2015/9/19 「開會禁止使用ppt？賈伯斯這樣做，讓會議變得超有效率.......」

個人成長

開會禁止使用ppt？賈伯斯這樣做，讓會議變得超有效率.......

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/9/16

2015-09-04 11:00  合作轉載 創業邦 

據一些數據顯示，美國企業每年因會議而導致的經濟損失竟然高達370億美元。不過，蘋果已故共同創辦人兼前執行長Steve Jobs卻能夠力挽狂瀾，力保蘋果不會進入這些企業的行列。

賈伯斯是如何做到這一點的呢？不妨來看看以下三個方法。賈伯斯正是利用這三種方式，讓蘋果公司的會議變得高效。

1、盡可能縮小會議規模

賈伯斯長期的合作者Ken Segall在其紀念賈伯斯的新書《瘋狂的簡約（Insanely Simple）》中，詳細描述了他與賈伯斯一起工作的相關情況。Segall指出，有一次，賈伯斯準備與蘋果的廣告機構召開周會。會議前，賈伯斯看到了一位新人，於是他盯著這位新人。

Segall寫道，「他突然停了下來。雙眼緊盯著房間裡那些看起來讓人不舒服的東西。然後他指著Lorrie說，〔你是誰?〕」

Lorrie非常平靜地解釋說，她是被要求參加這次會議的，主要是因為她也參與了行銷專案的部分事務。賈伯斯聽了她的解釋之後，就禮貌地請她出去了。與此同時，賈伯斯還表示，「Lorrie，我認為，我們不需要你參加此次會議。多謝。」

事實上，賈伯斯對他本人也幾乎採取同樣無情的態度。當美國總統歐巴馬邀請他參加一場科技巨頭的小型聚會時，他拒絕了，主要是因為在他看來，歐巴馬是按著他自己喜好而邀請了諸多人參加這一聚會而已。

2、確保每人負責會議一項議程

在2011年的一次關於調查蘋果文化的文章中，《財富》雜誌的記者Adam Lashinsky詳細闡述了賈伯斯正式使用的一些程序，正是這些程序讓蘋果成為全球最貴的公司之一。

賈伯斯的精神核心就是「責任思維」，這就意味著要安排適當的程序，以便每個人都知道他們自己的責任是什麼。

對此， Lashinsky這樣寫道：蘋果內部甚至還取了一個名字，即「直接負責人（DRI）」。通常情況下，DRI的名字會顯示在會議日程之中，這樣每個人都知道誰是負責人，該負責什麼樣的議程。蘋果公司的一位前員工表示，「蘋果公司召開的任何一次有效的會議，都會制定一份行動表。與每個行動事項緊鄰的就是DRI名字。」

蘋果公司經常聽到的一句話就是，總有人想知道某一專案的負責人是誰，人們會問：「那個專案的DRI是誰?」

這種處理程序起到了作用。此前曾經在iPod小組工作的Gloria Lin，之後又負責Flipboard產品團隊的工作，她就一直在使用DRI這個方法。事實上，這套方法對新創企業而言將能夠產生巨大的幫助作用。

Gloria Lin在Quora表示，「在有著大量工作且快速成長的公司中，一些重要的事情被擱置一邊，並不是因為人們不負責，而恰恰是因為員工的確很忙。如果你視一些東西為自己的孩子，那麼你就會非常關心它的狀況了。」

3、開會禁止使用PPT

賈伯斯傳記作者Walter Isaacson表示，「賈伯斯非常憎惡正式的演示式陳述，不過，他就是喜歡的自由自在的面對面會議。」

每週三下午，他會與他的行銷及廣告團隊，召開議程精簡的會議。賈伯斯往往禁止這些會議使用ppt，因為賈伯斯希望他的團隊能夠進行激烈的爭辯和批判式思考，而不要依賴這樣的工具。

