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2015年12月29日 星期二

2015/12/29 「「能者多勞」是肯定還是懲罰?」

觀點

「能者多勞」是肯定還是懲罰?

摘錄自:經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/29
2015-12-14 11:50  作者 人資阿姐的職場觀察 

經理人 每日學管理 電子報 - 20151229


一位職場友人因為做事勤快,責任心強,在工作之餘也不斷參與外面的學習,在部門裡算是較有多元能力的資深員工,也因此常常成為主管突發任務的救火隊員。

這位職場友人在原有工作職掌上多出的額外工作,剛開始還覺得新鮮,可以將公餘所學的知識實作一番,久而久之卻發現自己的工作量較同儕多上許多,每每見同事在上班時間清閒的工作,同時可以準時下班,自己卻因為需處理主管額外交辦的事項,而必須加班將原有職掌內的工作完成。

雖心有怨懟卻不知如何對主管總是加諸於己的額外工作說不,表面上是老闆的得力助手,實質上內心充滿著對主管工作分派不均的不滿,對於年年得到績優評價的自己,說著這似乎是種績效懲罰。

能力好工作效能高的員工,通常是主管仰賴的左右手,也因此自然而然的隨時成為主管的救火部隊,除了平日的事務,也常會處理一些所謂的雜事甚或私務。

由於從來不曾拒絕,反倒讓主管認為你甘之如貽,每當有新的事項,自然成了被主管指派的不二人選。

這位職場友人抱怨了幾年,阿姐與不同的友人也都建議他在績效面談時,跟主管將自己工作份量過重,對組裡成員勞逸不均的不滿說清楚講明白。

終於這位友人鼓起勇氣,向主管表達了心中對於自己與組裡成員相較工作勞逸不均的不滿,主管也終於將他掌管的一些工作項目移轉給其他同仁。

然而此名友人並沒有如其想像中解脫額外工作壓力的開心,他說自己對於已不是自己職掌的工作總在說不,彷彿成了一名斤斤計較不願意承擔工作的員工。

工作本來就有勞逸不均的現象存在,尤其在追求速度與短期達成效益的時代,主管對於偶發性的突發緊急事項,自然會將此等緊急短期的任務,在安全考量下轉交給工作效能較佳的員工,如果你有幸或不幸成為主管的得力助手,你是與有榮焉還是覺得被坳了?

如果你與有榮焉的成為主管可以仰賴的部屬,會因為非份內事務的種種歷練,成就你工作能力的廣度。

如果你不幸總是那位被交辦緊急任務的員工,也幸運的在與老闆溝通後,獲得適度的職務紓解,那也不需覺得自己好像是個推卸職責的人。

其實在工作中能獲得主管青睞成為左右手,是許多人夢寐以求的事,為何會有此等待遇的人反覺得是種懲罰,這可能是身為主管者必須檢討的功課了。

我的職場導師說:「放下事,心別放下,心放下了就無法放眼未來。」既然決定放下事,就好好的放下;放不下的心,該好好的放眼未來,毋須執著於已說出口的「不」。否則就適度的做個好幫手,再適當的放手!


(本文出自「阿姐碎碎唸」,原文請點此)

圖片來源 / Tim Caynes via Flickr, CC Licensed


人資阿姐的職場觀察

阿姐任職外商三十年,從小秘書到資深秘書、行政經理,現任某外商人資主管,深諳職場大小事。熱情又雞婆的個性,常是職場友人傾訴與諮商的阿姐。2011年開始筆耕『阿姐碎碎唸』部落格,阿姐的多年職場觀察與心得,希能與職場夥伴們一起共度職場歲月的喜怒哀樂。




2015年11月5日 星期四

2015/11/5 「別和主管硬碰硬!不同的意見要這樣說,老闆才會聽」

個人成長

別和主管硬碰硬!不同的意見要這樣說,老闆才會聽

摘錄自:經理人 每日學管理 電子報                        2015/11/5
2015-10-20 22:10  整理 馬安奇 


經理人 每日學管理 電子報 - 20151105


當你不認同主管的決策、看法時,你會怎麼做?是聽命行事?或是據理力爭,提出你認為更好的方法,結果卻讓主管覺得你愛唱反調,懷疑你想和他爭權?

