2015/12/20「簡報高手都在用：學會PowerPoint制式模板，輕鬆把文字變圖表！」

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簡報高手都在用：學會PowerPoint制式模板，輕鬆把文字變圖表！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/12/14

2015-11-30 18:05  授權轉載 簡報藝術烘培坊 

之前一次內訓中，學員對於為什麼他不能正常的編輯簡報上的圖形感到困惑。

「老師，為什麼我這個框框不能移出去啊？而且只要加動畫就會整個加，都不能分開加嗎？」仔細一看，原來學員一開始使用了PowerPoint預設的SmartArt模板，導致後續編輯上遇到各種困難。

PowerPoint提供SmartArt模版本是一番美意，希望能幫助大家把死板的文字圖像化，讓大家能輕鬆表達想法。但如果沒有搞清楚SmartArt與圖像化的本質，很容易會陷入畫虎類犬、操作困難的境地。究竟，如何操作與選用SmartArt，才不會讓SmartArt變成StupidArt？

想使用SmartArt，一定要學會「取消群組」

面對學員的問題，我當下先簡單的示範如何自訂SmartArt的顏色與移動框框，但動畫的問題牽涉到另一件事：「SmartArt到底該麼用？」

事實上SmartArt的編輯會造成這麼大的困擾，原因在於大家普遍以為SmartArt是一個大圖片，而我們僅能在框框範圍內移動物件。實際上，SmartArt是一群被「群組」起來的物件，因此我們不能分別為每個物件加動畫，只會把動畫加到整個群組上，讓整幅圖一起動。

那麼，我們該怎麼做，才能調整SmartArt圖形，變成想要的樣子呢？

以下我們用這份「2015年台灣音樂季特色整理」來細細說明處理的方式：

首先，我們能立即做到的是更改SmartArt的設計模板及配色。點選PowerPoint上方橫幅處的「SmartArt工具」→「設計」，即可選擇自己喜歡的樣板，點選「變更顏色」後即可利用各種佈景主題來選擇顏色：

 

在這之後，我們依據有效資訊的原則來降低雜訊，簡單去除不必要的陰影，調整字級大小並對齊圖片後，我們可以把頁面整理得乾淨些：

接著，若我們想要個別客製不同物件的顏色、大小和動畫，我們必須做一件簡單卻重要的事：「把SmartArt取消群組」。

就是因為一開始SmartArt是一群被群組的物件，我們想要把單一物件移出大框框或調整大小都很困難。現在我們把它取消群組後，想要自訂物件格式就和以往一樣簡單了！

整理至此，或許可以告一段落了。先替大家簡單下個小結：

「如果您希望節省時間而應用SmartArt編輯，卻不希望被他的制式樣式牽著鼻子走的話，那麼您可以應用（強制）取消群組的方法，讓您保留對於SmartArt客製化的能力。」

簡報高手這樣做：按照簡報溝通目的，調整SmartArt的組成

接著我們再把問題更深入的探討，我們捫心自問：「這樣的簡報真的夠有效嗎？」想必是不夠的，那麼我們如何能夠做得更好呢？

現在讓我們放下滑鼠，先想想我們一開始選用這個SmartArt區域圖的用意是甚麼？

從視覺上來分析，這個SmartArt是四個圍繞著圓形的方框，也就是有隱形的垂直與水平線將畫面等分成四塊。因此，這個SmartArt主要的目的很可能是一個導覽頁，要告訴觀眾接下來有四個不同的音樂祭要說明：

先釐清「告訴觀眾接下來有四個音樂祭要介紹」這個核心目的，下一步我們就能來判斷這個SmartArt的各個物件是否有符合這個目的。

顯然「文字框」並不是最重要的物件，我們可以大膽把它刪除，接著在綠色大圓圈背後用淡淡的垂直水平線把畫面切割為四份，以確保設計依然符合目的。刪除文字框後，就釋放了更多空間給我們運用，看起來是不是清爽多了？

