2015/2/19 「不加班魔法！這間辦公室到傍晚6點就「消失」了」

不加班魔法！這間辦公室到傍晚6點就「消失」了

摘錄自：能力雜誌電子報                                2015/1/21

整理撰文/潘俐婷

 

圖片取自Heldergroen公司官網

時間滴答滴答，傍晚6點鐘一到，不管你是正在喝下最後一口咖啡、忙著在電腦裡鍵入資訊或是趕在下班前打通電話給客戶，眼前的辦公桌椅都會忽然開始自動緩緩升起至天花板，桌上的電腦、文書用品、開會資料、喝一半的咖啡就這樣「消失」不見，催促員工「不得不」立刻下班，就算事情還沒完成，員工也只好無可奈何地停下手邊工作。這間荷蘭阿姆斯特丹的創意傳播公司Heldergroen簡直是一間灰姑娘的辦公室，傍晚6點魔法消失後，瞬間空無一物。

升降桌滾輪椅 大玩空間變變變

你曾經提前完成工作後看到老闆還沒離開辦公室，不敢下班參與早已安排好的聚餐嗎？

你會想著反正下班後也不知道要做什麼，乾脆留下來把永遠做不完的工作一件件完成嗎？

周末的時候，是不是還常需要犧牲和家人的相處時間到公司「趕進度」？

加班情況似乎不分國籍，歐美各國也不例外，即使知道過度加班會導致健康亮紅燈、生活品質下降等問題，即使勞工吶喊拒絕血汗工廠、要求幸福企業文化，但真正落實行動解決加班情況的企業卻不常見。

不過，Heldergroen這家企業不一樣，為徹底杜絕員工加班，讓他們兼顧工作與生活，兩者不失衡，特地請Zecc建築事務所為他們量身訂製一個舒適的工作環境，而辦公室最重要的功能是︰讓員工不得不準時下班。

在Zecc設計團隊一系列的改造工作下，Heldergroen的辦公空間以3大片落地窗取代了灰沉沉的水泥牆，陽光可以照射到室內，讓員工在工作疲累時，能隨時抬頭望看戶外景色；辦公室內的3個木長桌，讓工作環境多了幾分自然樸質的舒適感，整體呈現出明亮與簡潔的溫暖風格。

這樣的空間設計對於許多設計公司而言不稀奇，但外觀看起來跟其他公司沒什麼太大差異的Heldergroen辦公室，其實暗藏新穎巧思。雖然辦公室內一樣有桌子、椅子等擺設供員工辦公，但特別的是，Heldergroen的辦公桌四周都懸有高強度的鋼索，當傍晚6點下班時間一到，就會啟動連接鋼索的大型工業馬達，使所有的辦公桌連同桌上的電腦、沒處理完的文件等通通一併自動升至天花板的凹槽內。除此之外，底下裝有滾輪的椅子與其他相關辦公家具都可以輕易地移動、收納起來，不一會兒時間，平常工作的場所將全部都被清空，達到強制員工準時下班的目的。直到白天上班的時間，Heldergroen才會將辦公桌降下來置於附設輪子的櫃子上，恢復成平常辦公環境的樣貌。

辦公室變健身房 不上班也精采

時間一到，Heldergroen原本的辦公設備全都消失無蹤，這時候員工都乖乖下班關燈離開嗎？錯了，Heldergroen把多出來的地方變身為開放式的空間，化為各式活動的場域，提供員工自由使用，例如︰瑜珈課程、健身舞蹈、聯誼派對、講座、商品展示等活動都可以在這裡舉辦，讓員工下班後自由參加。

有時候，如果Heldergroen在其他時間需要更寬敞的空間，不僅只有在傍晚6點辦公桌會自動升起，其他時段同樣能夠利用按鍵來操控辦公桌升降。舉例來說，Heldergroen員工會在早上利用清空的空間做健身操，晚上辦公桌則變成了派對上的DJ台。再者，Heldergroen在平常上班日以及假日都可以靈活運用空間，只要有需求，也會開放租借給其他合作單位使用。這樣的巧思讓Heldergroen不再只是辦公室，而是發展成多功能用途的空間，完全不受限制，一屋多用的創意巧思將空間做充分運用。

