2015/4/1 「麥肯錫精英的39個工作習慣」

麥肯錫精英的39個工作習慣

摘錄自：天下雜誌每日報電子報                        2015/3/18

2015-03-18 天下雜誌 568期   作者：呂美女

圖片來源：天下雜誌

 兩點之間的最短路徑是直線。可是，總是筆直前行，不見得就是好事。如何兼顧工作的品質與效率，以最聰明、有效率的方式將兩點串聯起來？看看在被譽為世界最優秀顧問公司麥肯錫裡工作的精英們怎麼做。

 

麥肯錫公司成立於一九二六年，目前在全球四十四個國家擁有八十多個分公司，以及七千多名諮詢顧問。

在這樣精英齊集的頂尖顧問公司工作多年的大嶋祥譽，寫下了她所歸納出的《麥肯錫精英最重視的39個工作習慣》。

例如，隨時「零發想」、製作「緊急度」和「重要度」的矩陣、隨時擺出「PMA」的態勢、用三十秒說明三個重點、戰略性地運用CC和BCC等習慣。

作者以實現「品質×速度」為主題，介紹麥肯錫內部人士最重視的「三十九個工作習慣」。目的就是幫助想要有效率、完美地將兩點串聯起來的人，學會這些重要的習慣。

在《麥肯錫精英最重視的39個工作習慣》的「習慣一：隨時零發想」中，作者首先強調，在麥肯錫裡，解決問題的第一步就是「零發想」。

零發想　從根本出發

也就是說，每當遇到問題時，就從零思考，回歸「根本」。 舉例來說，「我們公司的ＸＸ事業，連續兩年都出現赤字，遲遲找不到挽救方法。請幫我們找出問題到底出在哪？該如何才能解決問題？」麥肯錫的顧問經常會遇到客戶提出這樣的諮詢要求。

