2015/12/18 「「所以重點是？」說話高手都在用的3個訣竅，一開口就抓住要點」

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「所以重點是？」說話高手都在用的3個訣竅，一開口就抓住要點

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/9

2015-11-24 16:00  整理‧撰文 張良姿 

職場上，凡是牽涉到「說話」這件事，我們經常會看到兩種人：一種是笨口拙舌的人，不是話說得太長，遲遲沒切入正題，就是內容支離破碎，對方完全聽不懂，搞得大家心浮氣躁。另一種是口才便給的人，一說話就吸引眾人目光，總能散發出一股自信魅力，讓人留下好印象。

如果你不幸屬於前者，千萬別灰心，因為只要透過鍛鍊，你也能變成說話流利的人。曾任日本朝日電視台主播的三橋泰介，整理自己和多位富有說話魅力的名人交談經驗，歸納出說話高手的演說三大原則：

原則1：簡潔扼要

在工作場合中，每個人的時間都很寶貴，如果你講話冗長、沒重點，很容易讓對方覺得浪費時間，也很難看重你。因此，在說話前，要先練好「歸納能力」，將想說的話彙整成簡單扼要的重點：

（1）試著將近期看過的電影，彙整成200字的摘要。寫完後，再與網路上或娛樂雜誌上的影評做比較，便可知道自己是否掌握到重點。

（2）為報章雜誌上的新聞重新下標題。新聞標題的下法，是以歸納要點、淺顯易懂為宗旨。練習時，可以遮住新聞標題，只讀內容，然後替該則新聞擬定自己的標題。

原則2：淺顯易懂

說話高手往往能讓不同年齡層的人都明白他要傳達的訊息，會盡量將業界用語、專業術語和艱澀詞彙，轉換成一般性詞彙，而且內容最好簡單到「連國中生也聽得懂」。

例如，向一名國中生說明「總經理」的職務時，你可以這麼說：「我想你的學校都有棒球隊吧？而總經理，就跟棒球隊的教練一樣⋯⋯」

原則3：有說服力

有魅力的演說者之所以能夠說動他人，讓多數人心服，唯一訣竅就是「在話中，明確說明源由」。你可以在平常對話中，經常自問「為什麼」，練習說：「為何會說這是正確的，那是因為⋯⋯」「為何會推薦你這個，那是因為⋯⋯」久而久之，你的邏輯力便會跟著提升。

重點提示

1.鍛鍊歸納能力

將自己近期看過的電影，彙整成200字摘要，再與專家寫的影評做比較，看看自己有沒有抓到重點。

2.避開專業術語

練習將想說的話，轉換成「連中學生也聽得懂」的詞彙。

3.在話中明確說明理由

平時講話時，經常自問「為什麼」，鍛鍊「為何會這樣說，那是因為⋯⋯」的邏輯思考力。

（本文取材自《一分鐘決定你的年收入》，方智出版。）

圖片來源 / Sebastiaan ter Burg via flickr, CC licensed

2015/10/18 「謹記說話SOP，別再讓「緊張」壞了表現」

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謹記說話SOP，別再讓「緊張」壞了表現

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/10/13

2015-09-30 17:10  整理‧撰文 張良姿 

你覺得自己在眾人面前說話總是表現的很有自信嗎？對於上台簡報、在社交場合發表意見、在客戶面前提案都能表現地從容不迫？而且總有把握抓住所有聽眾的目光，並且眼神散發光芒？

還是，每次一想到要在眾人面前說話，你就渾身不對勁，腦袋空白，不知該從何開始說起、甚至想離開現場？

《容易緊張的人，如何說話？》指出，「認為」自己不擅長說話的人，原因不外乎以下幾點：

•「我不習慣在大眾面前講話。」

•「我從小到大，都很不會說話。」

•「我太在意台下聽眾的反應。」

•「我擔心聽眾不懂我說的話。」

抱持這種想法的人，多半誤解了說話的本質，其實，「自己」才是主導說話成敗的關鍵。如果不了解並導正這些錯誤觀念，再怎麼努力也無法提升說話技巧。

常見三大錯誤觀念

錯誤1：很少主動開口，發言時能躲就躲

說話能力差，或許也意味著說話的經驗不足。

也許有人會反駁「我以前又沒有這樣的機會。」其實，不是我們沒有機會開口，而是我們刻意迴避機會。實際上，在大眾面前說話的機會永遠不嫌少。像是在學生時代，有辯論大會的舞台、班級的各項發表會、期末報告等，試想，你是否在這種場合便容易退縮，不敢主動上台發言呢？

