2015/10/4 「說話太模稜兩可，對方都聽不懂？學習5種直白表達法，溝通一次到位！」

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說話太模稜兩可，對方都聽不懂？學習5種直白表達法，溝通一次到位！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/10/1

2015-05-14 19:00  整理‧撰文 張良姿 

不論是當面溝通，或是寫e-mail，又或者是打電話，經常發生無法一次溝通到位的窘況，總要來回好幾次以確認彼此所要傳達的內容沒有被誤解。

每次遇到這種情形，你是會在心裡說：「這麼簡單的事，怎麼就是聽不懂？」質疑對方的理解能力？還是反思自己的表達能力哪裡出問題？如果是前者，你又如何能保證自己說的話別人真的都聽懂了？

所以，遇到溝通障礙時，我們實在不應該對他人生氣，認為是對方的問題，唯一能做的就是練習自己的表達能力，避免說出來的話有另一種解讀的可能性發生。要做到這點，《工作減肥術》作者山崎將志提供3個表達原則：「結論要放在段落最前面」「長句要切成短句」「刪減冗長用詞」。

山崎提出幾個表達建議，提供大家參考。

1.一句話只能有一個解釋

「A君不像B課長擅長業務工作。」

這句話可以被解釋成「與B課長不同，A君擅長業務工作」和「A君不像B課長那樣的擅長業務工作」兩種說法。

因此，一句話中要避免使用「像……」加上否定用語，以防產生多種解釋。

2.否定句盡量改成肯定句

「如果支出申請不滿1萬新台幣，就不用得到老闆的批准。」

這句話改成肯定句就會變成「支出申請超過1萬新台幣需要得到老闆的批准。」相較於否定語句，更容易讓人一目瞭然。

3.雙重否定容易招致誤解

「如果不支付訂金的話，就無法為您訂位。」這句話就容易讓人混淆，是要「先付訂金才能訂位」，還是可以「先訂位，之後再付訂金」。

因此，最好的說法是「一旦確認訂金已付，馬上就幫您保留訂位。」

4.不要使用模糊的指示代名詞

先看以下文字：

在科羅拉多高爾夫球場中，有比賽級的高爾夫球場、從草地可打四百碼的練習場、假設各種狀況的模擬練習場，緊鄰那邊的住宿、閱覽室等設施，像這類充實高爾夫球生活的設備一應俱全。

在這段文字中，不清楚「那邊」指的是哪裡。另外，「像這類」所指涉的對象模糊。所以改寫時，這兩個指稱對象不明確的部分一定要改掉，才能將正確的意思傳達給讀者。

改寫如下：在科羅拉多高爾夫球場中，有比賽級的高爾夫球場、從草地可打四百碼的練習場、假設各種狀況的模擬練習場，緊鄰球場的住宿飯店、閱覽室等設施，充實高爾夫球生活的設備一應俱全。

5.刪去不必要的用語，改為簡潔的表達

商業書信中經常看到冗長表達方式，建議最好改為簡潔的表現方式。

像是「就本部門來說，將會商討因應對策」，只要寫「本部門將會商討因應對策」即可。

（本文取材自《工作減肥術》，春光出版）

 圖片來源 / David Goehring via flickr，CC Licensed

2015/7/19 「想被錄取，面試時千萬別說出這7個字眼！」

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想被錄取，面試時千萬別說出這7個字眼！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/7/17

2015-07-03 16:53 編譯‧整理 洪宇軒(實習編輯) 

在面試的場合中，我們都希望給面試官良好的第一印象。言語的力量往往超乎想像，我們說出的每一句話都將成為別人評價的關鍵。為了讓面試官印象加分，以下七個詞語最好別說出口：

1.「討厭」

「討厭」一詞絕對不能說，因為它傳達出負面的思維、心態。面試官會希望看到應徵者積極、正向的一面。再者，隨口說出「討厭」使應徵者顯得不夠圓融、成熟，況且面試本來就不是一個抱怨的場合。因此，試著用正面一點的詞彙包裝「討厭」吧。與其說「我討厭之前的工作」，你可以說：「之前的工作無法讓我看見自己的實力。」

