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2015年5月9日 星期六

2015/5/9 「會抱怨的,才是好員工!」

會抱怨的,才是好員工!

摘錄自:經理人月刊電子報                        2015/5/7

經理人月刊電子報 - 20150509

過去有次在服務客戶時與該公司的老闆一起吃飯,席間他跟我說了他們公司最近的狀況,畢竟是客戶,起初我只當成是聽聽他們公司的狀況,了解一下有什麼幫的上忙的地方,但聽著他愈講愈生氣,我才覺得應該以一個專業經理人的身分跟他進行溝通。

黃董:「我們公司要導入系統,為的就是要改善營運的狀況,讓流程跑更快,效率更好。」

gipi:「貴公司的營運狀況本來就不錯,這個系統的導入會起到一定的幫助,效率更好是一定的,也會降低錯誤率。」

黃董:「你們的顧問很專業,這我不擔心,導入時間愈快愈好。」

gipi:「這沒問題,需求都已經明確了,再來只要大家配合度高,就會很順利。」

黃董:「講到這個我就有氣,導入系統這件事我早就在高階主管會議中說過是勢在必行,但最近我常聽到有幾個主管在私底下說這是個錯誤決定,然後不太願意配合你們的需求訪談的工作,當初我一氣之下本來想把這幾個人調職或乾脆開除掉。」

gipi:「您說的這個我知道,所以我們的PM也跟那幾位主管溝通過,也了解他們的問題與需求了。」

黃董:「還好當初你們做了這件事,不然我就真的把那幾個『禍亂』拔掉了。」

gipi:「其實多虧他們,讓我們看到一些之前訪談沒有看到的問題,我們這次的導入相信會更順利,他們目前對專案的信心還不太夠,但我相信他們是貴公司的好員工。」

黃董:「你別說這些好聽話,他們怎麼會是好員工,抱怨東抱怨西的。」

gipi:「呵呵,這真的不是好聽話,他們的抱怨只是點出問題,只要我們正視他們提出的問題,一來可以看到未知的問題,二來也給我們機會去給他們建立信心,這對我們或對您都是好事。想想,如果他們不講,我們做到一半才發現有問題,或者他們一直旁觀,等著我們犯錯才來放馬後炮,那我們要多花多少時間跟人力才能補救,有時專案甚至會因此而失敗了。」

沉吟了一會,黃董接著說:「你說的有點道理,但如果他們知道有問題,那可以點出問題然後提出可行的解決方案,不是在那邊哎哎叫。」

聽完這句話,我打趣的說:「哈哈哈,如果都給他們解決了,那我們顧問還要吃飯嗎?」

「我們對員工的要求都很高,但有時候有些員工是有經驗或能力看到問題,點出問題,但他自己不見得能解決此問題,或者我們沒有給他機會來提出他的解決方法,黃董您應該要很珍惜這樣的員工,因為他們願意『說出來』,願意說,代表還在意公司,還在意工作,如果他們看到了問題,但都不願意說,做個旁觀者,看看公司什麼時候會出事,那豈不是更糟糕嗎?」

黃董:「我聽懂你的意思,我再找時間跟這幾個主管聊聊,聽聽他們的想法。」

gipi:「太好了,您這樣做相信他們會對專案更有信心,我們後續進行專案時一定會更順利。」

其實上述的案例並不是個案,很多老闆或主管是非常不喜歡愛抱怨而不去解決問題的員工,但在多年的管理經驗中,我認為處理員工的抱怨,是一家公司能否進步的關鍵之一。

負面的看,它叫抱怨,正面的看,叫解決問題。

有些員工,每天在公司做事,但卻不曾去思考工作上的問題,這種人我稱之為不知不覺者,他們每天依著規矩做事,一點都不認為工作流程、環境、分工、產品或者策略有什麼問題,主管交待做就是了。

第二種人我稱之為旁觀者,他們會發現問題,但不會跟別人說,只是靜靜的看著問題存在,等著別人來解決他。

第三種人就是問題提出者,他們除了發現問題外,同時也會把這個問題在會議中,工作時跟別人講,甚至會直接跟老闆說這個問題應該要被解決,這種人時常會被當成頭痛人物,或者是被歸類為愛抱怨的人。但我認為這樣的說法都太過汙名化了,因為能找出問題的人,本來就不見得是能解決問題的人,相對的,能解決問題的人,也不見得是能看到問題的人,兩種人對公司都有很大的幫助。