心理學家、曾任IBM等知名企業顧問的彼得‧科曼(Peter T. Coleman)與羅伯特‧弗格森(Robert Ferguson)建議,部屬在對主管表達「異見」時,一方面要爭取上司認同自己;另一方面也要試著減輕雙方的「意見衝突」可能帶給上司的負面感受。以下是有助於建立良好意見交流的5個技巧。

1.事先安排伏筆,減輕上司的抗拒心態:

如果主管有意將某項任務交給B同事,但是你想說服主管A同事更合適。你可以在平日會議上就經常提到A同事的優點(分析能力強、重視細節等等),這樣當你提出不同的人選建議時,主管就比較能接受。

2.帶著解決方案去反映問題:

假設你要跟主管討論今年營收目標可能無法達成時,不要只是強調今年景氣不好,還要讓主管知道你準備如何因應。另外也要記得,不要讓主管面臨「不選甲案就只能選乙案」的情境,應該多提供幾種增加營收的方法,供大家商議。

3.拉攏同盟,增加交涉籌碼:

如果你想給主管的建議,挑戰了主管的決策,你可以先蒐集同事看法,再帶著具體數據和建議去說服主管。表達時,務必強調團隊的整體感,避免凸顯主管與部屬的對立。你可以說「這項專案不符合我們的年度目標」,千萬不要說「大家都覺得你的堅持沒有意義」。

4.替上司緩頰、找台階下:

主管偶爾也會做錯事,例如,在會議上亂發脾氣。你可以私下先安慰被罵的同事「別太在意,主管只是累壞了」,等大家下班後,再提醒主管不要打擊士氣。甚至,下次在開會前,你可以先詢問主管當時累不累。如果狀況不好,可以取消會議,避免他再度失常。

5.陷入僵局時,設法修補關係:

當你委婉指正主管,卻惹毛他時,應該立刻設法解開僵局。你可以約個時間向他坦白:「我想為上次的事道歉,我不是有意要讓你不愉快、讓你有壓力。」

(本文取材自《解決衝突的關鍵技巧:面對職場中的權力不對等,何時該強勢、何時該求和?》,商周出版。)

重點提示:
1.溝通前,先埋伏筆
 想要上司同意你的看法,平時就要先「洗腦」。

2.先準備好幾個解決辦法
 提供多一點選項與上司協商,別讓他只能二選一。

3.拉攏同盟
 和上司意見相左時,用團隊多數人的意見說服他。

4.為上司找台階下
 找出他失常的原因,下次協助他避開。

5.惹惱上司時,設法化解僵局
 和上司約個時間,坦言自己並不是有意讓他不開心。

圖片來源 / decoded conference via flickr, CC licensed





2015年9月27日 星期日

2015/9/27「混在大公司,原來是這樣的...該去大公司工作嗎?」

職場生涯

混在大公司,原來是這樣的...該去大公司工作嗎?

摘錄自:經理人 每日學管理 電子報                        2015/9/24
2015-09-09 17:13  作者 亞瑟的業務筆記 


經理人 每日學管理 電子報 - 20150927


在大公司工作像怎樣?

大公司有自己的生態系統,在大公司工作有些像住在旅館裏。旅館有自己的空調系統,自己控制溫度和濕度,旅客在旅館裏根本不知道室外的溫度是冷是熱。在大公司裡工作,你永遠會有事情做,永遠搞不清楚外面景氣是好是壞!

當我還是菜鳥業務員的時候,曾經送過工程樣品給大公司的工程主管驗證。這個主管看了我,就說:「來,來,坐坐!我賞你一杯特別的飲料,感謝你的努力工作。」

他打開窗子,割了一把小麥草,打了一杯小麥草汁給我。因為他在辦公室的窗外種小麥草,大公司的主管原來是這樣過日子的啊!