再來，中間這個綠色的大圓圈，又有什麼用意？仔細看這個大圓，他也被垂直、水平線切成四塊，裡面寫的是該音樂祭的標題。另外，圓圈內的小小箭頭，則暗示了這些音樂祭的時間順序，是從左上角開始以順時鐘方向排列。因此，我們可以釐清這個大圓主要表達的是「這四個音樂祭順序是從左上起順時鐘排列」。

要達到這個目的，其實不必把標題塞在圓圈裡。我們可把標題挪出去獨立成一行文字，並將這個圓圈向中央縮小集中，留下1234四個數字來暗示時間順序，如下圖所示。

在圓圈縮小以後，我們可以利用的空間也跟著變大了！所謂簡報頁面的排版就是從刪減雜訊開始，我們才有多的空間放入資訊。

3個排版重點，讓SmartArt更聰明

從一開始盲目套用SmartArt模板，到設計出精彩大方的成果，我們使用的重點不過以下幾個：

1.將群組的SmartArt解除群組，以利後續編輯

2.去除不必要的背景、陰影等雜訊，並選用合適的配色

3.思考分析該SmartArt圖形所代表的意義，釐清設計的目的後去除不相干的物件

（本文出自「簡報藝術烘培坊」，原文請點此。）

2015/8/23 「別再做出很多字的PPT了！想做出好簡報，你必須拋棄的4個錯誤觀念！」

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別再做出很多字的PPT了！想做出好簡報，你必須拋棄的4個錯誤觀念！

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/8/19

2015-01-17 09:00  整理‧撰文 韋惟珊 

「幾乎所有PowerPoint簡報都像臭掉了的雞蛋一樣，讓人難以下嚥。」行銷大師賽斯・高汀（Seth Godin）在《糟糕透頂的PowerPoint簡報》（暫譯，《Really Bad PowerPoint: and how to avoid it》）中指出，投影片是為了輔助觀眾接受你的觀點，幫助他們了解你的心情、感受和意見，如果只是做出一份詳列事實和圖表的檔案，那乾脆取消上台或會議，寫份報告送去就好。

你也曾經做出像「臭雞蛋」一樣的簡報嗎？更令人沮喪的是，這份「發臭」的簡報，很可能是你費了很大的心力，拚命地剪下、貼上「相關」資訊才完成的，結果卻讓人「難以下嚥」。

問題到底出在哪裡？你有些觀念要改，也有些原則要把握，就能改善問題。

首先，別再把投影片當成備忘稿或是補充資料大全。「投影片就是投影片，文件就是文件，如果你試著要把兩者結合，那會得到一個糟糕的結果，就是腳踏兩船，兩頭落空。」《簡報禪》作者賈爾．雷諾茲（Garr Reynolds）將這種「資料爆炸」的投影片命名為「投影件」（slideument），當你選擇在投影片中填滿一行又一行的文字，只會讓觀眾迷失在「字海」裡，聽不進你想說的話。

其次，謹記每一個簡報大師都會提到的關鍵字詞：「少即是多」「只放重點」「以圖像取代文字」。這麼做的目的，某種程度上也是為了避免「字海氾濫成災」。畢竟投影片不是文件，文件是讓人自行閱讀的，投影片則是要經由講者口述，帶領觀眾理解內容，用途不同，內容的詳盡程度自然也不同。

最後，技巧再炫、特效再怎麼吸睛的簡報檔案，如果沒有達到「傳遞訊息」的效果，也是枉然。所以，好的簡報檔理應「內容先行」，再透過版面設計或聲光效果，設法加強「內容可讀性」，讓觀眾容易吸收和理解。

簡報是動詞，指上台表述你的想法；簡報也是名詞，指承載想法的輔助工具：投影片，大多數時候我們都稱它PowerPoint或ppt。不管是「開口簡報」或「動手製作簡報檔案」，兩件事都不簡單，都需要大量的練習。

