何會產生頑念的十大理由排行清單──這是經過多年來，聆聽參與我所主持的清理互助團體中的女性成員，她們談及混亂如何在生活中顯現與她們對此的感受，所整理編輯而成。請留意哪一條說法讓你心有戚戚，或挑動了你的神經，甚至激發了你的幽默感。當然，如果你感受到某種「情感天氣」掩面而來，就利用這樣的機會深呼吸、觀察自己，並靜靜等待它消散。

1.匱乏性思考：「以備不時之需」

這大概是我們為何難以放手的第一個理由。它來自於一個根深蒂固的信念，認為東西始終不足夠，未來無法讓人安心，生活必定艱辛。這類的想法，比如：「如果我還需要這個東西怎麼辦？」或「如果我沒有讀完（從三年前開始累積的）每一篇雜誌剪報，我就可能遺漏至關重要的資訊」；或「這個牌子可能會停產，所以我最好先囤積存貨」。這類匱乏性思考模式有時是來自代代相傳所抱持的信念，它是由比如「經濟大蕭條」等重大事件所引發。我們之中有許多人還持續深深懷抱著拓荒年代祖先的倖存生活模式，這可見於我們如松鼠般儲存東西與牢牢固守的個性。而這麼做只是為了未雨綢繆，害怕會有大批蝗蟲過境，使得我們無法外出工作。

2.使用壽命：「還沒用光」

這種占有模式，是來自於這樣的信念：各種物品、經驗與人都有一個使用壽命，而且如果沒有用完、用壞，就必須持續放在架子上數十年也不丟。它的一些展現方式可能如下所示：「我希望我所花的每一分錢，都要很值得」；「我可是投下大把鈔票在這上頭」；「這個東西的狀況還那麼好，不能送去回收」。實情是，東西的壽命可能比你對它的真正需求要更長、更耐久。一條可能的出路是，想像其他人也可以享受你所珍視的物品，把它傳出去，直到該物件壽終正寢為止。

3.多愁善感的執念：「這讓我想起……」

有些人會害怕，拋開了可以使我們回憶甜美過去的物品，將永遠抹消美好的記憶，並使它的價值歸零。這樣的東西，比如：一條使你想起尚普蘭湖（Lake Champlain）夏日時光的破被子；孩子們的美勞計畫；你甚至認不出來模糊褪色的什麼人與什麼地方的照片。好的記憶──如同能量一般──是可能永遠不會消失或被抹除（而「不好」的記憶則可能會持續褪色流失），或許只要我們理解到這一點，可以比較容易去保存（數位化）讓我們歡歌的事物，以及拋開與之背道而馳的事物。

4.罪惡感之一：「桃樂絲姑媽（願她安息）會殺了我」

對於凡是相信自己在道義上應該將我們所愛的祖先所留下的傳統，繼續傳承下去的人來說，這可是大事一件。那把十七世紀的翼狀椅背座椅，絕對要小心翼翼展示在顯眼的地方，因為爺爺就這麼做，而且他的爺爺也這麼做。不要再提它坐起來很不舒服，而且只要有體重超過四十磅的人坐上它，肯定會裂開……我們活在恐懼當中，不時擔心摯愛的亡者如果發現我們把他們所鍾愛的寶物，拿到eBay網站上賣掉的話，會從墳墓中跳出來，掐住我們的喉嚨。你可以這麼做：去拍下幾張照片，放進相本中，留給後代子孫空觀看；寫一篇情意甜蜜的短文，概述這件物品，以及它對你們家族的意義。當然，如果「你」也很愛它，就保留下來，把它修好，展示它，並且因為你自己的理由來享受它的存在，而不是為了桃樂絲姑媽的在天之靈！

5.罪惡感之二：「這個東西需要我」

有些人認為，我們所擁有的東西就好比家中的一分子。回收一台老舊的筆記型電腦，彷彿將一個孩子送給不認識、教養能力不佳的養父母領養一樣，而他們極可能沒辦法像我們一般那麼細心呵護！「只有等到為它找到最佳去處，我才可能送走它」──這種想法堪稱絕佳的拖延戰術，對於有嚴重控制慾問題的人而言，這樣的缺點位居占有模式光譜中相當顯眼的位置。如果這種或其他的控制慾模式恰好是你的病灶，那麼推薦你一帖強效解毒劑：自我接納與給予自己同情的關懷。每天服用一劑，效果立見。