2.「不」

在職場上適時地說「不」能夠讓你免除不必要的困擾，但在面試時說「不」卻不太恰當。假設面試官問你：「你進了我們公司之後，願意做……嗎？」如果你直接回答「不」，很可能當下就從錄用名單被剔除了；但也不需要唯唯諾諾，可以用「在……情況下我會考慮」、「也許我能試試看」等較委婉的詞句代替。

3.「基本上」

言談中經常會在句子的開頭使用「基本上」三個字，但是這個詞太過於概略，因此容易模糊焦點，給人「避重就輕」的感覺。試想主管問：「你在上一份工作中有沒有具體的績效？」你回答：「基本上，我讓部門業績成長了三成。」面試官可能會懷疑，在「三成」的背後，是不是有些事情不太想講出來呢？

此外，有另一個詞和「基本上」有著同樣毛病──「老實說」。如果你真的夠老實，根本不用主動告訴別人。

4.「致力於」

這是面試時出現頻率非常高的詞彙之一，由於使用頻率過高，已經顯得陳腔濫調，許多面試官表示曾被這個詞疲勞轟炸過。如果你認為自己真的「致力於」某事，你的工作紀錄與錄用後的工作情形會替你說明一切。

5.「經驗」

「經驗」和「基本上」一樣，屬於太過概略而顯得空泛的詞彙，「我有……的經驗」聽起來不夠明確、深入。如果要提到工作經驗，可以將自己擁有的專業能力條列概述，也可以挑一項特別的事蹟來講，不要使用過於概略的「經驗」一詞，囊括你過去所有豐功偉業。

6.「努力」

應徵者絕對不想給人懶散的印象，因此經常會在面試中提到自己相當「努力」。但是，和「經驗」一樣，「努力」是需要實際行動來證明的。下次當你想說自己很努力的時候，試著以實例說服面試官吧！「過去兩年我一直相當努力」和「過去兩年，我每天準時到公司，完成自己的工作後，也經常幫助部門同事」，想必後者的說法比較吸引面試官。

7.任何冗詞贅字

言談中反反覆覆的冗詞贅字，俗稱語言癌──「然後」、「那個」、「其實」、「這樣子」、「進行一個……的動作」、「一個……的概念」，容易給面試官「自信不足」、「思慮不周」的印象。面試時，如果你需要爭取時間，思考下一句話怎麼講，最好的方式是「停一下，什麼都不要說」，會比用一堆贅字帶過還要明智。

雖然，應徵者不會因為說出某一個上面提到的詞彙就慘遭淘汰，但積少成多將使你失去專業、沉穩的形象。要避免這些詞彙，我們需要透過不斷練習、時時提醒自己，才能讓自己的言語表達更完整、簡單扼要。

原文出處/Inc.com

圖片來源/Abfisco

2015/5/21「問你意見，你只會答不知、普通、還不錯？學會這招，讓你的談話馬上有「觀點」！」

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問你意見，你只會答不知、普通、還不錯？學會這招，讓你的談話馬上有「觀點」！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/5/8

2015-04-20 21:43 編輯部 謝明彧 

在臉書或部落格上，你一定常常看到各種美食、旅遊、買物等分享文，有些人的說明看過也沒有任何印象，有些人的卻會讓你看完覺得「好想也去體驗看看！」覺得對方解說事物特別有觀點，能把東西說得超級有趣、美味或有價值！

難道是這些人真的特別懂得玩、味覺特別靈敏，或生活品味特別出眾？

其實，他們對於事物的鑑賞力可能沒有比你高多少，但關鍵在於他們「會分析」，例如當你對吃過的餐廳只能說出「好吃」「還不錯」「普通」「不好吃」時，他們卻能具體說明食物的特點，讓人感覺他們是具有觀察力、洞察力的專家。

想讓自己說話像專家一樣，日本專業講師鈴木銳智在《回話的藝術》中提到，其實，只要針對你想強調的點，善用說明的公式，例如「特徵=與其他東西的不同」「理由=原因+目的」「差別=A是○○+B是△△」「很像=共通點+相異點」……就能凸顯你的觀點。

至於發表評論，鈴木建議，不妨針對「優缺點」說明理由，你的意見就會變得立體又具體哦！

方法 1：為優點與缺點各找出具體的一點，對比說明

例子：你覺得這部電影怎麼樣？

A：不能說好，也不能說爛，怎麼講，有種「很難說」的感覺。

B：雖然故事很好，但布景和服裝看起來很廉價，畫面很像電視連續劇。

A是許多人在評論事物時會說出來的話，但別人聽完還是不知道這部電影好在哪或差在哪，甚至完全無法理解你所謂的「很難說」是什麼，內心一片模糊，自然也覺得你的評論毫無價值。