一般解決問題的流程是，先找出該事業的問題所在，掌握、分析問題，思考如何才能解決。

但是作者認為，這樣還不能算是傑出的工作表現。

為什麼？因為你並沒有進行「零發想」。你只是針對客戶的問題，根據當場所知的狀況提供意見，缺少「根本」的觀點。

所謂「零發想」，就是要試著從根本的觀點來思索：真正的問題是什麼？這項事業今後真的值得持續下去嗎？

作者認為，這種「零發想」也可以活用在事業上。

假設公司大量發送傳單，卻遲遲看不到客戶上門。

此時，是否要發送更多的傳單？是否招攬顧客的音量要更大一些？是否要變更傳單的設計？作者強調，光是想這些事情是不夠的。

理由可能在於，在報紙上登廣告比發傳單有效多了。也可能是選擇在這個地點開店，本身就是失敗的做法。

因此，當上司或客戶交付工作時，必須先試著思考一下，根本的問題在哪裡？根本的課題是什麼？搞錯真正的問題所在，之後再怎麼努力都是枉然。

就像這樣，養成隨時回歸「零發想」的習慣，就能夠開始看清真正的問題所在，掌握解決的契機。

接著，作者在第二項「習慣」裡強調，我們應該停止反射性地透過「自我觀點」來做判斷。而是以俯瞰的觀點，試著找出自己和對方、公司雨露均霑的做法。

她舉了一個令人耳目一新的例子。有一位在麥肯錫工作、非常優秀的秘書，她的主管（相當於日本企業的董事）非常忙碌，前往各地就由她安排交通。

俯瞰的觀點　找出共贏

有一次，她的主管要到廣島出差。一般的秘書都會安排搭「飛機」，她卻刻意安排了移動時間漫長的「新幹線」。

因為這位主管有很多寫作的工作，但是稿件遲遲沒有進展。於是，她在確認過後，安排了新幹線的車票，以便主管可以挪出寫作的時間。

拜此之賜，主管的寫作有了進展，就結果來說，也對公司產生了助益。

這是因為她跳脫「出差→盡快抵達目的地，所以搭飛機」的自我觀點，而以更高層次的觀點來環視整體，自己的工作內容也跟著改變了。

透過作者的細心整理，這本書總共有三十九個習慣，值得好好細讀與實踐。

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精英最重視的39個習慣

1. 隨時「零發想」

2. 以「俯瞰的觀點」進行分析，尋找最適當的解決方法

3. 學會「批判式思考」

4. 未雨綢繆

5. 前往「現場」

6. 從「假說」開始

7. 執著於「價值」

8. 區別該「重視效率」還是「重視創意」

9. 製作「緊急度」和「重要度」的矩陣

10. 隨時擺出「PMA」的態勢

11. 辨別不同類型的上司，再決定互動方式

12. 請示「可以佔用一分鐘嗎？」

13. 用30秒說明三個重點

14. 根據「事實」傳達「假說」

15. 觀察上司的桌面

16. 電郵主旨以【XX】的方式書寫

17. 隨時向上司確認

18. 確認「可委任工作的人」的目的

19. 把任務貼在矩陣上

20. 隨時保持桌面的整潔

21. 戰略性地運用CC和BCC

22. 區分要直接碰面，還是以電郵、電話的方式

23. 設計讓對方尋找彼此「共通點」的情境

24. 選擇令對方容易說出真心話的「場所」

25. 不要和對方站上同一個擂台

26. 把自己的主張夾帶在「問題」中

27. 讓部屬以名字來稱呼上司

28. 肯定！認同！啟發！

29. 要求部屬建立「假說」

30. 和部屬商量自己的迷惑

31. 徹底下放權責

32. 會議分成四種

33. 清楚說明會議的「目的」和「預想結果」

34. 在會議中「閒話家常」

35. 找尋「導師」

36. 跟職業高球選手學打高爾夫球

37. 書不要整本讀完

38. 花五分鐘對自己提問

39. 最後一個習慣

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麥肯錫精英

最重視的39個工作習慣

作者：大嶋祥譽

出版社：《天下雜誌》出版

出版日期：2015年3月

2014/6/26 「想提升工作生產力，就別再做這7件事！」

想提升工作生產力，就別再做這7件事！

摘錄自：天下雜誌電子報                        2014/6/24

2014/05/13

作者: elaine

編按：本文編譯自 Medium 〈7 Things You Need To Stop Doing To Be More Productive, Backed By Science〉。

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試想一位小公司老闆每日孜孜不倦地工作，為何不能從為數眾多的競爭者脫穎而出？

一位創業家可以不眠不休一天工作 24 小時，整整一週不休假。然而，時間有限，且競爭者卻永遠可以投入更多錢與心力，讓競爭更劇烈。那麼，為什麼某些小型新創公司可以完成許多大型企業無法完成的事情呢？

    Instagram──只有 13 名員工卻被 Facebook 用幾十億買下的公司。

    Snapchat──只有 30 名員工卻拒絕科技巨人 Facebook、Google 的併購交易。

它們的成功部分來自於幸運──其餘則是因為效率。

成功的關鍵不是努力工作，而是用聰明的方式工作。有效率並不是指良好的時間管理，而是──管理您的精力。人們都需要學習如何花費最少的精力能夠得到最大效益。

要提升生產力，下面這些事情絕對要避免：

一、停止加班，提升效率！

1926年，福特汽車工業亨利福特（Henry Ford）執行了一項實驗發現有趣的結果：當把一日的工時從 10 小時降到 8 小時，從一週工作 6 天減少至一週 5 天，人們的生產力將會提高（註一）。

當您工作得越多，不論是短期或長期而言，您的效率、生產力都會降低。 1980 年由 The Business Roundtable 的一篇研究 〈Scheduled Overtime Effect on Construction Projects〉指出（註二）：

當每週工作時間超過 60 小時，並持續超過兩個月，生產力下降的累積效應將使完工日期推遲，而人數相同但每週只工作 40 小時的團隊執行同樣工作，甚至還會更早完工。

在 AlterNet 的一篇文章中，Sara Robinson 回顧美軍執行的一項研究，這項發現「每晚都減少 1 小時睡眠，持續一週，將導致認知功能退化，等同於喝酒使血液酒精濃度升高至 0.10 。

當個人過於勞累，使其以比平常還要負面的角度看事情，導致普遍地心情低落。比心情更重要的是，其思維往往伴隨著減少「主動思考與行動」──包括控制衝動、自我感覺良好、同情他人與情緒智力──的意願（註三）。

維持高程度的生產力，避免讓自己過度工作並睡眠充足很重要。下次您思想為何工作缺乏生產力，原因很簡單，您有可能缺乏睡眠。

二、不要太常說「yes」

根據 80/20 法則（Pareto Principle），20% 的努力創造 80% 的成果，20% 的成果消耗 80% 的時間。不是努力工作，我們應該把注意力放在創造 80% 的結果並放棄其餘的。我們應該把更多時間放在最重要的任務。我們應該停止對低效能與無效能的任務說：「好的，我來做」 。

「成功的人」與「非常成功的人」之間的差異在於，非常成功的人對幾乎所有的事情都說不。— Warren Buffet

激發一個問題：什麼事情要說 yes，什麼事情說 no？如果您不能想出某些值得花時間的地方，就考慮作個小測試找出答案：追蹤您作的所有事情，可能的話持續優化處理的過程。

通常人們說「yes」的頻率比實際上應該的次數還要多，因為說「yes」比說「no」要簡單太多，沒有想要當壞人。

2012 研究發表在 Journal of Consumer Research，研究者將 120 個學生分成兩組。一組被訓練為說「我不能（I can't）」，然而其他被訓練為「我不要（I don't）」。結果很有趣：

