2015/10/9 「TO DO LIST 這樣用才對！」

個人成長

TO DO LIST 這樣用才對！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/10/6

2014-11-01 00:00  整理‧撰文 謝明彧 

如果有人說你不會用「To-Do List」（待辦清單），你可能會在心裡立刻反駁說，「不就是把要做的事情都列出來嗎？怎麼可能不會！」然後轉頭看著自己的待辦清單（不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內），「嗯……今天還有12件工作要做，希望在下班前能處理完。」

不過，你的這個希望通常不會實現，很有可能你撐到晚上9點才離開辦公室，卻還剩4件沒完成，只好移到明日再戰。

於是日復一日，清單上的待辦事項不斷累積、拉長，不知從哪一天起，每天早上你都必須先深吸一口氣，才有勇氣打開那張清單，因為光是看到還有幾十件事情等著要做，就讓你倍感壓力，「我怎麼可能做得完！」甚至，你到後來乾脆不打開你的待辦清單了，只做想到的、眼前的工作，眼不見為淨……

「待辦清單根本就是在提醒我還有一堆事情沒完成嘛！對於幫我提高效率根本沒用！」或許，你曾經不只一次這樣在心裡抱怨。但是這很有可能是因為你一直都用錯的方法來使用待辦清單；或者說，你一直都用錯的方法，來整理與管理你在工作上的「下一步行動」（Next Action）。

待辦清單不是備忘錄，是清晰列出「下一步行動」

我們學習各種時間管理與工作排程系統，無非是希望提高自己的成效、更快地做完工作，然後每天心情輕鬆地下班。由美國時間管理大師大衛‧艾倫（Dacid Allen）所提出的經典時間管理系統「GTD」，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無壓）一起兼得的方法。

GTD是「Getting Things Done」（意即把事情通通完成）的縮寫，不只在全球有數千萬人奉為工作排程處理的圭臬，Google搜尋更可以找到高達500萬筆相關討論與應用。

透過GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多，依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度，享受「掌控一切」的安心感。

《PCuSER》主編黃鐘毅表示，幾乎在當前所有To-Do List軟體內的清單分類功能設計，都有受到GTD理論的影響。

GTD的第一個觀念，就是「明確化你的下一步行動」。這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因，因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」，而不是明確的「行動」。

例如，你的待辦清單第一條是：「完成新產品提案企畫，下周三要提報」，你預計在早上9～12點完成。實際動筆時，你很快就會發現，這其實只是一個粗略的項目，其中還會涉及許多行動：上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……，這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」，才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

把所有事情移出腦袋，讓自己心無旁騖

做事缺乏詳細的行動規畫，執行起來就容易掛一漏萬，陷入忙碌、焦躁的狀態。

「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時，就會帶來不良影響。」艾倫強調，其實你的潛意識內，很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。只要你沒有把所有未完之事釐清，「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到沒有壓力。

因此，GTD的第二個重要觀念，就是「把所有事情移出腦袋」。艾倫表示，要讓自己無壓又有效率，首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來，不管大小、公私、清楚或只是個概念，全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當你知道自己已經掌握了所有事情，就會感到安心，也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。

這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。傳統時間管理系統強調「由上而下」，先找出「大目標」，再規畫「中目標」，最後落實為不同的「細部行動」。GTD則強調「由下而上」，不管大事、瑣事通通拋出來，不必按照輕重緩急安排程序，目的就是好好清理掉它們，以免事情變成懸念，干擾你的專注力，到最後沒一件事做好。

這就是GTD最大的優點，也是GTD五大流程「蒐集→處理→組織→回顧→行動」設計的原理：

首先，先把事情移出腦袋，不管大小全部放進「工作籃」中，讓自己不再心有所繫。

再來，針對這些事務，判斷「能兩分鐘內當下完成」或「無法兩分鐘內完成」，把立即可以處理的處理掉，把無法立即處理的再區分為「不做」「委派他人」或「自行處理」。

最後才針對需要「自行處理」的事務，逐一拆解成具體的「下一步行動」，放入待辦清單與行事曆所組合而成的提醒系統中，讓自己知道什麼時候該做什麼事。

GTD的基本思維，可以歸納為《筆記女王的手帳活用術》作者林佩玲所說的一句話：「把想到的事情寫下來，把寫下來的事情做完。」不依靠大腦記憶，只透過清楚的外部系統，讓自己在面對龐雜的事務時，從「不斷動腦」變成「只要動手」，照著待辦事項清單一項一項來，就能有效而且無壓的進行工作。

