編輯小語
丟掉80％無效益的事，找回100分的人生
不想累死自己，就要學會「策略性偷懶」，用最省力的方式，把事情做好，更多時間留給自己，才是真正的聰明工作。
不累工作術 拒當瞎忙族！
摘錄自：Career職場情報誌 電子報 2015/3/11
撰文◎陳鈺婷
奧美公關董事總經理 謝馨慧：不要只看到工作討人厭的3成，
要看到喜歡的7成，把這7成做到100分
「好累！」應該是上班族聚會，大夥兒最常脫口而出的一句話，「感覺都在瞎忙，工作永遠做不完」、「老闆每天用LINE交辦工作，壓力好大」，工作中充滿抱怨的你，是否想過，非得這麼累嗎？
美國知名效率專家艾瑞．梅塞爾（Ari Meisel）在《聰明人都在用的策略性偷懶法》中，提出「策略性偷懶」的工作術，建議透過「大事簡化—小事委外—雜事不幹」等原則，拿回屬於自己的時間與心智，去做真正需要做的事。無獨有偶，日本效率專家中島孝志也強調，不想累死自己，一定要讓工作簡化，捨棄80％無效的人際關係與工作，就能找回100分人生。
瞎忙，多半是自找的！
島孝志在《不想累死自己，一定要學會把工作變簡單》書中建議，想要擺脫瞎忙，必須先解決以下幾件事：
×完美主義：過度追求完美，會使進度停滯不前。
×好人意識：永遠當好好先生、小姐，只會有做不完的事。
×拖延習慣：工作一到手，就應盡快完成丟出去。
×無謂的不安與擔心：想太多對工作沒有幫助，要樂觀以對。
○計畫性：計畫與時間表能降低失敗。
×自己埋頭苦幹：努力固然重要，但更要懂得善用團隊。
×急性子：性急會吃大虧，做太快反而可能做白工。
×不要之物、不急之物：辦公桌、電腦塞滿的無用資料，心一橫丟了吧！
奧美公關董事總經理謝馨慧認為，瞎忙往往和缺乏系統思考、時間管理能力有關。大陸暢銷作家、「趁早網」品牌創辦人王瀟認為，被眼下的事追著跑、老是在做快要到期的事，工作品質必然不佳，也很容易感覺累。只要養成提早3天動手的習慣，情況將會完全不同。幾位職場專家分享他們的工作術，大家不妨偷學幾招！
不累工作術 1－換個角度，對待討厭的工作
謝馨慧強調，心態變，就不累。多數人對工作有錯誤期待，太過理想性，事實上，工作內容只要有7成是喜歡的、3成是不喜歡的，就足堪稱為「好工作」。你要做的是，把這7成做到100分，提高在你心中的占比；不喜歡的3成，因為無法迴避，就甘願做歡喜受吧。「多數人會覺得累，是因為只看到3成不喜歡的，忽略帶給你快樂的另外7成，」謝馨慧說。
王瀟建議，在工作中把自己切割成AB兩種角色。A角色處理雜事、小事，坦然接受這些事非得做不可，用最快的速度搞定。因為這些事無趣，人性很自然會它往後延，但討厭的事先做比較好，「否則就像蒼蠅老在頭上飛。」
王瀟認為，上工前不妨先列一張表，把該做的事寫下來，讓工作「可視化」，規定自己在限定時間內完成，做完就打勾，「打勾是會上癮、帶來快感的。」找到屬於自己的工作節奏，工作就不累。
不累工作術 2－做晨型人，動工前先看全貌
這幾年很流行談「晨型人」，強調善用早晨黃金時段，工作會更有效率。KPMG安侯建業會計師事務所專業策略長陳振乾就是「晨型人」，每天5點起床，早起第一件事就是打開行事曆，先縱觀一日工作全貌，掌握當天工作重點後，有需要交辦或溝通的事就記下來，或馬上寫信、寫LINE處理。
他強調，不要只看當天行事曆，還要往後看兩天，才知道有什麼是可以提早準備的。中島孝志也認為，動工前先掌握「整體」，就能降低失誤率。
陳振乾說，哪個時段工作品質最好，因人而異，但不變原則是「拿最好的時間來做最重要的事。」就他而言，早晨是黃金時段，每當事務所忙季時，他清晨5～8點在家看文件，3小時看的量比白天在辦公室8小時還多。
不累工作術 3－工作分類，丟掉80％不重要的雜事
謝馨慧說，瞎忙的人工作沒章法，老覺得有一大堆事情纏著自己，千頭萬緒。但當你靜下心來，釐清狀況，搞不好發現沒有想像中複雜。