對自己說「我不能吃 X」的學生，61% 都會選擇吃巧克力糖，同時，對自己說「我不要吃 X」的學生，只有 36 % 會選擇吃巧克力糖。光是簡單的詞彙替換，就能顯著增加人們選擇更健康食品的機率。（延伸閱讀：拒當 YES MAN，說「不」讓生活更美好。）

三、停止什麼都事必躬親，讓其他人幫忙

在我職涯的某個點，我管理一個非常大的社群，而我無法處理得很好。我試圖每一件事情都自己來。我疲倦不堪，但社群最終接管我的職責並自行治理。因此我也學習到社群的力量，以及為什麼品牌需要使用者創造的內容（user-generated content）。

消費者知道他們想要什麼，以及他們想要如何讓它更好，更甚於任何行銷人員。根據 Octoly，一支使用者自製影片的觀看次數要比品牌自製影片多上十倍。當尋找關於一個特定品牌的資訊

，超過半數（51 %）的美國人相信使用者自製內容大過於品牌官網（16%）與媒體報導（14 %），對行銷人員來說，尋求社群的幫忙至關重要。

除此之外， 當您需要時，很重要地是願意求助，讓其他人來幫您。因為這樣可以讓您有更多時間將焦點放在更重要的任務上。

大多數的時候，即使您的朋友不能幫助您提升生產力。光是陪在您身邊就足夠，研究證實：分心的人在其他人也在場的情況，儘管那些人沒有協助或指導，也可以完成更多的工作事項。

四、停止完美主義

Dalhousie University心理學教授 Simon Sherry 博士 Simon Sherry 執行一項完美主義與生產力的研究，她指出：我們發現完美主義是絆倒教授的研究生產力的大石頭。完美主義傾向越高的教授就越沒有效率。

當一位完美主義者有以下問題：

    他們在一項花費的時間比任務要求所花費的時間還多。

    他們會拖延並等到最佳的時刻。在企業中，如果這是最完美的時刻，就代表已經太遲了。

    他們過度聚焦在細節，反而忽略整體。

五、停止作重複的事情，並使它自動化

根據一項 Tethy Solutions 的研究，一個 5 人團隊分別花 3%、20%、25%、30% 與 70% 的時間處理相同的事情，導入工作自動化軟體兩個月後，分別將處理重複事情的時間降至 3%、10%、15%、15% 與 10%。

人們時常忘記時間就是金錢，因此經常土法煉鋼地處理事情，因為這樣比較容易，且不需要花費心力研究。假設您辦了一個 Instagram 活動，號召網友上傳的照片總數只有 30 張，您可以手動一張一張處理。但如果總共有從 5 個不同平台上傳的 30000 張照片與影片時，您就需要一個好的數位管理系統了（例如 Filemobile）。

給行銷人員的小撇步：到 GitHub 或 Google app script library, 通常會發現免費且可馬上使用的開源程式碼，讓您找到省去手動處理重覆工作的軟體/程式。

六、停止猜測，並開始用數據支撐決策

如果您可以在搜尋引擎上優化網站，那麼您也可以優化您的人生，讓它成長並發揮最大的潛能。

不同領域的研究其實都可供參考，舉例來說，賓州州立大學心理系助理教授 Robert Matchock 所執行的研究發現，大部分的人們最容易分心的時間是從中午到下午四點。此數據便提供您作工作相關決策的考量。假使您無法從現有研究找到答案，那麼您也可以自行執行簡單的測試。

舉例來說，Filemobile 就制定了許多測試，試圖找出如何優化 Twitter 的圖片呈現。

不斷詢問您自己：要如何測量並優化所有事情呢？

七、停止工作，並擁有無所事事的時間

大部分的人都沒有了解到，當我們專注在某件事上，基本上就像是把自己鎖在一個箱子裡。很重要的是要每隔一段時間離開工作現場，享受獨處的時光。獨處時光對大腦與靈魂都有益處（註四）：

一項哈佛研究指出，當人們相信他們是單獨經驗某項事情時，腦海的記憶會更持久且更精確。另外一個研究也指出體驗相當程度的孤獨會讓一個人更能夠同理他人......相當程度的孤獨可以幫助青少年改善心情與獲得好成績。

我們不會因為熬夜而更有效率。就像是生命中的每件事情，需要耗費心力。如果您什麼都不做只是坐著等，不會有什麼改變，所以我們要更了解自己的限制與潛能，並將精力作有效的配置，過一個更成功、更快樂的人生。

（註一、二：Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction）

（本文轉載自 INSIDE網站，歡迎加入FACEBOOK）