2014/3/28 「混亂是心理狀態；清理是存在方式」

空間與心靈的淨化整理術 

混亂是心理狀態；清理是存在方式

摘錄自：商周新生活情報 電子報 ~ 空間與心靈的淨化整理術      2014/3/27

以下這些想法，是否有某一個聽起來讓你覺得心有戚戚焉？

◎ 完全被打敗：不管我怎麼努力，似乎就是沒辦法處理這麼大量的東西。

◎ 什麼方法都試過了：我買過談論整理雜物的書；我用過鼠尾草把整個家薰過一遍，進行淨化儀式；我照做過從《簡約生活雜誌》（Real Simple）上讀來的一些簡化雜物建議；我按時收看家居園藝頻道（HGTV）。但我做過的一切方法，沒有一個造成任何改變。

◎ 罪魁禍首不是我：要我丟東西很容易，是我的先生（太太、媽媽、小孩……）才真的很難放手，或根本看不到成堆的雜物。

◎ 錢都花了：我花大錢買系統櫥櫃、箱子與籃子、專業的公文櫃，甚至去做治

療……但我的混亂雜物依舊是我的痛苦、恥辱與困窘的來源。

◎ 雙面性格：我在辦公室的桌面無可挑剔，但在家裡的桌面則像是災難現場。

◎ 嚴以律己：我是個潔癖狂。我以鋼鐵般的紀律管理我的混亂。

◎ 徹底否認：雜物？我怎麼可能會有？我完全不戀物。東西一進家門，我就準備把它丟掉。

◎ 滿懷恐懼：如果我把這個東西（念頭、關係、抗拒、憂慮、身分象徵）丟開，那我會變成什麼樣子呢？。

◎ 依戀與執念：我的東西需要我。

儘管到處充斥著頗受歡迎的自助工具書、家居改造電視實境秀、風水療法、點點滑鼠就能找到的線上支援資源，與每年價值數十億美元產值的時髦櫥櫃管理服務，以及產業規模大過麥當勞、漢堡王與溫蒂漢堡合併總額的自助倉儲業，但是，混亂的雜物還是繼續有增無減；這個現象很快就會成為，我們這個時代最廣泛流行的傳染病。

在這個令人眼花撩亂的事實底下，潛藏著一個嚴峻的訊息：我們單單只要擺脫這個詛咒，最終就能踏入人世間的真正天堂。一般典型的看法，把混亂視為與人有別的「雜物」，是討人厭的東西或腫瘤，我們必須去拔除、征服、智取，或重新組織它回到井然有序的狀態。而且，如同必須去忍受的嚴格節食規定，清理作業也被視作與根管治療一般迫不得已。

所以，到底是怎麼一回事？我們投注了這麼大的心力在這個難題上，為什麼儘管有旺盛的企圖心，大多數的清理努力卻仍然無法持續下去？為何我們的住家與生活依然承受巨大的壓力，彷彿無路可出，並且失去平衡？

大多數的傳統作法，並不思考清理對於能量的影響面向：每天有意識地去清理一件小東西或問題，比起突然心血來潮瘋狂一清而空的作法，要更具有力量與永續性。然而，我們卻更可能在事情開始靜靜轉變之際，尚未察覺出任何明顯可見的進步之前，就對清理認輸投降。正是在不應該放棄或臣服於「小自我」的胡言亂語之時，我們可能失去信心，因為小自我只想要舒舒服服、希望保持原狀就好。

許多清理與組織的方法會無效的另一個原因是，這些方法鼓吹一種積極的、線性的清理過程，難題只需要去搞定、去處理或解決就好。西方文化崇尚行動至上的作法，使得如果我們無法去做什麼或使事情立即改變，那麼就是在浪費寶貴的時間。慢慢進行，然後等待事態發展的作法，很難說動那些一心追求立即成果的人。這些線性作法完全不顧與不理解，同樣具有威力的來自清理的感受性元素，它能促使我們去放慢步調、去聽憑事態發展，以及去聆聽、臣服、感受、軟化、放手。

大部分的清理作業並不留有任何餘地，好讓我們去感受自己的情緒、去榮耀自己的好與壞、去開創安全網、去接納自己的陰暗面，或允許我們對自己抱持更大的同情心。這樣的工作方法聚焦在最終的結果之上，而非過程；只訴求我們的智識，而非天生的智慧；只講丟棄，而非放手。

直到我們的心態開始轉變，承認、採納與接受清理所具有的女性面向氣質，我們才會開始改變我們的生活，並為人世帶來變化的契機。事實上，這是更具平衡性的作法，可以帶領我們遠離混亂紛擾，踏入無限空闊的自我所處的無垠領域之中。