那是一個風行用小麥草養生的時代,我問他,怎麼有時間在窗外種小麥草呢?這個研發主管告訴我,他都授權給他的團隊成員了:「如果我自己插手太多事,我的團隊成員就沒有機會學新技術了。」雖然這話聽來比較像在混的藉口,但是好像也有幾分道理。

我早就發現了能夠在工作日去打高爾夫球的多半是企業家或者是大公司的高級主管,因為大公司死角多,容易找到藉口。假日人太多了,這些人喜歡在工作日打球,當然,打球可以和客戶藉機會建立關係。但是一場球就要耗去大半天,不太像高級主管用時間的方式。這好像違反了我們常識的認知,以為高階主管應該很忙,有很多重要的事情要做。

時間是有價值的,時間是金錢。昂貴的打球費用對這些高階主管來說並不是問題,但是要找出時間應該是個問題吧。高階主管的時間應該很寶貴吧,不該用來打球,但球場的實際狀況,否定了我們的想像。

大公司的生態

大公司通常有很多規矩,有複雜的流程,但同時也有很多的模糊的空間,像這類高級主管打高爾夫球的狀況就很難評估是否應該?經理人有權力決定如何使用他們的時間。打高爾夫只是其中的一種,也許他們覺得這也是他們工作的一部分。

大公司像個生產線,包括執行長在內,每個人都有自己特定的功能。到處是潛規則,每個人都很難超出自己的工作責任範圍,也很難去干擾別人。所謂的「照顧好自己的花園」(對基層員工來講,「是照顧好自己的一畝三分地」),每個人都只想辦法做好自己責任,不要丟了工作就好了。

在這樣的大公司,任何人都不容易改變公司的流程,或者改變外在的環境。通常,改變是不會發生的,直到市場的趨勢威脅了公司的生存,再來用裁員解決問題。最近幾個世界級的企業在裁員,不就是這樣嗎?

許多高階經理人在大公司裏並沒有太多實際的工作要做,他們只是像根樹幹,不需要做光合作用來提供養分。日常工作都有人在做,許多高階經理人不知道產業的訊息,不知道市場的趨勢,有時連樹皮這種輸送水分(傳遞訊息)的工作都不是他們在做,他們只是在撐在那兒,撐住公司的結構而已。

在許多國家,最大的機構就是政府了,政府單位像個巨無霸的獨占公司,更好混了。那麼像政府這種金剛猩猩公司的高級主管如何善用時間呢?注意一下,電視是怎麼演的政府官員的每日工作,好官員通常就是在讀報紙,壞官員則是在聲色場合廝混。

看災難電影裡,處理災難的人要報告突發狀況給最高主管,那些最高主管不大都是在高爾夫球場嗎?這些電視演的是真的嗎?還是這是導演的戲劇效果,用這樣的背景來說明角色的特色?

經過這些年工作,我已經確定電視演的大部分是真的,大官的生活和工作真的都在遊樂場所。淝水之戰時,宰相謝安不是在下棋嗎?邱吉爾在大英帝國當財政部長時大部分時間以獵野豬,打馬球為樂,每年夏天或者冬天要出國旅行,在海邊寫生。這就是大人物胸中有雄兵數十萬,談笑用兵啊。

記得經濟學人雜誌報導過世界上最好打混的工作是芬蘭的收稅員。他們的工作怎麼個好混呢?文章上說,如果一個芬蘭的收稅員死在辦公室裡,大概兩個禮拜後,他的屍體才會被發現。好混吧!

你該去大公司工作嗎?

最後,最後,我要說的是,我沒有說大公司好不好,或該不該進大公司,每個人條件不一樣,每個人對自己要求也不一樣。大公司的運作很複雜,這只是某個面向,並不是所有大公司的主管們都是這樣過日子。不是的!我看到很多野心勃勃的大公司主管,他們每天兢兢業業的承受壓力在自己的崗位上無休無止工作,他們是這個社會的中堅。

因為大公司總有機會挑到更多更好素質的年輕人。我鼓勵年輕的畢業生應該在畢業的第一個工作設法進入大公司。年輕聰明的人,只有與年輕聰明的人一起工作,才會在競爭的壓力下讓自己磨練得更聰明。否則在輕鬆的環境裡,再聰明的人,三年後也變平凡人了。