仔細觀察Heldergroen的辦公室，還有一個特別之處，就是大多數辦公家具都是來自於社區廢棄的物品，例如︰角落的櫃子原本是一台堆土機。因為Heldergroen認為，公司何不用一些廢棄用品，經過創意設計後，進而產生一個新的品牌故事，也再次賦予這些廢棄物全新的生命，正如一句英文諺語「One man's trash is another man's treasure.)」的意思，對某人是廢物的東西，對另一個人而言卻是寶貝。

善用時間工作 鼓勵認真生活

為了終結員工加班的現象，並擁有良好的工作環境，Heldergroen相當重視員工的權益，希望員工的生活、工作不衝突且相輔相成，更能在工作忙碌之餘懂得享受生活。

透過另類的辦公桌升降功能性設計，的確讓Heldergroen的工作環境不再只是嚴肅、講求效率的地方，而能夠搖身一變，同時成為員工生活休閒的場所。並且以明確的方式告訴員工下班的時間到了，鼓勵他們應該學習善用時間完成工作，然後認真生活，真正達到讓員工準時下班的目的。

Heldergroen創意總監Sander Veenendaal說︰「因為連辦公桌都下班，員工也該下班了。要留部分時間、空間給自己去享受生活。」Heldergroen利用與工作息息相關的辦公桌，提醒員工生活不應該只是坐在桌子前面，這只是生活的一部分，有時候桌子也可以發揮其它的用途，像是用來當作聚餐的大桌子、變成播放音樂的DJ台等。

他更進一步說明：「我們希望透過這樣的方式，讓員工在這裡工作能夠感到輕鬆，也為工作添加些許樂趣。」因為有些時候適度放鬆一下，或是做其他事情轉移注意力，反而會為工作帶來更多的靈感。工作並不是生活的全部，卻又和生活密不可分，Heldergroen希望員工了解，辦公室融入生活、自然的元素，即是藉此鼓勵員工不要忘記放鬆，還要走出去戶外，試著多去呼吸、感受這個世界的一切，以及保持好奇心，並且體驗生命中其他更美好的事物。如此一來，才能為工作注入更多的能量、激發出無限的創意。

【本文出自《能力雜誌》2015年1月號】

2014/8/23 「【週三不加班．小週末的大能量】只要你相信，就能做得到」

Cheers：快樂工作人

8月12日 23:26 ·

【週三不加班．小週末的大能量】只要你相信，就能做得到

摘錄自：Cheers雜誌電子報                     2014/8/21

「勇氣是－－雖然恐懼，但依舊勇往直前。」

在人生路上的每一刻，我們其實都有所選擇，選擇如何過每一天，就是選擇了什麼樣的人生。

你可以選擇在一週內挑一天不加班，為 work-life balance 立下一個起點。

選擇「做出選擇」並不容易，需要努力，也需要勇氣。雖然恐懼，但依舊勇往直前，這才是真正的「勇氣」…

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熱情工作，快樂生活 ►► Cheers：快樂工作人

2014/7/13 「想要不加班？讓「今日工作清單」成為你的導航！」

想要不加班？讓「今日工作清單」成為你的導航！

摘錄自：Cheers雜誌電子報                     2014/7/10

2014-07

天下雜誌出版

作者：知的習慣探求舍

如果你有以下任何一種情形，這本書一定會對你有所幫助。1.想把物品和資料整理得有條不紊。2.希望提高自己的工作效率，在職場出人頭地。

近年來，「斷捨離」早已成為人人耳熟能詳的用語，但是整理的技巧除了運用在家事上，更可以運用在職場中。

清楚知道今天該做什麼事，讓「今日工作清單」成為一天的導航系統

工作效率高的人會具體地知道自己今天該做些什麼事。認為只要確認過手冊上的行事曆就好的人，誤解了一大重點，行事曆純粹只是那一天的預定計畫而已。能夠俐落地處理完工作的人大抵都具體地把當天該做好的事項依序條列好，當作自己的一大利器。那就是「今日工作清單」。