就算一天下來，還是有事情沒做完，也可以依據GTD原則，判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中，讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆，準備好明日再戰。

本文出自於：

《下班前清空所有工作。工作有進度，回家沒壓力》

期數:115

出版日期：2014-06-01

出版社:巨思文化

2015/4/4 「管理辭典」………… (16)

管理辭典

GTD

TO DO LIST這樣用才對！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/4/2

2014-11-11 00:00 

由美國時間管理大師大衛‧艾倫（Dacid Allen）所提出的經典時間管理系統「GTD」，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無壓）一起兼得的方法。 GTD是「Getting Things Done」（意即把事情通通完成）的縮寫， 透過GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多，依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度，享受「掌控一切」的安心感。

GTD的第一個觀念，就是「明確化你的下一步行動」。這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因，因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」，而不是明確的「行動」。

例如，你的待辦清單第一條是：「完成新產品提案企畫，下周三要提報」，你預計在早上9～12點完成。實際動筆時，你很快就會發現，這其實只是一個粗略的項目，其中還會涉及許多行動：上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……，這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」，才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

做事缺乏詳細的行動規畫，執行起來就容易掛一漏萬，陷入忙碌、焦躁的狀態。 「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時，就會帶來不良影響。」艾倫強調，其實你的潛意識內，很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。只要你沒有把所有未完之事釐清，「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到沒有壓力。

GTD的第二個重要觀念，就是「把所有事情移出腦袋」。艾倫表示，要讓自己無壓又有效率，首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來，不管大小、公私、清楚或只是個概念，全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當你知道自己已經掌握了所有事情，就會感到安心，也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。 這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。

不依靠大腦記憶，只透過清楚的外部系統，讓自己在面對龐雜的事務時，從「不斷動腦」變成「只要動手」，照著待辦事項清單一項一項來，就能有效而且無壓的進行工作。 就算一天下來，還是有事情沒做完，也可以依據GTD原則，判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中，讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆，準備好明日再戰。

2014/6/26 「煩心的事都清出腦袋，想做的事都有明確行動步驟」

◎ 主題學習

煩心的事都清出腦袋，想做的事都有明確行動步驟

摘錄自：經理人月刊 電子報                        2014/6/26

整理‧撰文 / 謝明彧  編輯 / 齊立文

雖說透過GTD，可以幫你將各種要做的事情，分門別類整理成一張張行動明確的待辦清單（To-Do List），但如果只把GTD當做是一種待辦清單的擬定方法，那可是小看了它。GTD所要解決的，其實是多數時間管理技巧所無法解決的問題：「如何讓人不被工作壓力所淹沒？」

美國詩人羅伯‧佛羅斯特（Robert Frost）說過，「每天盡職地工作8小時，你或許有天能成為主管，然後每天工作12小時。」這句話聽來有點苦澀，卻是許多經理人不得不面對的現實。既然要處理的事情只會愈來愈多，那是不是有個可能，「雖然整天事務纏身，卻仍然能夠頭腦清醒、輕鬆自如地控制與處理一切」？

上述這段話，是GTD發明人大衛‧艾倫（David Allen）在著作《搞定I》開門見山給予讀者的承諾：就算事情再多，只要你能夠做到「全面掌握所有未知的事務」，就能夠忙而不亂，獲得「心如止水」般的穩定情緒，讓自己從工作壓力中解脫。