或許你更常因為要上台簡報而緊張焦慮，覺得簡報檔案「醜一點」沒關係，畢竟自己又不是什麼美術視覺專家，而且還可以動口補充說明。不過，你一定也羨慕過「好看的投影片」，更曾感受過資訊龐雜或語焉不詳的投影片所引發的不耐。當投影片幾乎已經是簡報的基本配件，即使你做不出令人驚艷的投影片，為你的簡報「加分」，至少也應該做到不讓投影片為你的簡報「扣分」，給人粗製濫造或應付了事的感覺。

這一次，我們試著從「工欲善其事，必先利其器」的角度出發，學習製作簡報檔案的技巧，目的不是「視覺效果」，而是「有效溝通」，讓你在台上做簡報時，表現得更出色、更吸引聽眾目光。

想做出好簡報，先拋棄這4個錯誤觀念！

錯誤❶：把「觀眾」當「讀者」：

在投影片裡塞滿大量文字，誤以為觀眾可以同時專心聽、專心讀。

錯誤❷：把「投影用簡報」當成「文件」：

想在口頭報告之後，再把投影片寄給觀眾，就把簡報當成文件資料來製作。

錯誤❸：把「準備資料」當成「簡報資料」：

以為放滿資訊的簡報，才能彰顯用心。

錯誤❹：把「提詞稿」當作「簡報內容」：

只害怕自己漏講了什麼，忽略了觀眾究竟能不能聽懂、聽進去。

資料來源：《簡報+》，碁峰出版

你做的是大字報，還是簡報？

在《視覺溝通》一書中，作者按照溝通的效果，提出了「投影片光譜」，將常見的投影片分為3種：文件、大字報、簡報。其中以「簡報」形式最能強化簡報者提供的訊息，建議多多使用。

1.文件：文字密密麻麻的投影片，目的是做為文件或白皮書。

一張投影片上的文字量，如果超過75個字，就該被視為文件。你可以想辦法減少字數，或直接做成一份文件，而非簡報檔。如果選擇後者，不妨把口頭報告改為討論會，事先將文件傳給與會人員，讓他們出席時可以快速進入討論階段，擬定行動方案。

2.大字報：一行行條列文字，簡報時也一條條朗誦。

如果投影片文字量已經減少到50字左右，就算是大字報。這種報告方式清楚明瞭，卻很難引人入勝，通常是沒時間準備，才會採取類似做法。由於聽眾閱讀速度會比簡報者講話的速度快，等於是先看完訊息，再等講者跟上，很容易出現「講者很遲鈍」的錯覺。

3.簡報：投影片成為視覺輔助工具，加強簡報者的訊息。

將文字圖像化的簡報，會連帶精簡文字的使用量，讓觀眾聚焦在講者身上，而不是投影幕上。最恰當的投影片，應該是成功加深觀眾對訊息的印象，又不會令人分心。不過，因為簡報上的文字少，難有提詞效果，簡報者需要投入更多時間來預演、練習。

資料來源：《視覺溝通：讓簡報與聽眾形成一種對話》，歐萊禮出版

本文出自於：

2013/12/12「簡報又臭又長？看Google怎麼製作簡報」

簡報又臭又長？看Google怎麼製作簡報

摘錄自：天下雜誌電子報                        2013/12/10

作者：孫治華2013/12/03

這幾天Google發表了一篇研究報告，是關於「消費者如何在實體店面中使用智慧型手機」的研究報告。簡報實驗室將利用這篇研究報告來跟大家說明，Google如何製作這份研究報告。希望大家參考後也可以將類似的製作概念運用到大家的工作中。

一、調適風格-親和風(過於專業過於活潑都不適合傳達價值)