出社會後也整天逃避，只願站在幕後默不吭聲，這樣要如何累積實戰經驗？正因為不擅長說話，才更需要把握每次的說話機會，累積實力。

錯誤2：認為說話很簡單，不需要練習

很多人認為，說話不需要練習。然而，任何事情都要練習才會進步。就連美國總統的任職演說，也要反覆進行事前排練，更何況是我們這些不擅長說話的平凡人？

除了演說或報告外，在商場上的溝通或交涉也需要訓練。報名說話課程、在會議上主動發言等，都是不錯的訓練。我們務必有意識的「增加」自己說話的時間，反覆練習。

錯誤3：一廂情願地認為「別人一定能聽懂」

有些人常用天真的想法安慰自己，認為就算口才不好，別人也能聽懂自己在說什麼。抱持這種想法的人，永遠無法克服說話時的「緊張」。當一個人自暴自棄，認為自己口調差也無所謂時，也很難增進說話的技巧。

這種人遇到台下聽眾睡著，或對演說內容感到疑惑時，會認為是「對方」的問題。他們完全不願反求諸己，檢討演說內容是否艱澀或無趣。

要解決上述問題，首先必須矯正自己的觀念，擁有獨力完成演說的覺悟，才能斷絕依賴他人的心理。

超簡單、超基本的說話5步驟

大部分的言行舉止都有公式可循，只要按照以下5步驟，輕鬆掌握說話技巧，即使原本不擅長說話的人，在短時間內也能完整、清楚地表達。

1.問候（依時間打招呼，並告知姓名）

•「大家午安。」「大家早安。」

•「您好，我是剛才主持人介紹的王小明。」

•「大家好，我是達仁行銷公司的賈聰明。」

這裡只有一種制式形式，在演說時不需特別準備，套用即可。因為「開場白」存在的意義，只為了讓演說更完整，每次都使用相同的句子也無妨。

2.主題（說出主題）

•「今天，我想跟大家討論員工旅遊的相關問題。」

通常在內容決定後，主題自然就會呈現，因此先思考「內容」比較重要。

3.內容（以三大點歸納）

•「關於員工旅遊，需要討論的內容包括：地點、費用及天數。」

準備說話前，思考內容是最重要的環節。

4.主題（再次重申主題）

•「今天討論了員工旅遊的相關問題。」

「重申主題」有強調的功效，讓聽眾留下深刻印象。

5.結尾問候（表達謝意，感謝對方的聆聽）

•「非常感謝大家的配合及聆聽。」

結尾問候如同「開場白」存在的意義，在演說時不需特別準備，套用即可。

一旦使用上述說話5步驟，能使演說聽起來相當流利，不僅可清楚傳達內容，也會讓聽眾感覺你準備充足或口條極佳。

本文取材自《容易緊張的人，如何說話？》，核果文化出版

圖片來源 / PROStatsministerens kontor via flickr, CC licensed

2015/9/22 「拒當句點王！牢記「接話」大忌，做個人人喜愛的說話對象」

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拒當句點王！牢記「接話」大忌，做個人人喜愛的說話對象

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/9/22

2015-09-07 12:20  整理‧撰文 張良姿 

中午吃飯的時候，小凱興奮地說：「小張我跟你說，我昨天晚上吃飯的時候看見大明星耶！」

 「喔，是喔。」

 「對啊！你猜是誰？」小凱還是很想分享他的喜悅。

 「誰？」

 「Jolin啊！！」

 「喔。」

 「......」

不管你是小張，還是被小張的冷屁股熄滅熱情的小凱，上述的對話都很難再繼續下去。可想而知，小凱也許不會再找小張分享任何事情，甚至避開和小張同桌吃午餐。

《關鍵時候的接話藝術》作者櫻井弘指出，溝通過程中的對話和聆聽，跟傳接球的行為相同，都是「有來有往」。如果懂得聆聽與接話，並且做出適當回應，除了能增加好感度、使對話者更加愉快，還能為自己建立更多人脈，工作也會更加順利。

櫻井列出接話者的大忌，提醒大家千萬別犯，以免不小心就成了「句點王」。

不用腦的搭腔負荷

A：「前幾天我去看了莎士比亞的舞台劇表演，真的很好看。好幾年沒這樣了。一下子笑、一下子哭。」

B：「是喔。」

A：「完全看不出來是古早的英國舞台劇耶！」

B：「恩。是喔……」

在這種反覆過程下，就算說話者想繼續聊下去，也會感覺對方似乎對舞台劇不感興趣，而決定草草結束話題。

如果聆聽者表現出想和對方聊的心情，就算沒有舞台劇的知識，仍舊可以讓說話者滔滔不絕。像是：

B：「真的啊，那是部什麼樣的舞台劇？」

 A：「那是部叫做《第十二夜》的舞台劇。」

 B：「哪些部分比較精彩？」

 A：「女主角女扮男裝，而且每個演員各有特色，一點都不無聊。」

光是像這樣，仔細聽說話者所說的內容，然後再提出簡短的問題，就可以讓說話者滔滔不絕。因為對方想聊舞台劇，所以除了聆聽之外，只要再加上一點感興趣的表現，這個話題就不會中斷，也不會破壞氣氛。