王瀟強調，工作一定要做分類，多數雜事是「緊急不重要」，雖然需要做，但對人生或職涯影響不大。反倒是「重要不緊急」的事，例如企劃一個突破性專案（或改善計畫），是會影響工作表現，甚至人生的。這些事雖然無急迫性，但若每天都不做，等你警覺到時，可能為時已晚。
王瀟有個「每天專注3小時」理論，亦即每天花3小時，專門處理「重要不緊急」的事。幾年前她在網路上發表《寫在30歲到來這一天》的語錄體文章，半年內被轉發300萬次，出版社想出書，當時她根本不認為自己文筆好到能寫大部頭的書，但仍規定自己每3天寫完一個章節，最後以3個月完成《女人明白要趁早》一書，上市5年來在中國暢銷書排行榜居高不下，也促成她創辦女性勵志品牌「趁早」。王瀟認為，重要工作目標本來就不是一蹴可幾，最好方法就是「拆解步驟」，把大目標拆解成小步驟，每天按表操課持續去做，最後就能產生「蝴蝶效應」。
中島孝志認為，不想累死自己，就要善用80/20法則，把工作分為「自己該做的」、「可以交給別人的」、「沒必要做的」。省力高手懂得丟掉80％的無效人際往來和工作，集中心力在重要目標上，花較少力氣卻能獲得更多工作成果。
不累工作術 4－善用關係，讓別人幫你做事
職場工作很少是單打獨鬥就能完成的，團隊合作必不可少，良好的人際關係有助於我們聰明工作。陳振乾在KPMG除掌管部分審計業務，也負責企業形象，以後者來說，就常需要跨部門合作，他的好人緣，讓同事大家都樂意力挺他。
陳振乾強調，請求別人協助時，要理性與感性兼具，同事間若是有「非正式關係」，較容易說服別人來幫助你，「若所有公事都變成『聖旨到』，最後『聖旨』就會只到門口，根本進不了門！」至於「關係」如何建立？陳振乾說，最好方法就是「當別人需要時，真心幫助他。」
謝馨慧說，為客戶做公關，要經常和媒體聯絡，和記者關係好，新聞才容易露出，但這些關係需要長久經營。年輕同事看她一通電話直通媒體高層，覺得「很神」，但這都是從雙方還是「菜鳥記者」、「菜鳥公關」時期就開始累積的人脈。打電話連絡媒體很累人，但若抱著「這不只是一通電話」的心理，趁機廣交朋友、獲取更多資訊，何樂不為？而這些人脈，都可能是未來幫助你成事的關鍵，把眼光放長遠，就不會覺得累。
不累工作術 5－溝通講重點，開會有紀律
事情多，更要懂得「抓重點」，無論溝通或開會，都是如此。謝馨慧說，記者工作忙，連絡事情要學會「30秒內說完重點」，開門見山就點出最重要的「梗」。
開不完的會，是上班族的共同夢魘。謝馨慧很在意開會紀律，有次她一天排了10個會，每場都銜接得很緊，沒想到其中一個會有人遲到，影響到她後續所有行程，幾乎場場都在道歉。後來她堅持，開會前先把原則說清楚，明白告訴對方，「保留時間從X點到X點」，讓對方有心理準備。
會議最怕「會而不議，議而不決」，為提高效率，「事前溝通」非常重要。例如公關和客戶討論記者會主題，會前最好先跟客戶「過好議題」，開會只需做最後確認，凝聚共識。如果每個人在開會前，都能做好充足準備，簡單明瞭表達想法，就能節省大家的時間。
陳振乾認為，無論是共識型會議、或純粹收集意見的會議，最好都控制在1小時內結束。所謂「會無好會」，他甚至在開會前，會先思考「是不是真的需要有一個會？」畢竟不是非得把大家都「CALL在一起」才能達到開會效果。現在科技進步，改用LINE群組討論、視訊會議，都是可行方式，「會議最重要是人到心到，如果手機、筆電都在，人到心沒到，就不會是好會。」
不累工作術 6－當工具主人，不當工具奴隸！
資訊爆炸，新科技工具發達，上班族早就習慣「多工」模式。有人認為，多工很有效率，同時開好幾個視窗，下班後繼續用LINE、WeChat處理公事，利用零碎時間處理工作，似乎變成上班族必備技能。但隨時待命，長時間處於工作狀態，難道就代表有產能嗎？
如何讓新科技工具幫助我們聰明工作？陳振乾強調，「要當工具主人，而非工具奴隸。」他很習慣用LINE和同事討論公事，因為同時掌管不同部門，所以手機也設定不同群組。他舉例說，像收集意見的會議，就很適合改用LINE群組討論，「否則光要召集會議，就是一件很浪費時間的事。」用LINE溝通的另一個好處是，訊息要透過打字呈現，文字書寫會比較審慎思考，同時也是一種自我鍛鍊，學習用50個字把事情講清楚。