賈伯斯告訴艾薩克森稱，「我不喜歡人們使用投影片而不思考。我希望他們參與進來，在會議桌上把問題弄清楚，而不是展示一連串的投影片。那些知道他們自己談論話題的人，並不需要投影片。」

（本文出自於《數位時代》，原文請點此。）

2015/8/4「超實用！會議必備的5張表格，讓老闆對你刮目相看」

個人成長

超實用！會議必備的5張表格，讓老闆對你刮目相看

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/7/28

2007-01-02 08:00 撰文 文及元 

會議中大量的語言資訊交錯，如果沒有好用的工具將大家的思考脈絡加以整理，就很容易產生議而不決的後果。

讓與會者的雙眼能看到團體思考的過程，稱之為「可視化」，其實就是將每個人腦中的想法「圖表化」，將抽象的概念以具體方法呈現，這裡有些加強圖解表達力的方法，可以協助會議的進行。

不論是會議的召集人或與會者，都能因為可視化的過程，歸納整理會議中交流的訊息，將大家的討論拉回議題上，將白板上的資訊共有化，協助與會者了解彼此的想法，達成會議的目標。

在不同的會議情境，可以採用不同的可視化圖表。

•需要團體腦力激盪時，可以使用親和圖（Affinity Diagram）；

•需要解決問題時，可以用邏輯樹狀圖（Logic Tree Diagram）逐項進行討論；

•需解析原因時，可以讓魚骨圖（Fishbone Diagram）上場；

•用來透視許多變數或原因與結果之間的互動關係時，可以使用關連圖（Relation Diagram)；

•如果討論到一個議題的正反意見時，可以導入T表或是矩陣圖（Matrix Diagram）將兩種相反的觀點列入。

1. 用來找出原因的魚骨圖

想找出互相糾纏的問題的原因╱結果，或是目的╱手段時，可用魚骨圖，重點在於讓與會者集中內在的問題，而非表面的事象魚骨圖可進行廣而深的體系化問題分析，將問題濃縮在一個圖裡，促進取得與會者共識。

方法：從問題分析原因

1.先將問題「改善提案無法達成目標」寫在右端。

2.從左端到右端劃一條線，連接剛剛寫下的問題「改善提案無法達成目標」，成為魚骨。

3.寫下造成問題的變數，例如：本人、上司、公司、現場，成為中骨。

4.針對每個變數再畫出箭線，請與會者提出「為什麼」的意見，一層一層分析下去，可以看出其中的癥結，成為小魚刺。

2. 用來透視許多變數互動的關連圖

為前頁的魚骨圖找出各種變數、原因與問題、結果之間的互動關係，要注意的是，箭線的定義不能改變，箭線指向的地方是結果。

3. 鼓勵大家發言的親和圖

使用親和圖有許多優點，不僅可以在短時間內，整理來自與會者的大量語言資訊；方便找出資訊之間相互關連性；加上全員參與，增加大家的切身感；對於橫貫不同部門的會議，或是想突破上下從屬關係的會議更是特別有用。

4. 找出最佳決策的邏輯樹狀圖

邏輯樹狀圖的精神在於麥肯錫公司（McKinsey & Company）發展的「彼此獨立，互無遺漏」的結構化原則（mutually exclusive, collectively exhaustive，簡稱MECE）。當你能完一份議題的邏輯樹狀圖，代表你擁有一份解決問題的藍圖。邏輯樹狀圖有以下優點：

1.界定問題，使個別問題都能精確地根據事實加以分析。

2.利用依據事實所做成的分析，再配合上膽識直覺，來做成策略性的決定。

3.進行有意義的訪談，並有效地將訪談所得的內容加以歸納總結。

4.分析所得的資料，以決定該如何處置。

5.向所有適切的決策者，清楚地傳達依據事實所得出的解決方案。

當你需要將會議的結論歸納成唯一的結論，向決策者提案時，可以使用金字塔結構（Pyramid Structure），金字塔結構是要有系統用來說服他人，重點在於去蕪存菁，找出支持唯一結論的原因，而這些原因通常會經過挑選而非全部。