因為聰明人太多了,進了大公司兩三年後,你就知道自己在這個公司有沒有更好的前途,這個公司有沒有值得你學習的技能。這個時候,你更清楚產業是怎麼一回事,自己的生涯是在哪裡,也就可以做更好的決定。


圖片來源 / Glenn Brown via flickr, CC Licensed


亞瑟的業務筆記

中興法商學院企研所和台大經濟所畢業。農民出身,性格裏沒有商業因子,從事業務工作十幾年,經歷了許多嘲諷和被騙,才慢慢理解江湖凶險,境遇也把自己挫磨得一點兒稜角都沒有了。感謝那些不喜歡我的人,我的感覺和你們一樣,所以每天設法學習,讓自己成熟些,這些文字就是我學習和反省留下來的印記。業務工作,戒之在好為人師,公開這些意見,只是希望可以和那些沒有天份,卻在業務崗位上的朋友做些意見性的交流。







2015年8月28日 星期五

2015/8/28 「遇到8種壞老闆,抱怨也沒用!你需要這25個生存對策」

職場生涯

遇到8種壞老闆,抱怨也沒用!你需要這25個生存對策

摘錄自:經理人月刊電子報                        2015/8/27
2015-08-18 17:43  整理‧撰文 齊立文 

經理人月刊電子報 - 20150828


很少有員工對自己的老闆完全沒抱怨,然而,除非老闆違背的是性騷擾和歧視這兩大惡,否則並沒有一套標準可用來衡量「不適當的職場行為」。

「壞老闆」未必真的是壞人,只是因為不太善於管理人,而讓你日子不太好過,甚至懷疑究竟是老闆有問題、還是自己有問題!以下是針對不同類型的「壞老闆」所提出的因應之道。

1. 如何應付「愛批評的老闆」

建設性的批評或許受用,但如果你無論做得好或壞,永遠都只得到批評、沒有讚美,將會嚴重打擊自信與生產力。碰到難以取悅的老闆,你可以:

(1) 恢復沈著冷靜時,再勇敢地面對。帶著情緒跟老闆起爭執,只會讓老闆將你視為不成熟的工作者。

(2) 善用比喻。如果你決定跟挑剔的老闆攤牌,可試著用含蓄一點的方式表明:「我想告訴你,我可以在怎樣的情況下,把工作做得更好,但是當我不斷遭受批評,就很難把工作做到百分百正確。」善用比喻可以讓整件事看起來比較不是針對個人,也能讓上司換個方式好好想想整個狀況。

(3) 所有方法都失敗時,就選擇離開。無論你做了多少努力,就是無法得到老闆正面的回應,這時你就該明快抉擇:究竟是要留在一個可能會損害你職業生涯的工作環境,還是轉往一個(希望是)更正面的環境。

2. 如何應付「愛管事的老闆」

這種老闆讓人覺得好像被監視,幾乎你所做的每件事,他(或她)都要過問。碰到這種好像有一隻禿鷹坐在你的肩膀上的情況時,你可以:

(4) 問題不在你,而在老闆。老闆事必躬親,未必是你表現不好,而是他的性格就是如此,什麼雞毛蒜皮都要管。

(5) 讓老闆自認掌控一切。善用一些比較不重要的情況,做為自己的助力,給予老闆自覺有在掌控事情的假象,例如詢問老闆:「你希望我將碎紙機插頭插在那面牆,還是門邊呢?」

(6) 做到讓老闆無話可說。工作力求完美,舉凡拼字、文法、格式或資料來源等細節,都要讓老闆找不到可以盯你的理由。

3.如何應付「奴役型的老闆」

承蒙老闆看得起你,總是給你很多高難度的工作,還會不斷打電話和寄電子郵件給你,讓你超時工作。碰到這種情況,你可以:

(7) 強調工作過多會影響表現。一定要反映工作量不合理,但千萬不要以私人生活受影響為理由,而要把重點放在對公司獲利的負面影響:「要在這麼趕的期限內完成工作,我很難做出好成品。可否重新評估時間表,我好給你最好的產品?」