工作壓力的來源：不知道「到底該做什麼」

艾倫指出，一個人之所以會對工作感到壓力，來自以下3種情況：

1.你還無法明確認知這些事情的結果會是什麼。

2.你還沒有確定你的下一步具體行動到底是什麼。

3.你還沒有把預期結果和下一步行動的提示訊息，存入一個你能依賴的系統中去。

因此，GTD不是教你少做、不做，更沒有辦法幫你把5分鐘變成6分鐘，而是幫你確認「在什麼時候」「做什麼事情」「會得到什麼結果」，讓你對未知的擔憂，能夠撥雲見日。

或許你會懷疑，「管理好『所有』的事務，這有可能嗎？」艾倫表示，這件事是做得到的，條件是你必須做到以下幾點：

1.一件事如果占據著你的頭腦，你的思維就會受阻。所以，任何一件尚未完成的事，都必須置於一個客觀而可靠的系統中，並方便你隨時回頭檢視與清理。

2.你必須明白你的工作到底是什麼，要能夠判斷：需要採取什麼行動來推動工作的進程。

3.一旦決定了需要採取的行動方案，你必須在某一個你會經常查閱的體系中，安排好這些行動的訊息提示，提醒你什麼時候要做什麼事。

這裡有兩個關鍵：一是「找出該做的下一步行動」，二是「把各種任務全部從腦中移出，放入一個隨時可查詢的提醒系統中」。艾倫強調，人的腦力有限，過量訊息只會被遺忘和忽視，只憑大腦絕對做不到掌管所有工作，但是「一旦你澄清了所有的問題，做出一切必要的決定，並且把預期結果保存到某個系統中去，同時心裡十分明白，需要時你能隨時查詢，你的大腦才會放鬆下來。」

橫向管理蒐羅一切事務，縱向管理化想法為行動

想要享有「一切掌握在手的輕鬆感」，艾倫指出，就必須以「橫向」與「縱向」兩種視角來控制所有事務和行動。

「橫向管理」 是將一個人涉及的所有行動，毫無遺漏地蒐羅、分辨、執行。未知會讓人緊張，要卸下這份緊張感，解決方法就是你必須像一部不停進行全方位掃瞄的雷達一樣，把一天中任何一件引起你注意（不管是要做或想做）的事務都找出來，不論它是老闆交辦的專案、客戶要的資料，或是取消一場會議、午餐要吃什麼、幫小孩訂蛋糕等等，事無論大小、公私，通通列出來。

完成這個步驟後，基於艾倫所說的「腦力有限」的論點，你必須透過一套完善的系統，幫助自己記錄這些事務，並且能夠即時即地提供必要的提示，確保自己能夠輕鬆、快速地將注意力從一件事情轉移到一件事情上，達到「全面掌握所有事務」的游刃有餘。

「縱向管理」 則是針對每個引起你注意的主題或項目進行思考，確認往下的行動細節。艾倫舉例，如果你和另一半談到年底前要去度假，「度假」只是一個粗略目標，「要去哪裡」「何時要去」「行程如何安排」「事前如何準備」等等，才是必須要釐清的細節。這個「項目規畫」的過程，可以讓你把焦點從「想法」聚焦到某一事務、狀況或人身上，勾勒出執行過程中所有必要的細節、環節與先後順序，你才能知道如何達成這個目標。

所有你所關注、但對於結果與執行細節都還不清楚的主題或項目，艾倫稱之為「材料」（Stuff）；而當材料被定義與轉化為明確任務、項目與行動後，艾倫則稱為「工作」（Project），這個切換的過程，正是解除未知的關鍵（參見【圖表】）。

橫向與縱向管理兩者結合，就是整個GTD的基礎原理和流程，能夠有效解除工作者精神上的負擔，把事情都做好。

2014/6/5 「TO DO LIST 這樣用才對！」

◎ 主題學習

TO DO LIST 這樣用才對！

摘錄自：經理人月刊 電子報                        2014/6/5

整理‧撰文 / 謝明彧  編輯 / 齊立文

如果有人說你不會用「To-Do List」（待辦清單），你可能會在心裡立刻反駁說，「不就是把要做的事情都列出來嗎？怎麼可能不會！」然後轉頭看著自己的待辦清單（不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內），「嗯……今天還有12件工作要做，希望在下班前能處理完。」

不過，你的這個希望通常不會實現，很有可能你撐到晚上9點才離開辦公室，卻還剩4件沒完成，只好移到明日再戰。

於是日復一日，清單上的待辦事項不斷累積、拉長，不知從哪一天起，每天早上你都必須先深吸一口氣，才有勇氣打開那張清單，因為光是看到還有幾十件事情等著要做，就讓你倍感壓力，「我怎麼可能做得完！」甚至，你到後來乾脆不打開你的待辦清單了，只做想到的、眼前的工作，眼不見為淨……