投影片的第一張，我們就可以看出Google為了讓這份研究報告看起來不要太生硬，所以一開始就定調了這份簡報的設計風格，「手繪(手機)+實際照片(手)」讓這份研究報告在第一瞬間就產生一股親和力。

新增說明文字

接著到投影片的第四張，我們可以看到主要的色調已經出現「藍+綠」，而在第五張投影片的時候則已經確定了整份研究報告的設計風格「icon」與「灰色」。因此整體而言我們可以看他的設計風格如下：

    設計色調：藍綠為主色，主要呈現在重要資訊文字、數據與圖表上。

    設計元素：真實照片、手繪風與圖示（icon）的運用。

    強調設計：數據呈現上使用大字型+強調色(藍綠)，在圖表也利用藍綠色來對比

之後我們將會不斷地看到這幾個風格的運用，除了可以清楚的表達資訊外，更提供了一個一致性的設計風格，提升整體閱讀習慣上的閱讀性。而這些原則中最關鍵的、每個人都可以使用的就是強調設計(字體大小+變色)，也請大家在這份研究報告留意每張看到有使用強調設計投影片，去體會這樣的設計是否帶來了閱讀上的方便性與引導性。

二、利用數據呈現增加專業與信任度（開場）

在商業報告中，簡報實驗室非常推薦的一個呈現法則，數據力。在任何的演講中我們總希望可以生動活潑點（相較於死板板無生氣的氛圍），但是在輕鬆的氛圍中卻不可以遺失掉「專業感」，這時候，開場就使用數據是一個非常棒的作法（日後會寫篇開場的教學-天使與惡魔的六種開場模式）。我們可以從報告的第三頁(參考上方截圖)就看出這份研究報告的研究基礎，同時也提升了聽眾對於這份研究報告的信任度與期待。

三、圖示配大字體的數據

 從簡報中的第八頁就可以深深的體會到，數據與圖示的搭配是多麼賞心悅目，這樣的視覺呈現可以大量的減少文字的描述，其實你可以試著用文字打出你所看到的資訊，你會發現這樣的文字量多到不行，這也體現了人說一圖勝千言概念。你也許會想問為什麼數據與圖示可以這樣的減少文字量，其實很簡單，套句時下流行的說詞就是，圖示其實是最可以引發人們「腦補」的呈現方式之一。所以當你的文章又臭又長的時候，你可以試著想想看這樣的表達方式。

四、在開頭使用主旨句與強調設計(當你遇到大量文字要呈現時的處理方式)

在這份研究報告中我們還可以看到一個現象（大家過往的痛處），就是在一頁簡報中塞入了大量的文字，這時候我們可以參考第24、26-28頁簡報，你就可以發現今天即便是字多，在閱讀上也可以有很不錯的處理方式：「在文字開頭就使用主旨句與強調設計」，所謂的主旨句就是用一句話告訴你接下來這一段文字在說什麼，這時文字的閱讀性會大大的提升，因為字多造成的困擾之一就是「一開始根本不知道將會得到什麼資訊」，而主旨句可以幫忙舒緩這樣的疼痛。

最後，有時你會發現數據往往是精簡過後的結果，你就知道數據是多麼重要。可參考地9, 11, 20頁的簡報。

當你了解這些時，你可以...

當要報告一個生硬的主題時，你可以運用些簡單的設計風格來軟化現場的氛圍，找圖可以用這網站(photopin)，找圖示可以用這網站(thenounproject)。在開場的時候可以利用數據來增強自己研究成果的可靠度與聽眾的信任度，而在遇到大量文字的時候則可以利用圖示搭配數據的方式簡化，或是利用強調文字段落的主旨句來引導段落文字的閱讀。最簡單的方式則是利用大字體+變色的方式去強調簡報中的重點，去引導資料閱讀的順序。

希望這些步驟可以帶給你的報告一些調整的方向。你的論文或是研究報告，是不是也可以用這樣的角度去思考一下呢？

(本文轉載自 簡報實驗室 )