「今日工作清單」可以用條列的方式寫在自己的記事本上，也可以寫在便利貼上，再貼到醒目的地方，上頭註記著當天一定要完成的工作項目。每做完一項工作，就在檢驗的欄位打勾或劃掉該項目，表示已經完成了。註記的工作項目，要以「具體、簡潔」為基本原則。

比方說，不要寫成「整理雜亂的桌子」，因為這樣太籠統了。列在今日工作清單上的事項應該是「把不要的文件登記好」、「分類後放入資料盒」等這樣詳細的動作。如此一來，今天該做的事情就一目瞭然了，也能管理好一整天的時間。這一點和長時間進行的「專案」或「今日例行工作」不一樣。

「今日工作清單」是當天的行動指南，重點是要一早開始就能遵循。這樣自己就能隨時處在待命狀態，立即展開行動。因此也就必須在前一天事先列好工作清單。

早上抵達公司，再來思考今天該進行的事項後才工作的人，和一大早就開始著手工作清單上第一項的人，兩者的差別便高下立判。

「完成就劃掉」的小動作，讓人體驗真實的成就感

想要三兩下俐落地完成「今日工作清單」上的項目，有幾個小訣竅。

其中之一就是，成規的工作，也就是像例行公事般的工作，應寫在今日工作清單的前頭。一大早就先處理繁重工作的話，表示一天打從一開始就必須卯足全力。早上應該先像慢跑一樣，從事較輕鬆的工作，等抓到工作的步調後，再慢慢加快速度，最後全力衝刺。這點關係重大。

一定要順應工作內容分配時間。考慮「早上」、「午休前」、「下午」、「下班前」等工作的起點、尖峰或冷靜下來的時間和工作的段落等，決定今日工作清單的順序也很重要。

另一項重點是，為了能確實執行「今日工作清單」，要自己創造成就感。如果只在各項目打勾表示完成，那就太浪費了。

「今日工作清單」只是寫下當天的行動而已，的確也很容易變成消化工作的單調作業。因此，要讓「劃掉」的小動作更有意義。請把完成工作想像成自己擊敗了敵人，朝著終點前進，就像打電玩闖關成功時，自己又升一級了一樣。這也是很有效的辦法。

總之，就是要把「今日工作清單」當作激勵自己的道具，為了這個目的，可以用粗的紅筆劃兩條線刪掉，或打個大叉叉，這麼做真的能讓人提起幹勁。

利用數位工具提醒截止日，防止工作延宕

覺得手寫很麻煩的人，或平常使用電子郵件管理軟體、搜尋引擎的行事曆功能的人，也可直接利用數位工具管理「今日工作清單」。類似的軟體工具很多，名稱大多含有「ToDo」或「Tasks（工作）」的字眼，例如「Outlook」的「ToDo」和「Google日曆」的「ToDoList」。

在收信軟體使用這項功能有一個優點，就是當有什麼非處理不可的郵件寄來時，可以直接將該郵件登錄在ToDo列表上，以便統一管理。另外，工作清單的數位化還可以讓使用者重新排列工作項目的優先順序，也能輕鬆地分門別類。

習慣以智慧型手機取代記事本處理每日大小事的人，也能利用應用程式讓工作清單更顯效率。

例如Android作業系統的應用程式「任務列表（MsToDoFree）」。利用桌面小工具（顯示於桌面的程式）讓工作項目依各種分類方式顯示出來，非常方便。

應用程式比記事本更有效率的一點是具有時鐘功能，可以設定鬧鈴，並自由定出各項工作的重要程度，一旦逼近期限日，就會發出鈴聲提醒。這樣就能適時鞭策自己、防止忘記期限日或拖延工作。工作一結束就打勾做記號，也可選擇不要顯示在螢幕上，清單只留下未完成的工作。

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2013/12/22 「【週三不加班．幸福很簡單】時間多一點，生活從容一點」

【週三不加班．幸福很簡單】時間多一點，生活從容一點

摘錄自：Cheers雜誌電子報                     2013/12/19

切記，想做、該做的事情無限，但是時間一秒也不會多。

不要一股腦列出所有該做而沒做的事情，而是要先排出「生活中重要的事情」，例如：自我學習、維持友誼。

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2013/11/14 「大老闆談「加班」：工作做得完，表示你「不重要」！」