切記，說話者和聆聽者，只要少了其中一個，聆聽的行為就不會成立。如果因為自己比較不會說話，就以為不用做任何反應，只要專心的聆聽就可以，那就大錯特錯。聽了對方的話之後，把那顆球拋回給對方，對話的投接球才能夠成立。

為了逮住說話機會而說話

人往往都是憑自己的心意在聽別人說話。櫻井指出，能夠正確記下對方話語的人大約只有3成，剩下的7成通成都是照自己的喜好去解讀和記憶。

以咖啡館裡三位年輕女孩的對話為例：

A小姐：「我的小孩這次感冒好久喔！還得繼續跟學校請假，真是傷腦筋。真想找個好一點的醫生……」

B小姐：「是喔？我老公之前也感冒，可是馬上就痊癒了耶！」

C小姐：「我從來沒有感冒耶，所以我老公都說我是稀有動物，真想試試感冒的感覺。」

大家應該看得出來A小姐的重點是「真想找個好一點的醫生（你們有認識嗎？）」但是大家卻憑著個人的喜好，把話題圍繞在「感冒」這個關鍵字上，完全沒辦法得到結論。

不針對他人需求，只顧說些自己想說的事情，大多會被當作是個不把別人的事當一回事，相當不負責任的人。所以，仔細聽別人說話，並不是為了逮住自己發言的機會。而是為了讓自己正確解讀，進而做出正確的對應。

以上述例子為例，如果有人回應「我有個朋友，是個很不錯的小兒科醫師喔！」煩惱的A小姐肯定會很開心。

單憑自己的情緒回話

捷運裡，年輕女性打算把座位讓給站在她面前的年長者，她站起身說：「不介意的話，這個位置讓給您坐。」結果年長者冷冷地說：「我還不到那個年紀。」完全不理睬她。

年輕女孩無言以對，露出尷尬的表情，但也只能再次畏畏縮縮的坐下來。因為她的好意瞬間化成了泡沫。

即便那位年長者認為自己還很年輕，不需要人讓位，但是在面對別人的善意時，仍舊不該過於直接了當地回絕。

如果不想坐別人讓給自己的座位，其實可以客氣地婉拒就行了。

像是說：「唉呀，謝謝妳。不過為了防止老化，就算搭電車，只要路程不遠的話，我都還是會站著。真是不好意思。」

如果不想說「老化」這樣的字眼，也可以藉由維持健康、增強體力等之類的說法加以婉拒。

聆聽者不該單憑自己的情緒回話，應該先考量對方的心情、想法，再拋出對方比較容易接住的球，並確實接受對方的回應。

本文取材自《關鍵時候的接話藝術》，大是文化出版

圖片來源/ Jurgen Appelo via flickr，CC Licensed

2015/9/6「想建立好印象？這3種錯誤的開場白，一定要避開」

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想建立好印象？這3種錯誤的開場白，一定要避開

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/9/4

2015-08-19 16:12  整理 馬安奇 

日本作家向谷匡史曾經當過記者，訪問對象廣及政治家、企業家，乃至於黑道等各行各業人士，累積長年經驗以後，他發現，開頭第一句話說得漂亮，幾乎就可以輕鬆達成目的。

套用在業務場合上，初次拜訪陌生的客戶時，除了衣著正式、資料準備充分，交換名片之後的「開場白」更是重要，因為這是抓住對方注意力最關鍵的時刻，就像為談話「點火」，一旦成功點燃，之後不必花太多心力也可以燒得很旺。

一般人往往以為好的開場白要能展現幽默與機智，但是向谷卻認為，交談的本質其實是創造談話樂趣、營造和諧氣氛，例如「這家店好舒適，您常來這裡嗎？」這句話可以引發對方回應；而「下雨了，您沒有淋濕吧？」則可以拉近彼此距離。

以下是3種最容易出錯的開場白情境，以及向谷建議的適當說法。

1.別不懂裝懂，不了解的話題就坦白詢問

看到客戶黝黑的臉，你推想，他可能喜歡打高爾夫。由於自己也略有涉獵，便順勢詢問，「您是打高爾夫球曬黑的嗎？」「不是，是去海釣。」不了解海釣的你，只能喃喃回覆，「嗯，原來是海釣啊……」