「待辦清單根本就是在提醒我還有一堆事情沒完成嘛！對於幫我提高效率根本沒用！」或許，你曾經不只一次這樣在心裡抱怨。但是這很有可能是因為你一直都用錯的方法來使用待辦清單；或者說，你一直都用錯的方法，來整理與管理你在工作上的「下一步行動」（Next Action）。

待辦清單不是備忘錄，是清晰列出「下一步行動」

我們學習各種時間管理與工作排程系統，無非是希望提高自己的成效、更快地做完工作，然後每天心情輕鬆地下班。由美國時間管理大師大衛‧艾倫（Dacid Allen）所提出的經典時間管理系統「GTD」，就是一套能讓你魚與熊掌（高效、無壓）一起兼得的方法。

GTD是「Getting Things Done」（意即把事情通通完成）的縮寫，不只在全球有數千萬人奉為工作排程處理的圭臬，Google搜尋更可以找到高達500萬筆相關討論與應用。

透過GTD，你可以把工作與生活中所有大小事，全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單，讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多，依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度，享受「掌控一切」的安心感。

《PCuSER》主編黃鐘毅表示，幾乎在當前所有To-Do List軟體內的清單分類功能設計，都有受到GTD理論的影響。

GTD的第一個觀念，就是「明確化你的下一步行動」。這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因，因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」，而不是明確的「行動」。

例如，你的待辦清單第一條是：「完成新產品提案企畫，下周三要提報」，你預計在早上9～12點完成。實際動筆時，你很快就會發現，這其實只是一個粗略的項目，其中還會涉及許多行動：上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……，這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」，才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

把所有事情移出腦袋，讓自己心無旁騖

做事缺乏詳細的行動規畫，執行起來就容易掛一漏萬，陷入忙碌、焦躁的狀態。

「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時，就會帶來不良影響。」艾倫強調，其實你的潛意識內，很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。只要你沒有把所有未完之事釐清，「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下，更無法做到沒有壓力。

因此，GTD的第二個重要觀念，就是「把所有事情移出腦袋」。艾倫表示，要讓自己無壓又有效率，首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來，不管大小、公私、清楚或只是個概念，全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當你知道自己已經掌握了所有事情，就會感到安心，也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。

這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。傳統時間管理系統強調「由上而下」，先找出「大目標」，再規畫「中目標」，最後落實為不同的「細部行動」。GTD則強調「由下而上」，不管大事、瑣事通通拋出來，不必按照輕重緩急安排程序，目的就是好好清理掉它們，以免事情變成懸念，干擾你的專注力，到最後沒一件事做好。

這就是GTD最大的優點，也是GTD五大流程「蒐集→處理→組織→回顧→行動」設計的原理：

首先，先把事情移出腦袋，不管大小全部放進「工作籃」中，讓自己不再心有所繫。

再來，針對這些事務，判斷「能兩分鐘內當下完成」或「無法兩分鐘內完成」，把立即可以處理的處理掉，把無法立即處理的再區分為「不做」「委派他人」或「自行處理」。

最後才針對需要「自行處理」的事務，逐一拆解成具體的「下一步行動」，放入待辦清單與行事曆所組合而成的提醒系統中，讓自己知道什麼時候該做什麼事。

GTD的基本思維，可以歸納為《筆記女王的手帳活用術》作者林佩玲所說的一句話：「把想到的事情寫下來，把寫下來的事情做完。」不依靠大腦記憶，只透過清楚的外部系統，讓自己在面對龐雜的事務時，從「不斷動腦」變成「只要動手」，照著待辦事項清單一項一項來，就能有效而且無壓的進行工作。

就算一天下來，還是有事情沒做完，也可以依據GTD原則，判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中，讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆，準備好明日再戰。

（想詳細了解GTD怎麼用嗎？請參考《經理人月刊》6月號）

圖片來源 / Mufidah Kassalias via Flickr, CC Licensed