第四種人就是問題解決者,他們能針對問題提出可行的解決方案,也能帶領大家一同解決問題,這種人常常被稱為專家或英雄。

如果公司或團隊裡有人總是提出問題,別急著把他當成問題員工看待,而該好好了解他們抱怨的事情,因為這是因為他在意這份工作,在意這家公司才會提出他的問題。

即便他無法提出具體的解決方案,你都該感謝他,因為他讓你知道你所不知道的問題,帶你更深入第一線的狀況。我們都期望員工能提出問題並解決問題,但我認為這樣的員工可遇不可求,比較合理的期望是有員工願意提出問題,然後有員工能解決這個問題。

到現在我與member在做面談時,我還是會跟對方聊聊他在工作上有沒有碰到什麼問題,對於公司的運作有沒有什麼地方不理解或不滿意的。

有些member會跟我反應一些問題,我也會問問他有沒有什麼解決方案,有時member會很老實的跟我說他沒有具體的解決方案。這我並不介意,這時我就會跟他說說我的想法,或者現況為什麼是這樣子。因為這是一個解決他心中疑惑的的好機會,如果提出問題時他有具體的解決方案就更好了,那我們就能一起討論如何解決這個問題,並來解決它。

另外有些member在跟我面談時則會跟我說他覺得目前沒有什麼問題,一切都很好,但當我提出我看到的問題時,他卻能給我很好的建議,他沒問題,但他能解決問題。

這是個公司的小縮影,但我們就能看到,有些人是可以點出問題,但不知道如何解決問題,而有些人則沒看到問題,但當你跟他提出問題時,他卻能幫你有效的解決此問題。

會抱怨,會提出問題的,才是好員工。

(本文出自於gipi的學習筆記,原文請點此。)








2015年5月4日 星期一

2015/5/4 「日本找到減少員工晚上加班的方法!答案竟然是......」

組織管理

日本找到減少員工晚上加班的方法!答案竟然是......

摘錄自:經理人月刊電子報                        2015/4/30
2015-04-22 19:56 作者 Victor Chen 
經理人月刊電子報 - 20150504

2015年,日本終於找到減少員工晚上加班的方法! 這個方法就是鼓勵員工早上加班!你以為這個作法很笨的話,那你就太小看日本了!

之前「在日本會很常加班嗎?」一篇文章裡提到,雖然在日本工作常有加班的情況發生,但是部分的企業也開始注重員工的工作生活平衡,開始導入一些改善(減少)加班的人事制度。

其中一個最具話題性的是伊藤忠商事導入「早上加班」的制度,採取幾個措施來鼓勵員工減少晚上加班,多「早上加班」。
•晚上10點以後辦公室關燈,不允許任何的加班
•早上5點到9點的加班津貼由原本(時薪)的25%提昇到50%
•早上提供免費早餐(輕食)

本來覺得只是單純的把晚上的工作(加班)換到早上來做,不會減少加班的時數、對公司、員工來說沒有太大的幫助,沒想到竟然許多企業起而效尤。例如Fuji Xerox201410月開始,也禁止晚上8點以後加班,同時鼓勵員工有需要的話隔天早上7點來加班,並且設定目標將公司整年度的員工總加班時數由2000小時降到1800小時。還有像RICOHKAGOME等公司也都從去年開始導入禁止晚上8點以後加班的相關制度。

是什麼原因讓企業們有興趣導入「早上加班」這個制度,從晚上加班換到早上加班對企業、對員工有什麼幫助呢? PRESIDENT雜誌跟每日新聞都特別採訪最先導入制度的伊藤忠商事,整理出以下的原因。

早上加班,可以改善員工工作效率

「禁止晚上加班、鼓勵早上加班」可以改善員工工作效率,原因有二。

1.禁止晚上加班,可以改掉許多員工很多工作拖到深夜才要做的習慣。在日本有些企業 (尤其像商社),因為留在公司工作到深夜成為常態,所以很多人甘脆慢慢來,還先去吃個晚餐再回來工作。但是禁止晚上加班後,員工會趕著把工作在辦公室燈關掉之前做完,員工變的更有時間觀念,一整天工作、會議的規劃也都更有效率。


2.早上5點到9點的加班比較不受電話、會議的干擾,比較能專心工作。

因為效率的改善,員工加班的總時數也減少。根據伊藤忠商事表示,從201310月導入「早上加班」制度以後,一個員工的加班時間平均一個月減少了四小時。

早上加班,可以幫公司省錢

早上加班可以幫公司減低人事跟營運成本。首先,上面提到的加班時間減少伴隨著加班費用的降低。根據伊藤忠商事,導入早上加班制度後,幫公司節省了7%的加班費用支出,把早上免費提供員工早餐的支出扣掉後,還是省了4%左右。