但B的解說一聽完，大家就能在心裡有個底：這是一部劇本還OK但製作不夠精良的電影，也大概能想像電影畫面呈現上哪裡可能不及格，甚至類推到自己以前看過有類似缺點的影片。

想要讓自己的評論或解說聽起來中肯又具體，關鍵就在於找出自己欣賞的一點，以及不喜歡的一點，具體說明出來，如此一來，別人才能夠比較你認為好與不好的地方，進而拼湊出事物大概的樣貌。

例如「這盤菜好吃嗎？」，一般人常會回答「不錯」「普通」，但美食評論家會這樣講：「有活用到食材本身的味道（食材新鮮），不過我自己喜歡口味再重一點的（調味太清淡）。」

方法 2：說明自己原本的期待，讓批評變得更合理

例子：你覺得XX餐廳如何呢？

A：還不錯，但有點可惜不夠好。

B：雖然這家店的菜很好吃，是很正統的法式料理，但他們服務生招呼客人時的反應有點太過火，讓我覺得有點可惜。

有時我們會用「○○○真可惜」來評論，例如「這家餐廳感覺真可惜」、「這個人的表現讓人覺得可惜」，形容對方「雖然整體不差，但部分有缺陷」。但如果沒有說明清楚，不僅會讓聽的人不知道你覺得可惜在哪，甚至覺得你高姿態批評對方，例如炫耀自己是個老饕，吃過很多才看不上眼這家餐廳。

鈴木指出，可惜意指自己覺得有些失望，想要讓別人認同你的評論，就要告訴別人你的「期待」是什麼，而「現實」又是什麼，突顯出兩者的差距下，別人才能認同你覺得可惜的地方在哪裡、又有沒有道理。

「可惜，一定是建立在『原本有多少期待』的前提下才成立，」鈴木指出，強調自己原本的期待，聽的人才會知道，是因為期待落空，才會感到失望與不滿，而覺得你的評論具有合理的觀點。

方法 3：提出你支持或喜歡的積極理由，說明原因創造認同

例子：為什麼你的作品中，每次主角的職業都是橡皮擦版畫家？

A：我的創作主題是戀愛，所以並不堅持主角一定要是什麼職業，只是，其他行業的主角都被出得差不多了。

B：我覺得以橡皮擦版畫家這個樸實主題進行創作，可以表現出人類情感的各種樣貌，而且我也把這項獨特文化的傳承當作我的使命。

A的說法透露出「當然別的職業也可以，只是我當下剛好選了這個」，這種沒有「非它不可」的「消極的理由」，會引來別人質疑「既然如此，幹嘛一定要是很少聽過的橡皮擦版畫家，選造型師或軍人也一樣啊！」

相對的，B的說法透露出「非橡皮擦版畫家，這個故事就不成立」的「積極的理由」，這種「必要性」或「必然性」，給人的說服力就會大大提升。

鈴木強調，要讓自己的意見具有說服力，在別人眼中具有獨特觀點，就一定要提出「積極的理由」，並說明「選擇這個的原因」，強調「只有這個才可以，別的就不行」，才能讓別人認同你的想法。

（本文取材自《回話的藝術》， 大樂文化出版）

2015/3/15 「這樣說話，別說你想激勵部屬！激勵的7大金句與禁語」

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這樣說話，別說你想激勵部屬！激勵的7大金句與禁語

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/3/15

2015-02-25 12:00 整理‧撰文 文及元 

你知道當你這麼說時，到底是正在激勵部屬？還是成了反激勵？以下的7種情況和問句，是當你想激勵部屬時能達到事半功倍之效的「金句」，和你絕對不能說或不能做的「禁語」。下次當你想激勵員工時，先想想，再開口！

1. 跟部屬打招呼時......