但他也提醒，主管用LINE交辦工作要自制，否則會把部屬搞得更累。他常在清晨做工作規劃時，同步發LINE或寫信提醒同事，但他絕不會期待同仁要立即回覆。
雖然即時通訊軟體在職場溝通扮演重要角色，但陳振乾說，有些聰明工作者會反其道而行，例如跟了他10幾年的秘書，特別重要的事不會發LINE，反而會發手機簡訊，「LINE太普遍了，偶而有人用手機發簡訊，更能凸顯差異，提醒收訊者不要錯過。」
不累工作術 7－與其怕老闆，不如「利用」他
在所有職場人際關係中，最累的莫過於應付老闆。謝馨慧認為，年輕上班族會瞎忙，多半是不善於和主管互動所致，有時搞不清楚方向，卻不好意思跟主管開口，最後關頭才知白忙一場。
她嚴正告訴同仁，「如果不知道，就說不知道，不懂裝懂，會害了自己、也害主管。」她很在意坦誠溝通，要求大家務必「打開天窗說亮話」。
對於主管部屬溝通，陳振乾很重視「回報」。主管的任務就是決策，做決策需要有足夠的資訊做判斷。若主管交辦工作後，部屬直到截止時限前才回報，發現有誤根本來不及挽救了。很多人求好心切，喜歡做完才跟老闆報告，陳振乾說，做到5～6成就應當回報，以免做白工，從頭開始會把自己搞得更累。
陳振乾說，以人性角度來說，不會有人喜歡常跟老闆打交道，但既然是上班，就不能不接受。畢竟，定期回報是主管部屬溝通、建立信任的最好方法。
其實老闆也是人，不妨平常心待之。除了公事，也可以透過非正式管道建立與主管的關係。想要和老闆相處不累，要懂得察言觀色，有時可透過老闆身邊的親信（如秘書），協助你做判斷。例如有事情要找老闆討論，或許可先詢問秘書，「今天老闆心情是晴天、陰天，還是雨天？如果颱風才剛過，非必要那就先緩一緩，不需要硬在此時上門。」
謝馨慧認為，與其怕老闆，不如善用老闆幫你做事。她常告訴同仁，歡迎儘量來「利用她」，讓她發揮最大功能。前陣子奧美為安捷航空辦了一場記者會，因為是全新產業，客戶不熟悉媒體事務，所以即便她是總經理，還是親自出席客戶的媒體餐敘擔任主持人。讓客戶安心，就等於幫負責專案的部屬一個大忙。
不累工作術
８－主管不想太累，要讓部屬自強
職場有一群人，事情多、壓力大，工作特別容易累，就是新手主管或基層主管。
陳振乾說，新手主管最常見的毛病是，凡事親力親為，因為管人更累，不如自己動手做。如此一來，部屬無法提升能力，主管也很快就累垮。
主管想要不累，唯一方法就是提升部屬能力。基層主管要管的人數少，或許自己做，工作還能負荷；但隨著管理人數增加，工作量倍增，若每件事都不放手，工作就可能拖遲。主管要學會「用自己的腦，用別人的手來做事。」
在KPMG，陳振乾有個「領藥單」的軼聞。部屬透露，陳振乾從前交辦任務給同仁時，習慣拿一張印有他名字的便箋，當面寫下待辦事項要點；文字一清二楚，讓同事們好辦事，就像看醫生領藥單。
陳振乾笑說，這原本是想讓自己釐清細節，也幫部屬掌握工作重點；但後來他發現，凡事都幫同仁們想好，不見得是最好方法。現在他會提醒自己，在決策前先把議題、想法丟出來，要部屬也一起動腦筋想。以前「給藥單」時，他其實暗自思考很多天了，但部屬並不知情，只知道最後結果，「搞不好他們拿到藥單還很受挫也不一定。」
謝馨慧說，年輕主管會特別累，是因為習慣所有事往身上攬；或者為了求快，會要求部屬做到某個程度先丟出來，讓主管來「收尾」。但只要她知道有人這麼做，一定會阻止。
王瀟說，能當主管的都是「厲害的人」，不免會認為自己做最快，她以前也是這樣，但後來發現，時間應該做更有效的應用，把心力留給「高質量」的事，必要時「尋求協助」和「外包」，或做資源整合，才是讓自己不累的最佳解。
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