5. SWOT表矩陣圖

在進入決策階段前，將優點╱缺點、機會╱威脅、高╱低、多╱少、費用╱效果、損失╱收益等對比關係的列表。

表格是可以包括許多資訊的方便工具，寫一個T字，畫上線條，就是表格，就像我們常用EXCEL試算表功能一般，定義欄與列的關係與名稱，從最陽春的兩欄兩列，呈現對比關係，到發展應用4象限，甚至更多，用一張表容納較多的資訊，就像EXCEL的功能一樣。

2015/3/25 「開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議」

觀點

開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議

摘錄自：經理人 每日學管理 電子報                        2015/3/24

2015-03-12 10:13 作者 esor huang（異塵行者） 

很多時候會議主持人喜歡在開場時說：「等一下希望會議上大家能暢所欲言」，於是一個人接著一個人，鼓勵大家發言，輪流討論，把會議當成議會，把發言當成會議目的。但是，慢慢的我們發現整場會議下來大家愈來愈累，直到最後好像沒有時間完成有效結論？

不是所有的會議都是一個自我表現的場合，尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」，這時候發言不是目的，解決問題才是。

的會面對職場上這些「以解決問題為目的」議，應該怎麼開才能有效率的快速完成？應該怎麼進行才不會把明明要推動工作進度的會議，變成佔用工作時間的兇手之一呢？（延伸閱讀：把瑣事管理好？專案做到死也做不好）

最近，我在國外網站發現了一張很有意思的「會議紀錄格式範本」，可以免費下載，她和我們一般常見的範本很不一樣，是用很具體的概念來設計開會方法，改善傳統缺乏效率的會議流程，依照這張範本的設計去規劃會議、執行會議，確實能夠很明確的減少那些浪費生命的開會時間。

有興趣的朋友，可以到「 amazemeet 」這個網站，去下載他的「 Meeting Facilitator Canvas 」，這是該位站長特別設計的會議格式。

透過登錄自己的郵件，「 AmazeMeet 」就會寄送一封信給你，裡面包含了 PDF 與 Word 版本的「Meeting Facilitator Canvas」下載連結。

Word 版的優點是可以自己修改與填寫內容，而 PDF 版除了可以直接列印，還包含了更豐富的使用教學，仔細說明了他如何可以增加「有效會議」的方法。

如果你是從一兩年前就開始追蹤電腦玩物的文章，那麼應該有看過我寫的「如何建立有效會議記錄？ Evernote 會議筆記範本格式心得」一文。那時候我就在 Evernote 上嘗試建立有效的會議紀錄範本。

而在看過前面推薦的「 Meeting Facilitator Canvas 」這個開會格式後，我也嘗試改良了自己在 Evernote 上的會議筆記。如果你對我改良後的 Evernote 專用會議記錄範本有興趣，也可以到這裡下載我的「 Evernote 會議筆記範本」。

下面，就讓我輔以自己的開會經驗，來說明這個特製會議記錄格式的使用方法與意義。

首先「Meeting Facilitator Canvas」這張會議記錄格式強調在「開會前」應該要完成「會議目標」、「與會者」、「會議任務議程」三項設計，這看起來很普通？但其實有一些填寫的訣竅。

1. 會議目標不是會議名稱：

「會議目標」填寫時一定要很明確，仔細一點比較好，不要像以前只是取一個會議名稱，而應該真的把開會的目的「論述」出來，寫成一段話來闡述這次開會要解決的關鍵問題是什麼？我們嘗試在這次會議獲得什麼程度的結論？達成這個會議目標可以推動什麼進展，如果沒有達成會怎麼樣？