(8) 絕對不讓老闆得逞。這類型的老闆一旦食髓知味,就會故技重施,所以你應該和老闆討論工作分派,或是請教對方「你覺得處理龐大工作量的方法是什麼?」設法找出對雙方而言都更有成效的制度。

4.如何應付「愛羞辱人的老闆」

在眾人面前大吼大叫,原本就很沒禮貌,問題是有人就把這種方法當成是有效的管理方式。碰到愛罵人的老闆,你可以:

(9) 盡可能直截了當。你可以試著表達,員工受辱是有損團隊士氣的,並找時間與老闆談談有哪些言行舉止可能不太恰當。

(10) 設定溝通準則。當老闆對著你鬼吼鬼叫時,為了重新取得局勢的控制權,不至於被罵昏頭了,建議可以說:「讓我們談一下這件事,你先說,我不會打岔。等你說完後,我再看我有沒有問題。」

(11) 不要息事寧人。雖然你很想躲開暴怒無常的老闆,但也不該縱容他們,你可以試著說:「我無法跟對我大吼大叫的人說話,等你可以用正常的分貝對我說話時,我會很樂意回到你的辦公室和你說話。」要這樣說,固然需要相當的勇氣,但也可以藉機讓老闆知道你並非爛好人。

(12) 反問對方。逼不得已時,試著反唇相譏:「叫我傻瓜或白癡,就能解決問題嗎?」

5.如何應付「喜歡怪罪人的老闆」

有些老闆就是會在出狀況時,找一堆理由推卸責任,設法讓自己全身而退。碰到這種人,你可以:

(13) 將所有事情記錄下來保護自己。這是最基本的辦公室生存法則,有了完整的書面文件,就可以確保自己不用為沒有犯的錯誤、或老闆根本沒提過的工作負責。

(14) 避免不必要的道歉。遭到怪罪時,只要說清楚自己被指派的部分,不要落入頻頻道歉的陷阱裡,承擔了不屬於自己的責任,淪為代罪羔羊。

(15) 團結是力量。如果其他同事也覺得老闆很愛把責任賴給別人,你們最好能團結起來保護彼此,絕對不要單獨對抗這種老闆。

6.如何應付「放冷箭型的老闆」

這種老闆會在和你一起工作時,從頭到尾讓你覺得沒有問題,最後在做年度績效考核時,卻給你打了很爛的評等。要戰勝這種表裡不一的老闆,你可以:

(16) 務必要求書面意見。在完成每項任務之後,都要求老闆留下書面意見,無論是正式或非正式的都好,以免對方在你的背後搞鬼或臨時改變說詞。

(17) 不要誤把親切當成真心。種老闆起初可能會透過親切的表現,贏得你的信任,之後再暗中進行破壞。頭幾次發現時,說不定你還會為那些連自己都不能接受的行為找藉口,但放任這種行為繼續下去,你可能會破壞自己的成功機會。

(18) 要求老闆言詞明確。態度果斷之餘,也不要過度挑釁。如果主管就是不肯「公開直接」表達自己的負面意見,可以跟對方說:「我需要你給我『明確』的意見,好讓我們一起合作達成這項工作目標。」

7.如何應付「雙重人格的老闆」

前一分鐘對你噓寒問暖,徵詢你對重大計畫的意見,下一刻就嚴厲斥責,丟一堆工作給你,碰到這種忽冷忽熱的老闆,你可以:

(19) 盡量不受影響。找到微妙的平衡點,在維持良好工作關係的前提下,不要受到老闆情緒起伏的左右。

(20) 勇敢面對。向老闆解釋,反覆無常的管理方式,會為工作場所增添許多不確定因素,並且試著提出解決辦法,以改善彼此的工作關係。

(21) 表明你欣賞正面的意見。透過積極回應正面的意見,你會鼓勵老闆繼續給你正面的意見。

8.如何應付「獵人型的老闆」

這類型老闆通常是有點口是心非的年長男性主管,對象則多半是(年輕)女性部屬。他會一方面表現得像真心想提拔妳,另一方面似乎又在伺機占便宜。碰到老闆表達愛慕之意時,妳可以:

(22) 先發制人,把話說清楚。

(23) 及早與對方設定界線。一旦察覺老闆對妳有好感,一開始就要讓他清楚知道妳無意追求工作關係之外的任何事情。不要擔心劃清界限會對自己的事業有負面影響,說清楚講明白絕對是上上策。

(24) 不要有戀情牽扯。與上司有戀情的牽扯,會讓同事質疑妳的能力,以及妳是否因此而「錢多事少」。無論獵人型老闆多麼討人喜歡,都不要讓步,在事業剛起步時,這是個危險的模式。

(25) 不要靠他得到工作上的好處。即使獵人型老闆提議給妳好處,但是妳愈不倚靠他,就愈容易脫身。如果妳讓他特地幫忙,並一再接受他的好處,只會讓自己欠對方更多人情,更別提妳可能會失去同事對妳的尊重。

(取材自《老鳥不告訴你的事:如何打敗穿Prada的惡魔》,大是文化出版。)


圖片來源 / Shutterstock




2015年8月23日 星期日

2015/8/23「把握表現的時機!3個原則回答老闆的問題,讓他看見你的優秀」

職場生涯

把握表現的時機!3個原則回答老闆的問題,讓他看見你的優秀

摘錄自:經理人 每日學管理 電子報                        2015/8/18
2015-08-05 18:02  作者 劉恭甫 

經理人 每日學管理 電子報 - 20150823 - 1


Alex是我的一位客戶,擔任某間企業的人力資源部資深經理,他們公司今年的人評會,將從兩位資深專員人選中,選出一位升遷為製造部的經理。

其中張協理提名Bob,李協理則提名Kevin 兩位主管分別花了三分鐘說明這兩個人各自在過去一年的努力成績,包括所完成的專案,以及如何有效降低成本並提高效率等,但由於名額只有一位,董事長必須從中擇一。

董事長聽完介紹之後,低頭看了手邊資料和兩人的照片之後說:「這個Bob是誰?我對他好像一點印象也沒有。」接著說,「這個Kevin,我記得他在上次的季度檢討會時,對於我們流程上產生的問題所提出的意見與觀點很不錯,很有自己的想法也符合公司的需要,我對他當時的表現印象很深刻。」可想而知的是,當場董事長便宣布由Kevin升遷為製造部的經理。

在關鍵時刻,你在高階主管心中有多少印象分數,往往是決定關鍵的一票!

然而,到底該怎麼回答才能獲得主管的青睞?以下我提供回答主管問題時,一定要掌控好的三大條件,以及回答問題的SOP給大家參考。

掌握回答問題的三要件

當主管問你,「上個月業績如何?」、「昨天客戶為何會取消訂單?」、「前天產線為何會出這麼大的問題?」等問題時,你都怎麼回答? 很多人習慣回答,「很難說」或「很複雜」,其實這對主管而言,根本沒回答,更難從中判別問題的癥結點。身為部屬,除了報告進度與提案外,回答主管問題必須有方法,甚至有公式。

讓我們先思考一下,當主管時間有限,他最想在你的回答中聽到不外乎三點:
一、結論,這件事我們應該要怎麼做?你的建議是什麼?
二、事實,這件事是如何發生的?過程中最關鍵的事實是什麼?
三、重點,這件事的問題重點是什麼?改善重點是什麼?

所以,我們應該把握以下三個原則回答問題:

一,先說結論。把「因為」、「所以」,換成「所以」、「因為」

公司裡的主管都很忙,各位回想一下,當回答主管問題拖泥帶水時,主管可能就沒耐心了,可能你的話還沒說完,他的電話就響了;也可能有其他同事或是急事要找他。在各種可能發生的狀況下,他很可能無法完整聽完你的回答,因此我們一定要學會先說結論。

例如,當你被問到,「這個客戶怎麼樣?」一個切中要點的回答應該是:

「這個客戶訂單必須延到下一季(所以),因為本周三客戶說訂單不明確,我們……(因為)」

至於一個會讓主管沒耐心的回答則會是: 「這個客戶上周二我們電話討論了進度,上周五我們又確認了一次,本周三客戶打電話告訴我們說需求不明確(因為),所以訂單必須延到下一季(所以)……」

二,以數字呈現事實:把形容詞換成數字

主管通常希望在最快的時間聽到最關鍵的事實,所以把常說的「因為速度太慢,所以客戶不滿意」或是「客戶認為我們的品質很差」等句中的形容詞轉換成數字,可以讓主管迅速掌握事實。

例如,當你被問到,「這個客戶為何取消訂單?」我們應該要把「太慢」換成「花了一百六十二分鐘完成」,把「很差」換成「一周內出現兩個重大問題」。 所以我們應該這樣回答:

「因為我們花了一百六十二分鐘才完成,所以客戶不滿意。」或是 「客戶認為我們一周內出現兩個重大問題的品質很差。」

三,直接講重點:

只要一句話引起主管興趣就可以,接下來主管就知道要做什麼了

例如,當你被問到,「這份企畫書好厚,可以簡單說明一下嗎?」 像是「這份企畫分成八個部分,一開始是企畫緣由,我們因為……,接下來是市場分析,分析了商機成長……」之類的說法,並不容易能夠讓主管立刻了解脈絡。

比較適當的方法應該是直接說明這份企畫書的主要內容,像是:

「為了提高流程效率百分之十,我們團隊思考了三種改善方案,要在下周選一種開始執行,細節可以請您詳閱企畫書中第十頁的三種改善方案比較。」

回答問題也能有SOP

先提供幾個範例讓大家參考:
主管問,「這個流程產生的問題應該如何解決?」
不理想的回答,「應該要加派人手。」 理想的回答:

「我認為我們應該增加人工品質檢測站(結論),第一是因為我們人員的經驗充足,可以用最快時間檢查完,第二是因為這個做法可以彈性運用人力,最後是因為我們可以立即實施(理由)。例如我們部門在去年五月,曾經試驗此做法能有效提升品質良率百分之十,還有某公司在去年也因為此做法,成功提高檢驗品質百分之十五(事實與證據)。所以我認為我們應該要增加人工品質檢測站(重複結論)。」

以這種方式回答的優點在於,可以讓主管覺得你的發言有理有據,非常具體。

主管問,「你覺得這個計畫怎麼樣?」
 不理想的回答,「還不錯」或「很複雜」。
 理想的回答:

「我認為這個計畫應該增加利潤率分析(結論),首先這個計畫很符合公司的策略方向(理由/優點),只是我擔心成本太高會降低利潤(理由/缺點)。例如在第八頁有營業額預估分析,第十頁有投入資源分析(證據),但是卻沒有整合性的利潤率分析。所以我認為計畫應該增加利潤率分析(重複結論)。」

以這種方式回答,主管會對你事先所做的功課和觀察印象深刻。

主管問,「你覺得進度趕得上嗎?」
 不理想的回答,「應該可以。」
 理想的回答:


「我認為這個進度有九成五的把握趕得上進度(結論),首先這個進度已經跟各部門確認過沒問題(理由/優點),只是我擔心其中研發設計這部分的進度因為客戶的要求較高,比較沒把握(理由/缺點)。據我所知,研發部們在八月份工作滿載。所以我認為,如果可以提前確認客戶需求安排研發進度,應該有九成五的把握趕得上進度(重複結論)。」

以有條理又有解決方法的內容回答,主管很難對你沒有任何印象。

從範例中觀察,為了盡快抓到回答問題的要點,並根據前面提到的三個原則,我設計了一張「一分鐘意見發言表」。
經理人 每日學管理 電子報 - 20150823 - 2
身為部屬最常被主管要求回答問題,而回答得好,非常容易獲得主管的青睞,以上所建議的回答問題SOP是一個非常好的工具,建議大家多思考自己是否常常犯以上所列不理想的回答呢?如果是的話,各位一定要好好練習並思考下次如何進行理想的回答。

(本文出自《不懂這些,別想加薪》,商周出版)

圖片來源/Shutterstock