向谷指出，很多人在與人互動時，都會擔心自己發言幼稚，被對方瞧不起，因而硬逼自己非要說出機伶的話不可，結果反而腦袋一片空白。碰到上述情況，其實只需提出一個普通的問題，讓對方暢談自己的嗜好就夠了，像是「我對海釣不是很了解，不過，看著湛藍的大海與天空，應該很令人心曠神怡吧？」或是「您都去哪邊釣魚呢？」

2.小心應答客套話，不要謙虛過頭

當客戶在換完名片之後，禮貌性地誇讚說，「你很厲害喔！」你不要為了表示謙虛，而大力搖頭搖手地說，「哪裡哪裡！沒有啦！」因為這麼說反而會讓人覺得你自信不足，甚至可能令對方不悅，認為你質疑他的眼光。

面對恭維與褒獎，應該先老實道謝，再謙虛回應，「謝謝您的誇獎！我還只是菜鳥而已啦，用棒球來比喻就是二軍或三軍，不過我會努力早點升上一軍。」

3.不要弄錯「下對上」的用語

客戶是長者時，你可能會為了表達尊敬與關懷而說，「在您百忙之中打擾了，您辛苦了。」不過，舉凡「您辛苦了」「請坐」「我很欣賞您」這類字句，都是「上對下」的說法，由後輩對長輩說，其實很失禮。

禮貌的說法應該是，「承蒙您百忙之中撥出寶貴的時間，非常感謝。」「您請坐」「我很敬佩您」。

平常多多練習開場白，就能避免交換名片之後只能僵硬地帶入正事，或者應對不夠得體，還能讓對話流暢地進行下去。（本文取材自《第一句話說對90%目的就達成》，三采出版。）

圖片來源/Dan Dickinson via flickr, CC licensed

2015/8/6 「職場 SOS」…… (20)

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/7/31

職場 SOS

Q.

嘴太笨！該怎麼練習聊天，才能融入同事間的談話？

A.

我總是很難加入同事聊天，碰到主管級的更是說不上話。平時我明明就是個活潑開朗的人，但到了職場卻笨嘴拙舌，有時硬是要插入同事之間去聊天，都能感覺到他們興趣缺缺。好羨慕那些在職場裡談笑風生的人啊，該怎麼做才能像他們一樣？

身為現代上班族，「說」和「寫」都是組織能力的表現。特別是現在組織愈來愈扁平，隨時都有機會碰到大老闆，如果你沒辦法藉由談話表現自我，在上下級溝通的環節裡站上一角，無形中會逐漸在組織內喪失競爭力。

不過，你別擔心，口才是可以培養的。以職場的環境來看，你可以先針對以下幾個項目多多練習：

1. 介紹自己：融入一個特色

別再說「我是某某某，畢業於＿＿＿大學，以前是做＿＿＿，請大家多多指教。」這種介紹，有和沒有差不多，不如進一步思考如何在短短幾分鐘內，創造出鮮明的個人印象，例如拿你微胖的身材自嘲，或是突顯愛笑的特質。只要找到一個特點，加以發揮，融入在自我介紹中，就能拉進工作夥伴和你的距離。

2. 介紹組織：加入個人的理解和認同

代表公司出門工作時，免不了要介紹組織，如果你能夠講得有趣動聽，無形中也會加深大家對你的認識。有趣的意思，是指在官方介紹詞之外，你還能加入個人的體會和心得，把你對公司的想法、特別支持的理念、難得一見的文化，用自己的說話風格講出來。為了找到別人聽得懂、還能覺得有興趣的內容，你可以多嘗試幾次，從觀眾反應和表情，來判斷哪些部分最能吸引他人注意。

3. 介紹別人：挑到適合、精確的形容詞

你都是怎麼介紹自己的同事、主管或朋友？除了提及名字和頭銜，可以像介紹自己一樣，抓出一個特色讓人記得。如何選擇精確的形容詞來描述他人，是介紹別人最困難的地方，需要你事前充分思考，才能找到漂亮、適合的字眼，並經過多次練習以抓住介紹「眉角」。

公司內的活動、慶生會、交際應酬、員工旅遊，都是練習口才的好機會，記得要主動開口，再每一次溝通的過程中，仔細觀察大家喜歡哪些內容，慢慢累積人們感興趣的話題。

（本文取材自《從此工作不傷心：二大名師教你突破壓抑．成就自我的36道心法》，時報出版）

圖片來源 / ShutterStock

解答者 / 石詠琦

新世紀形象管理學院創辦人

知名企管顧問，現任清華大學華商研究中心訪問學者、北京青年政治學院文秘系專業建設指導委員會專家及客座教授、《旺報》《人間福報》欄目作者。著有《從此工作不傷心》等25本書。