2. 不需要大家都來開會，確定每個人的會議功能

接著在「參與者」的部分也不要像以前一樣只是寫上誰要開會，而應該要列舉每個與會者的「可能貢獻」、「會議功能」，這樣一來過濾掉不需要參與的人避免浪費他們時間，二來也可以發現要解決會議目標時我們還漏掉了哪些人，可以即時補上邀請。

3. 檢驗出那些不需要開的會議

「 Meeting Facilitator Canvas 」設計者在這個步驟還提供了一個很有用的建議，如果當我們在構思會議目標、規劃參與者功能時，發現無法歸納有效的核心問題？無法湊足有效與會者？那麼很有可能這次會議是「不值得開的」，應該在這時候就立刻取消這類無效會議。

將「會議目標」進行明確論述，找出會議要解決的核心問題是什麼？

然後「與會人」具體列舉出每個人的功能，其實就是在研判這些人的合作是不是真的可以解決那個核心問題？

4. 規劃議程不是發言順序，而是任務分配

有了這樣的設定後，盡快先進行「會議任務議程」的規劃，但這裡千萬不要像以前那樣只是把每個人的發言順序寫上去，相對的，我們應該寫的是「如何解決那個核心問題」的討論流程。

「 Meeting Facilitator Canvas 」範本中建議大家寫出：誰可以負責主導哪一段討論？這一段討論解決核心問題的哪個步驟？這一段討論適合多少時間內解決？

5.不要只給與會者開會時間和地點

把這樣一個前製作業的會議規劃先寄給與會者看，讓他們知道自己負責的任務、限制的時間，以及請他們對會議目標提供修正建議。在會議前先利用線上溝通進行這些前置作業，就能讓開會時更準確迅速的完成目的。

可以說，「開會前」的那些規劃是最重要的，會議記錄應該在開會前就開始進行，這樣才能用更短的時間完成有效的會議，只是我們常常忽略了這個先行步驟。而使用這樣一個範本的好處，就是提醒自己去確實的完成這些前置作業。

6. 比會議記錄更重要的是？會後行動

那麼真正開會中呢？這裡提供了兩個欄位，一個是填寫「重要會議記錄」的欄位，除了把開會中重要的發言寫下來，也最好能夠註記是誰說的，並且明確寫下針對前面每個問題的最終結論是什麼。

另外一個則是「會後行動」的欄位，我在筆記裡故意把他排在會議記錄的上方，是有統整的意思，每一次會議結束，除了保留記錄，更重要的是從討論的過程與結論中總結出「之後要做什麼？」

會後行動才是所有會議的最終目的，所以要把誰？什麼時候？要完成哪個行動？具體的列舉在會議記錄上，最後寄發給所有與會者追蹤並執行任務。

「 Meeting Facilitator Canvas 」提供了一個有效會議的流程、記錄規範，這個規範幫助每一個與會人「提前思考」、「明確目標」、「限制時間」，讓會議往一個確定的方向前進，也就能真正在不浪費的時間中完成任務。

而我從「 Meeting Facilitator Canvas 」改成使用 Evernote 做會議筆記的好處有二，其一是這樣的數位筆記便於分享，甚至在 Evernote 加入Work Chat功能後也開始適合協同合作。其二則是我可以把各種檔案資料連結或插入筆記中，方便大家參考。

我通常會在會議前先製作這份 Evernote 會議筆記，然後分享給與會者，開會過程中依照規劃快速進行，並且我即時在筆記上完成記錄，在大家討論結論時我總結出「會後行動」，於是當大家要離開會議室時，我已經可以立刻把這份會議筆記寄給大家，分配接下來的任務了。

最後，除了提供大家下載我的「 Evernote 會議筆記範本」外，有興趣的朋友也可以延伸閱讀我的其他 evernote 教學心得：

• 活用 Evernote ，你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學
• 不再找不到東西的整理術：我用 Evernote 收納這些生活雜物
• 活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術

（本文出自於《電腦玩物》，原文請點此。）

首張圖片來源/ShutterStock