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不會整理，是因為思緒太亂！11種整理技巧，一次把頭腦、時間、環境整理好
摘錄自：經理人 每日學管理 電子報
2015/12/31
2015-12-19
09:50 整理 郭子苓
辦公桌面亂七八糟；想找支能寫的筆，怎麼也找不著；前幾天才交換來的名片，現在不知道放哪兒去了……，你也有這樣的困擾嗎？
面對不擅整理、收納的缺點，很多人常會歸因於自己生性懶散、粗枝大葉，但是《大整理術》作者坂戶健司認為，無論是桌面紊亂或日程管理不善，根本原因都是出在個人心理問題：思緒雜亂的人，自然無法妥善地規畫、分類身邊的事物、時間，甚至是接收到的資訊。
要成為整理高手，並不是直接就從生活環境開始下手，而必須先整理自己的頭腦、心靈與時間。
頭腦的整理：思考更清晰
1.勤作筆記：
作筆記有助於問題的整理。無論是利用圖像或文字，只要能將腦中模糊的想法或印象「具象化」，思緒就會變得更清晰；與問題相關的癥結點，也能在紙上一目瞭然。
2.學習獨處，做些「非數位化」的事：
現代人每天花很多時間坐在電腦前，但長期身陷「非1即0的世界」，很容易讓腦袋僵化；因此，若能抽空做些「非數位化」的事，例如畫畫、讀書等，將有助於磨練個人的感性與感受力。
此外，一個人走路、旅行或寫文章，這類能夠在不受他人影響的情況下沉澱情緒的事情，也是澄清腦袋的好方法。
3.做好最壞的打算：
要讓心情保持平靜、無論遇到任何事都能沉著應對的祕訣在於「事先預設最壞的狀況」，因為預先已經設想過所有情況，並且擬妥對策，就比較不會因為未知狀況導致心情焦躁不安。
時間的整理：工作有效率
4.切割一天24小時，劃分思考、作業和發想區塊：
設定不同的時段做不同類型的事，可以集中使用特定腦力。
例如，將中午之前的時間設定為「思考時間」，在沒有雜念的情況下規畫一天的工作、思考簡報內容，或是處理懸而未決的問題；中午過後則是「作業時間」，迅速地依序完成無須動腦的工作；通勤時間、睡覺之前或任何獨處的時段，則可設定為「發想時間」，用於整理私人情緒或生活中的靈感與發想。
5.以「倒推法」安排行程：
在安排日程之前，必須先掌握「最終目標」（例如提案日期、交貨期限等），然後再以此目標為基準，構思在期限之前所有可能的工作流程，並且預估必須花費的時間，由「終點」往前推算每一個時間點必須做什麼，一一將預定工作填入日程規畫中。
6.一心多用：
訓練自己一心多用，用同樣的時間完成多項相關任務，可以更有效率地完成工作。例如，在外跑業務時，同時物色公司商品展示會的會場地點。
而要在同時間內完成多項任務，則表示在頭腦裡或心裡，必須同時思考好幾個課題。例如，跑業務是為了達成銷售目標、商品展示會是為了有效達成新產品的宣傳效果，其他課題則可能是「尋找新客戶與市場」或「調查競爭對手的狀況」等。
環境的整理：不再丟三落四
7.只放要用的東西，讓桌面如同「大廚的砧板」：
桌面整理「優劣」的取決標準，其實不在於桌面物品的「多寡」，而是桌上是否依照工作內容的不同，放置了需要的東西。
坂戶健司認為，桌面應如同「大廚的砧板」，只留下與「料理中食物」相關的食材與物品，例如重要文件或頻繁使用的文具。為求整潔而使桌面空無一物，或是堆疊過多無用物品等，都是過猶不及的做法。
8.分類一目瞭然，以「立即取用」為準則：
把辦公桌收拾乾淨，但是要找東西時卻找不到、也想不起來放在哪裡，則無法稱之為有效的收納。因此，在整理環境的同時，必須同步設想到，若是日後需要某樣東西時，能否在最短時間內「俐落地取出」所需物品。
要達成這個目標，關鍵在於將收納及建檔的工作，做到一目瞭然。無論是檔案夾上的標記，或電腦文件的整理，都必須清楚、確實做好分類，並建構自己習慣的索引方式。
做好整理之後，坂戶健司還建議，務必再次確認自己能否立即取出想要的東西，只要會有時間上的浪費，就很可能不是理想的整理方式。
9.讓書本雜誌「站」起來：
很多人習慣讓書本、雜誌「平躺」在桌上，一本本堆疊成山，每每為了找尋壓在最下方的資料，就必須展開「挖掘作業」，一有不慎甚至可能造成書本山「倒塌」。
若能善用書擋、文件架，讓書本、雜誌縱向站立，一字排開，一眼望去便能輕鬆找到需要的雜誌期數或書目。
資訊的整理：「吸收」知識，而非「保存」知識
每個人每天接收的資訊量雖然龐大，卻不全然是需要的資訊。為了不被氾濫的資訊淹沒，在接觸資訊的初期，便不能漫無目的地全盤接收，必須有意識地篩選出必要的資訊，切勿吝於捨棄。
10.站著讀報、先讀標題：
站著看報紙可以訓練自己在最短時間內擷取重要報導。首先必須一口氣讀完報紙標題，大致掌握一日大事；對於有興趣的新聞，可在標題先做記號，待有零碎時間再詳加閱讀。
11.定期清理工作相關書籍雜誌：
書架空間有限，個人腦容量也有限，累積過多的舊書而捨不得丟棄的心態，在坂戶健司看來，不過是種心理安慰。書本最具價值之處在於知識，經過閱讀、內化後的書籍，便失去保存意義，必須定期（例如以年為單位）清理。
至於雜誌，尤其具新聞性的報導內容，常過了時間便失去資訊價值。坂戶健司建議可以留下雜誌目錄建檔，日後若需要其中資料，再至圖書館或出版社網站調閱。
（本文取材自《大整理術》，麥田出版。）
圖片來源：jijis
via Flickr, CC Licensed