大老闆談「加班」：工作做得完，表示你「不重要」！

摘錄自：天下雜誌電子報                        2013/11/12

2007-07-01 康健雜誌  作者：張靜慧

別人準時下班，你卻含淚打拚？企業組織普遍有「做不完定律」：事情永遠做不完，如果做得完，你就是組織中不重要的人。不如學會以下六招，用最短時間、做最多的事！

工時長、壓力大，很難讓你找時間過健康生活，包括運動與好整以暇吃健康食物，對身心的影響一籮筐。專家估計，約有90％的疾病與壓力有關，小則讓人肩頸痠痛、疲倦、頭痛、失眠、胃腸消化不良，長期壓力更可能引起免疫力降低、胃潰瘍、高血壓、心臟病、中風、憂鬱症等等，甚至可能促進癌症形成。

聰明的上班族選擇當「不加班達人」，不讓工作壓力壓垮自己。他們掌握了管理時間、提升效率的訣竅，用最短的時間做最多的事，然後享受下班後的生活。以下專訪了許多公司大老闆，他們是怎麼辦到的？

一、立志不加班

「不加班達人」有一個共同的觀念：人生不是只有工作這件事，還有很多事值得去體驗。他們以不加班為目標，有了目標，才有動力堅持下去。

經營保健食品的百麗康美公司經理陳建中，是澳洲總公司在台灣唯一的代表，他形容自己像「千手觀音」，大小事都得自己來，但他卻很少加班。

「用不放棄的意志，不斷尋找和運用更有效率的工作方式，達到不加班的目標，」他說。

二、紀律為效率之母

投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾在「加班是正常，不加班才是反常」的投信業工作，但她一向奉行「非不得已絕不加班」的原則。在她的字典裡，「加班」幾乎是「效率差」的同義詞。

能做到再忙也很少加班，蕭碧燕的秘訣是自我管理。雖然她住家遠，仍然一大早八點多就到辦公室，然後依著列在紙上的工作重點，一一完成。

「紀律不但影響效率，更反映工作態度：你到底在不在乎這件事？」她相信懂得自我管理的人，自己是最大的受惠者。

從事保險業20年的安泰人壽敦宇通訊處總監駱碧鶯，也靠紀律提升效率。她把會議固定在每週一、三、五早上，其他時間就可以自由運用，確保重要的事不會漏失。

三、確認工作目標，分辨輕重緩急

《商業周刊》創辦人何飛鵬在《自慢》中指出，企業組織普遍有「做不完定律」：事情永遠做不完，如果做得完，你就是組織中不重要的人。

反正事永遠做不完，則熬夜加班只不過是延長噩夢。他認為，不如應用「80／20法則」提升效率：花80％的時間與精力做20％的重點工作，剩下20％的時間與精力簡化處理80％的非重點工作。

104人力銀行行銷處公關經理方光瑋提醒，提升效率的重要原則是：先跟主管確認工作目標，判斷事情的輕重緩急，否則悶著頭苦幹，結果可能是做白工：你做的不是老闆要的；老闆認為重要且急迫的任務，你卻沒做。

蕭碧燕有一次請秘書發一封重要的電子郵件給各投信投顧的總經理，結果有些信被退回了，秘書搞不清這件事的重點在「儘快通知到對方」，竟然花了一天研究信為什麼被退回，卻沒有用傳真趕快讓那些人收到信。「工作抓不到重點，當然沒效率，」蕭碧燕說。

管理學上常用四個象限來區分事情的輕重緩急：

．重要又緊急的事：通常是突發事件，可以凸顯上班族的應變能力，一定優先處理。

．重要但不急的事：如健康、親子關係、經營客戶，依照計劃按部就班來做，以免拖成重要又緊急的事。

．不重要但緊急的事：例如請款、做報表等瑣碎的事，不需要太多思考，可以利用零星時間分次處理。

．不重要且不緊急的事：重新思考需不需要做、能不能簡化。「如果你發現第10個步驟才會影響結果，那麼1～9步就應該想辦法省略或簡化，」蕭碧燕舉例。

四、不斷尋找更好的工作方法

■紀錄工作時間：著有《為生活工作》的記者喬．羅賓森（Joe Robinson）建議，把一週生活做成明細表，記下每天每件事用了多少時間，然後使用時間的模式就會浮現。例如主管可能發現有大半時間在開會，就可以考慮將性質相近的會議合併，或授權部屬處理。