○ 金句：「XXX（部屬的中文名或英文名），早！」

盡量以部屬的名字做為一句話的開頭。例如，早上對部屬不要只說「早！」，假設部屬叫做

 「蕭敬騰」，一進辦公室就對他說：「敬騰，早！」如果你習慣稱呼英文名字，可以說：「Steve，早！」請注意，不是連名帶姓直呼全名。

「個人化」的招呼就像「客製化服務」，會讓部屬覺得自己被主管重視，也表示你將他們看成

 獨立的個人，而不僅只是眾多員工中一張記不得名字的熟臉，如此一來，可以增加部屬自信，減少部屬成為「隱形員工」的機率。

╳ 禁語：「難得你這麼早來！」

也許部屬正想養成提早上班的習慣，沒想到第一天就出師不利。

2. 當你想關心部屬時......

○ 金句：「最近如何？」（開放式問句）

問問部屬「最近如何？」表達你願意聆聽員工說話的誠意，以開放式問題讓部屬自己找出想跟你說的事情，無論是工作或生活的話題，讓部屬有機會和你聊聊天。一對願意聆聽的耳朵，是最不花錢的激勵。

╳ 禁語：「你感冒囉？」（封閉式問句）

封閉式問句的結果通常只能回答「有」或「沒有」，「是」或「不是」，一翻兩瞪眼，如果答案不是你猜想的，例如部屬根本沒有感冒，就會有些尷尬。

3. 當你想讚美部屬時......

○ 金句：「XXX（人名）在○○（事情）做得很好！」

在給予個人肯定時，要針對對方所做出的明確貢獻給予嘉獎。雖然大家都喜歡被主管稱讚，但是「具體說明」為何此人受到肯定，會更有意義。

╳ 禁語：「做得好！」

不夠具體、言不由衷的讚美，不如不說。

4. 你看見部屬加班到很晚時......

○ 金句：「我正要出去一下，要不要幫你帶什麼吃的？」

如果沒時間出去透透氣，至少和部屬一起喝杯即溶咖啡或是吃幾片餅乾，也能表達你的關心。對於加班到很晚的部屬而言，需要的是你不著痕跡的關心，其餘的就不用多說了。

╳ 禁語：（對加班到很晚的部屬說）「你還在喔？」

部屬聽到這句話之後，通常不會覺得高興，反而心裡會想：「還不是因為你這個笨主管害的。」或是「託你的福，還活著。」

5. 責備部屬時......

○ 金句：「這件事情你一直都做得不錯，怎麼了？這次處理的方式不太像平常的你，看看有沒有甚麼方法補救，我相信你一定可以辦得到！」

這句話的激勵句型是先說讚美：「這件事情你一直都做得不錯」，表示你一直注意他的工作表現，讓他感受到你的激勵。之後再說：「這不太像平常的你」，表示委婉的責備之意。最後，一定要再補上一句：「我相信你一定可以辦得到（做得好）」傳達對他的期許。

當部屬在某一件事情上表現不盡理想時，可以用「三明治原則」激勵部屬，也就是先讚美、再責備，最後一定要再補上一句讚美的話。

╳ 禁語：「你的表現讓我很失望！」

切記，每批評一次，要讚美五次才補得回來。說一次「我很失望」，則必須靠著許多次的「你做得很好」才能挽回。

6. 當你想獎勵部屬時......

○ 金句：「你最想要（做）什麼？」

你可以透過語音留言、書面、電子郵件，一對一或會議等方式詢問部屬，了解他們的想法。你得到的答案很可能不是實體物品，而是自治、彈性、信任、支持、能見度、機會之類的抽象的概念。

╳ 禁語：（對不喝咖啡的部屬說）「做得真好！這20張咖啡券送你喝咖啡！」

部屬覺得你一點都不關心他，只是敷衍了事而已。

7. 當部屬熬夜加班，隔天一早你進辦公室驗收成果時......

○ 金句：「謝謝大家熬夜加班，完成這個案子。我帶早餐來了，大家趁熱吃吧！」

也許你只是在上班途中，撥一通電話問問熬夜加班的部屬最想吃什麼早餐，或是直接買些熱食帶進辦公室。小小的動作，卻能讓部屬們覺得很窩心。

╳ 禁語：「謝謝你熬夜加班趕出這個企畫案，可是如果你照大家的建議做，你就不用熬夜加班。但你還是做得不錯啦！」

明明想要激勵部屬，卻在句中使用了「可是」與「但是」，這樣無法達到激勵的作用，最後讓部屬只記得「可是」與「但是」，至於你讚美他的話，一句也想不起來。

圖片來源/ShutterStock