另外,把加班從晚上移到早上還可以幫公司省點電費。一來整體的加班時數降低,辦公室使用時間減少,二來早上工作也可以節省電源,伊藤忠商事從導入制度後,電力的使用量減少了6%左右,這方面的支出成本也隨之減少。

早上加班,可以提升企業形象

早上加班可以讓員工在工作生活平衡方面取得更多的彈性、增加員工對企業的評價、提升企業的形象。通常商社給人的印象就是加班很多(其實也不用印象,是真的蠻多的),禁止晚上加班、鼓勵早上加班,可以改變大家對商社一貫的刻板印象,對於招募大學畢業生的時候,可能有加分的效果。

另外,把工作都移到早上去做,如此一來,有小孩的員工(尤其是女性) 就可以早一點下班去接小孩之類的,所以伊藤忠商事導入這個制度後,獲得許多女性員工的支持。

其實日本居住環境雖然好,但是工作職場環境常是讓人退而遠之的原因,而加班多是其中常被詬病的一點。

如果哪天日本企業可以減少員工的加班時間,注重工作生活平衡的話,或許會有更多人想到日本工作、日本企業的國際競爭力也或許會因此更加提升。上面的「早上加班制度」或許是有點奇怪(不能直接不要加班就好?),但也算是日本企業(而且是具有代表性的傳統總合商社)嘗試改善員工作生活平衡的一小步,麻煩大家再稍等一下啦!

(本文出自於《WorkLifeinJapan 日本 職場 生活 趨勢》,原文請點此。)


2014年1月7日 星期二

2014/1/7 「《編輯部報告》做個懶惰的主管 」

《編輯部報告》做個懶惰的主管 

摘錄自:EMBA雜誌電子報                           2014/1/6
EMBA雜誌總編輯方素惠/


EMBA雜誌電子報 - 20140107

跨入新的一年,如果你正在思考時間怎麼運用,人才放在什麼位置上,這位軍官的做法,是個有趣的參考。

納粹德國軍中,知名的指揮官曼斯坦恩(Erich von Manstein),以軍官是否聰明,以及是否勤奮,將軍官分成四類。他認為,既懶又蠢的軍官沒什麼害處,放著別理會即可;勤奮又聰明的,則適合當參謀官。

那麼努力但愚蠢的呢?他說,這些人會為大家帶來不必要的麻煩,比既懶又愚蠢的人還要糟糕,應該除之而後快(注意,他講的是主管,不是基層員工)。

他認為,真正能當領導人的,是懶惰但聰明的軍官。因為他們的懶惰,使得他們想用最省力的方法,獲得最好的效果。換句話說,他們不把時間浪費在沒有生產力的事情上,而專挑關鍵的活動做,反而創造更好的結果。

某個方面來說,波士頓顧問公司創辦人漢德森(Bruce D. Henderson)也是「懶惰」的領導人。公司上軌道後,他告別顧問工作,只做他感興趣的兩件事:招募人才,以及思考策略相關議題,並撰寫文章。他的聰明與「懶惰」,反而讓公司獲得長期的傑出表現(九○頁)。

好的領導人,知道如何運用八○/二○原則,把資源投入在關鍵的事情上。這個道理放在公司裡,就更重要了。貝恩公司的顧問研究發現,很多公司的員工都花費二五%以上的時間,在低價值或者無效率的工作上。

原因是,隨著公司成長,人員、部門與規定也不斷增加,因此,很多公司的交點(node),也就是各個部門或地區必須互動,才能完成工作的點,大幅增加。要做任何事情,都需要經過會議與協調。過程中又可能因溝通不順,而導致無數的修改與重做。

因此,要提高效率,讓組織更輕盈,公司可以思考幾個面向。例如,是不是更清楚地決定好,哪些決定由誰負責?是不是精簡某些單位,不需要每個事業都配置人資財務等部門?高階主管是否盡量減少推翻已做成的決策(八○頁)?

「EQ」一書作者高曼,最近推出了新書「專注」(Focus),這次他特別強調的是注意力。他指出,越是能聽見自己內心的聲音,越有自覺,就越能堅定往前邁進;越能注意到他人的想法和需求,對他人有同理心,就越能發揮影響力(一一二頁)。

在環境變動快速,資訊爆炸的時代,管理我們的注意力,的確是一個重要的學問。新的一年,你希望把注意力投注在哪裡? 


文章來源:EMBA雜誌第329期(20141月出版)