■目標管理：方光瑋建議，當你接到一件重大工作，可以把它分成幾個子目標，然後從預定完成的日期反推回來，訂出各子目標的完成日期，就不會不知道從哪裡著手，也可以避免把所有工作都壓縮在截止日前。

■降低干擾，全神貫注：處理重要工作時，不妨關掉手機、電子郵件信箱，請同事暫時不要跟你說話，甚至關上門，確保有一段時間不受干擾。

大塊文化董事長郝明義有一次在處理堆積如山的工作時，告訴秘書不要有任何打擾，然後開始專心解決積案，不到中午，所有東西都進了發文匣，他覺得餓了，但一看時間，竟才過了15分鐘。專心的效益真是不可思議，他形容這是「時間給的神秘禮物」。

■「預習」工作：文字工作者洪閔慧在進公司前，會在路上把今天要做的事想一遍，進公司後就可以直接開始。她通常先處理打電話、寫信這些瑣事，處理重要事情時，就不會被打斷。

■提升技能：投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾發現一位同事常加班，後來知道原來她不會打字，只好用「一指神功」慢慢敲。蕭碧燕建議，職場上必備的一些能力、知識，一定要靠自己去學。

■善用幫手：百麗康美公司經理陳建中推薦上班族利用新科技（如電腦軟體裡的行事曆功能、PDA等）管理時間。他如果與人有約，PDA手機半小時前就會提醒他，他就知道手上的事該準備結束。

陳建中也把電腦檔案、電子郵件分不同的資料夾管理，資料夾中再細分子目錄，找檔案時就不用大費周章。

■做「一舉數得」的事：陳建中如果去外地訪視門市，動線會儘量排在一起。例如去台中，就順路先去林口，回台北時選擇坐火車，順道拜訪位於火車站附近的貨運公司。

五、你不需要是萬能的

「承認自己的能力、時間都有限，多向別人請教、學習別人的工作方法，這並不可恥，」陳建中認為。

主管也不必為了展現能力而把所有事往身上攬。「主管事必躬親，一來會累壞自己，二來讓同仁過度依賴，反而失去學習機會，」陳建中說。

蕭碧燕建議，主管只要抓大方向、訂大目標就好，執行細節由同仁去規劃，真正執行時主管再去看成效。「充分信任部屬、授權，主管才能花更多時間去思考更重要的事，」她說。

六、管理情緒，不讓工作成為人生的全部

大塊文化董事長郝明義在《工作DNA》中指出，一個人最終的成敗往往不是所謂的「專業能力」決定的，而是一些「基本功」，情緒就是其中之一。

蕭碧燕發現，很多上班族花太多時間在抱怨，卻不去解決問題。她認為，過多的抱怨只會讓人愈來愈討厭這份工作，效率更差。

蕭碧燕會藉看美食雜誌紓解工作壓力，「不一定能去這些餐廳，但看了賞心悅目，」她說。她也喜歡繡十字繡，辦公室掛了好幾幅作品。

104人力銀行公關經理方光瑋每天開車往返桃園與新店間，早上他利用這段車程規劃一天的工作、培養工作情緒；晚上回家時，他會聽音樂幫助放鬆，「讓辦公室裡的情緒、工作，隨著窗外景色一起拋諸腦後，」他形容。

陳建中則用慢跑、跟太太一起下廚來紓解壓力。

西方早有「work hard, play hard」（努力工作、努力玩）的觀念；日本趨勢觀察家大前研一近年也倡導「OFF學」：把工作的開關關掉，好好享受下班後的生活，工作時才更有效率。他自己就喜歡釣魚、滑雪、吹單簧管，偶爾還騎重型機車出遊，豐富的生活經驗幫助他創意源源不絕。

充分休息、讓自己喘口氣，絕對是道德而且必要的。

原文刊登於康健雜誌2007年7月，104期。